A fost publicat, cu o grabă extrem de suspectă, Ordinul mCID privind procedura de acreditare a administratorilor de arhiva electronică și procedura de avizare a sistemelor (MOF438/13.05.2024). Simplist și neprofesionist.
Parere mea despre el, aici
Read More »Atunci când am fost pus în situația de a crea o codificare unică pentru o cotă arhivistică într-un fond, în contextul informatizării evidențelor, am încercat să mă inspir dintr-un sistem logic. În definitiv, așa cum ne spune și ISADG, plecăm de la general la particular, avem o clasificare și o ierarhizare a diviziunilor dintr-un fond. Astfel, am considerat că referința la un dosar, de exemplu, este ID fondului, ID subfondului, ID seriei si ID dosarului; logic, de la mare la mic, în cadrul entității arhivistice de bază — fondul. Adăugând în fața acestei cote un RO-AN, obținem practic o cotă unică la nivel mondial. UUID în toată splendoarea.
Problema care apare însă aici este că structura de regăsire a unei unități arhivistice nu este întotdeauna dată de ceea ce ar trebui să fie ordonarea arhivistică, respectiv părțile structurale a unui fond. În foarte multe cazuri, agregarea superioară u.a. este de fapt o preluare de arhiva sau o grupare ad-hoc de prelucrare, pe care a creat-o arhivistul. E corect profesional? — evident nu, în ceea ce înseamnă ordonare arhivistică, dar e o realitate, care va fi vizibilă pentru toată lumea odată ce toate evidențele AN vor fi online, spre sfârșitul acestui an[1]. Iar evidența, respectiv inventarul de arhivă, reflectă în majoritatea covârșitoare a cazurilor, această structură de management al arhivei și nu, cum ar fi normal, structura fondului ordonat arhivistic[2].
Având în vedere această realitate, mai mulți colegi s-au arătat contrariați de ce cota nu este sub forma ID Fond–ID inventar–ID ua, pentru că ar reflecta, mai bine, realitatea. M-am opus acestei poziții din mai mult motive.
În primul rând, de natură logică. Dacă aveam inventarele numerotate în cadrul fondului, avea un anume sens. Dar atât timp cât inventarele au o evidență complet separată, pot avea F1-inv 30, F2, inv.3 — si mi se pare că nu există nici o schemă logică, ci doar un identificator aleatoriu, care nu îți permite, după cotă, reconstituirea structurii fondului, care să (sau ar trebui să) dea context documentar unei anumite u.a. (context documentar de origine, nu cel de management).
Al doilea argument era că inventarul se poate schimba în timp, ceea ce ar determina modificarea tuturor cotelor. Or, asta e o practică nefericită. Nu ar trebui să modificăm cotele de nu știu câte ori, ci ar trebui să dăm persistență identificatorilor, mai ales într-o lume globală.
Al treilea argument vine din faptul că eu pot descrie o u.a. în sistem fără să am un inventar. Astfel, logica fireaască de cotare a unui fond ar trebui să vină de la materialul arhivistic, din fond, și nu din afara lui, de la un instrument creat de un arhivist.
Dar asociat cu acest al treilea argument mai vine altul, contrar. În momentul în care voi putea prelua u.a. de la un creator în regim electronic, este limpede că nu va exista o cotă coerentă cu sistemul meu de ordonare, ci voi prelua cotele așa cum vin ele. Adică, ca fi o cotă din preluare; deci cota arhivistică va fi nr. preluare + alte elemente de identificare, până la nivel de u.a. Bun, nu va fi număr de inventar, pentