Documentul ca instrument

 

Umaniștii studiază artefactele umane în încercarea de a înțelege, dintr-o perspectivă particulară și într-un anumit context, ce înseamnă a fi om. Termenul artefact este folosit aici în cel mai larg sens: un artefact este un obiect creat de oameni. Artefactele pot fi obiecte de interes primare sau să servească drept mărturie a activităților, evenimentelor și intențiilor umane. Arhiviștii fac o distincție utilă între un obiect creat intenționat, ca o finalitate în sine, și un obiect care este un produs secundar al activității umane, obiect având de obicei o funcție de intermediere, ca un mijloc sau un instrument. Romanele, poemele, culegerile de texte, picturile, filmele, sculpturile și simfoniile sunt create ca finalități în sine. Dosarele de instanță, certificate de naștere, referatele, facturile, contractele sau corespondența facilitează sau  funcționează ca un mijloc pentru alte obiective sau ca mărturie sau consemnare a anumitor acțiuni desfășurate. Desigur, artefactele care sunt un scop în sine pot funcționa de asemenea ca mărturii. Un roman, de pildă, poate fi văzut ca un obiect literar, cu anumite calități estetice și intelectuale sau ca mărturie pentru limbajul folosit sau pentru a identifica valori culturale importante într-un anumit context istoric.

D.V. Pitti, Designing Sustainable Projects and Publications in A Companion to Digital Humanities, ed. Susan Schreibman, Ray Siemens, John Unsworth. Oxford: Blackwell, 2004. (http://www.digitalhumanities.org/companion/)

Advertisements

Povești cu date personale. Și de ce cred că nu ne vom face bine niciodată

1. Am fost la o conferință în Italia. Una din primele hârtii pe care a trebuit să le semnez a fost cea în care trebuia să optez dacă sunt sau nu de acord ca moaca mea să apară pe internet. Adică, dacă sunt de acord ca eu, în pozele de ansamblu făcute, să apar sau să fiu eliminat. Ce prostie!, ar spune un român. Poate, dar e prevăzut în reglementările privind datele personale… Care — culmea — sunt aceleași pe tot teritoriul UE. De câte ori suntem întrebați despre acest lucru în România?

2. Am fost la Predeal. Lângă Cabana 3 Brazi este un mic parc de joacă pentru copii, funparkpredeal (în engleză, că e firma internațională…). Se închiriau sănii. Ca să închiriezi o sanie, trebuie să lași buletinul.

— Doamna, cum să imi las actul de identitate la dvs., sunteți Poliția?

— Atunci vă fac o copie xerox.

– Dvs. sunteți operatori de date cu caracter personal? Nu vi se pare excesiv ca într-o dugheană să colectați copii după actele de identitate ale oamenilor? Parcă suntem în Africa, nu în UE…

– Da, suntem în Africa, vine răspunsul, că românii sunt hoți și ne-au furat săniile…

– Și dacă puneați 50 lei ca garanție pentru sanie, nu era legal și corect?

Mi se pare absolut revelator că ne indignăm că „hoții ăia de sus” ne fac de râs, dar nu avem nicio reacție când o individă al cărei nivel de împlinire profesională e limitat la a fi vânzătoare într-o cutie de plastic își permite să ne facă pe toți „hoți”. Și că ne adună actele de identitate… (apoi, ne mirăm cum neica-nimeni are strânse semnături cu CI și CNP pentru senat, deputați, referendumuri, inițiative legislative. De exemplu) și mi se pare absolut revelator că pârliții aia, care au oferit servicii la mii și mii de oameni până acum, nu au fost chestionați de nimeni despre practicile lor…

3. Firma Arctic. Reparație de frigider, cu actele de cumpărare pierdute. Copie scanată color de pe buletin, încărcată în sistem informatic!

— Sunteți operator de date? Aveți dreptul legal să stocați copiile buletinului?

— Vreți sau nu vreți garanția? Nu îmi dați, nu vă rezolv.

– Dar de ce aveți nevoie de buletin?

– Dacă sunteți samsar de frigidere defecte și le reparați pe spezele noastre?

– Și nu era legal și corect dacă dădeam o declarație propria răspundere?

Privirea senină și indignată îmi spunea că neam de neamul ei nu a auzit vreodată de datele personale. Că sunt singurul tâmpit care și-a pus întrebarea ce fac ăștia cu buletinul meu. Desigur, în definitiv, nu e problema ei, ci a firmei. Care se vrea reper regional de altfel… 

4, O școală. Nu contează. Una modernă și aliniată epocii. Oferă catalogul electronic. Uraa!!!! Intrăm în civilizație. Oare?? Hai să vedem. Infrastructura IT nu e a școlii, ci a unei firme. Părinții nu plătesc școlii, ci firmei. Deci, firma primește de la școală date personale ale elevilor (cum oare identifică elevii? Doar după nume, sau după CNP – întreb și eu…) note și alte alea și le monetizează. Deci Statul tranzacționează datele pentru ca firme private să scoată bani. Există oare protocol de transfer și prelucrare a datelor personale, exista consimțământ explicit, firma de IT este operator de date personale sau nu ne încurcăm în așa ceva? Apoi, cine încarcă datele pentru firmă? Ăăă, cred că profesorii (îh, deci angajații de la stat muncesc pentru a furniza datele unei firme private, care monetizează și munca lor? Hmmm….). Și logurile de activitate, și credențialele (poate și alea cu ceva identificatori unici, de tipul CNP, mai știi?) se păstrează — evident — de către firmă… care știe astfel cine face, când anume face, cum anume face un angajat de la stat… Modernitate, așa-i?

Ce să explici că se încalcă legea? Legea e greșită, clar, pentru că împiedică modernitatea. Problema învățământului e manualul de sport, nu transferul de date personale… 

 

Europa se agită cu GDPR. La noi nu va fi nimic. Nici aici, nici în alte zone. Suntem atât de ocupați cu abuzurile ,,ălora mari”, încât nu vedem abuzurile de lângă noi făcute de tot felul de micimani, dar de care depinzi într-un fel sau altul. Care sunt atât de rupți de realitate, că nici măcar nu știu că există vreo lege pe care au încălcat-o.

“Care lege? Nu mă privește pe mine… Eu FAC lucruri, nu mă încurc în rahaturi…”

Categorii, clase, documente, grupări de documente

Am observat în mai multe rânduri, în ultima vreme, un părerism zdrobitor legat de nomenclator, ca ce e, ca ce conține etc. Ca sunt documente in nomenclator – sunt o dudă. Ca nomenclatorul ajută a plasarea (sic!) documentelor în dosare. Aceeași dudă, că dacă ai mai mult de un dosar la o categorie, atunci nu mai știi, în baza nomenclatorului, în care dosar e documentul X. Și, dacă ar fi așa, nu armai fi nevoie de inventar. Iar pozițiile din nomenclator sunt fie grupări, fie genuri, fie documente.

Oamenii, la începutul istoriei, puneau act lângă act. Când treaba asta a devenit prea complicată la regăsire, au inventat grupări/asocieri/agregări de documente. Așa a apărut dosarul. Dosar care, la rândul lui, putea grupa actele cronologic (și, dacă dosarul era prea mare, se alcătuiau volume) sau pe sub-asocieri tematice sau de altă natură, care se cheamă sub-dosare. Criteriul de a grupa actele în dosare variază; ne zice MoReq2010:

  • Because they relate to the same business transaction or process,
  • Because they have the same business classification,
  • Because they share the same subject area or topic;
  • Because they relate to the same person, place, project, case, client, event or incident,
  • Because they share common metadata,
  • Because they have the same source or format,
  • Because they are managed by the same business unit,
  • Because they are intended for the same audience,
  • Because they have the same level of security access control, or
  • Because they are held under the same retention and disposal conditions.

Bun. Acum, când ai 300 documente și 3 dosare totul e în regulă. Dar dacă ai 20000, și răspândite prin organizație? De unde știi în care dosar sa pui actul, de unde știi în care dosar a pus actul ăla dinaintea ta? Și atunci, faci asocieri mai ample, care să reunească dosarele care au criterii comune. Implicit, dacă un dosar cuprinde documente, dosarele care au caracteristici comune le transferă și documentelor, deci putem spune ca sunt categorii de documente, categoria find definită de anumite caracteristici comune de grupare a documentelor (de ce coborâm la documente și nu rămânem la dosare? 1. Pentru că pot fi mai multe ‘dosare’ (de fapt, volume) la o categorie; 2. Pentru ca nu toate documentele sunt grupate în dosare, dar pot forma categorii).

În concluzie, nomenclatorul nu conține acte/documente. Conține clase/categorii. adică niște criterii care stau la baza identificării unor documente care satisfac acele criterii. Criteriile nu pleacă, în majoritatea cazurilor, de la genul actului, pentru ca acele categorii reflectă o activitate care produce acte/documente, or doar în anumite cazuri activitatea produce același gen de act. Bun, avem categoria – asta e o grupare intelectuală (grupare, daca plecăm de la documentul individual, sau divizare, dacă privim producția documentară în ansamblul ei). Din mormanul astfel adunat, începem să le mai divizăm o dată, făcând grupări pe dosare. Poate rezulta 1 dosar fizic/categorie intelectuală, sau 200 de dosare/categorie, sau dosar in 70 de volume/o categorie, sau 2 dosare, fiecare cu 3 subdosare/ categorie. Ca să știm câte dosare fizice sunt, facem un inventar al lor.

Atât de simplu.

Cine reglementează circuitul actelor în România?

Una din știrile zilei, despre cum funcționa MCSI într-o perioadă a sa de glorie, AICI. (Vorba bancului, pe vremea aia eram și eu tânăr… Pe atunci, astea erau doar zvonuri, de unde rezultă că istoria orală nu trebuie neglijată… Și uneori, erau realități, ca atunci când am aflat că interlocutorul meu, reprezentant oficial  al MCSI pe arhivare electronică, posesor de BMW, de fapt era angajat al unei firme de arhivare electronică, plantat acolo strategic… Vremuri romantice…).

Dar să scuturăm nostalgiile.

La fel ca și în cazul Bechtel, și acum știrea abundă în informații despre acte ministeriale pierdute. Ai impresia ca acolo totul e o vraiște, că nu știe stânga ce face dreapta, că nici  cererile de concediu nu se găseau. O fi așa, n-o fi așa? N-am fost să văd. Dar îmi pare al naibii de familiar cu o altă perioadă (ne)fastă — începutul anilor ’50, când la fel, resturile documentare sunt infime și vădesc un analfabetism administrativ crunt, efect direct al haosului și incompetenței. Să ajungi să faci comparație între proletarii inculți ai acelor ani și politicienii României din anii ’20xx e tragic.

Dar și mai tragic mi se pare că nimeni, dar absolut nimeni, nu pare a fi deranjat de această stare de lucruri. Nimeni nu încearcă o reformă (măcar declarativ), astfel încât haosul documentar să înceteze, să fie control asupra „hârtiilor”, asupra informației oficiale a unui minister. Nu e primăria din vârful dealului, e vorba de guvernul României! Dacă nici aici nu găsim documente demne de monitorizat, atunci unde?

Legea arhivelor (proiect) nu schimbă mare lucru în acest domeniu, din păcate. Codul administrativ – ignoră superior problema. Și totuși, cine se ocupă de arhiva curentă a administrației la cel mai înalt nivel, de modul în care diverși neni și tanti ajunși în funcții publice creează, păstrează și folosesc documente? Și uneori pleacă cu hârtiile sau le ascund sau… pur si simplu nu lasă urme a ceea ce au făcut?

Ce democrație? Ce responsabilitate în fața cetățenilor? Ev mediu! Guvernare în munți și în păduri…

Arhiviști sau arhivari? Cum ne reformăm, mergând înapoi

Distincția arhivist-arhivar e un compromis lexical. Termenul de arhivar provine din germană, unde înseamnă… „arhivist”. În România Mare, s-au lovit așadar 2 termeni din 2 culturi diferite, cel francez (archiviste) și cel german (archivar). Nu știu exact evoluția și momentul deciziei, dar, cumva, arhivistul/archivar a devenit arhivar și atât. Poate pentru că „der archivar” era funcționarul de la primările săsești din Transilvania (cele cu arhivă publică propriu-zisă, serioasă și consolidată) și apoi s-a asimilat funcționarul de la creatori ca fiind arhivar. S-o fi suprapus cu faptul că în multe cazuri funcționarul de la creatori nu avea studii superioare, deși „der archivar” Franz Zimmermann avea studii chiar la Viena… Mă rog, subiect de studiu.

Read More »

Din gândirea arhivistică românească

Cercetarea se interesează de fenomenele sociale, politice, economice, culturale așa cum rezultă din documente și nu din modul lor de organizare în fondurile lor arhivistice, deși aceasta îi înlesnește studiul. Cercetătorului îi este necesară organizarea fondului numai în măsura în care are nevoie de ea pentru a face referire în aparatul științific.

Translation

The research is interested in social, political, economical, cultural phenomena as they result from records, and not from their way of arrangement within the archival fonds, though this might enhance the examination. The fonds arrangement is useful for scholar only as much as needs it for referencing the record.

Amin! 🙂

Cred ca merită premiul Nobel, rezolvând quadratura cercului arhivistic. Toți prostii aia care au scris cât au scris, au scris degeaba. Luați de la noi știință, bah!!!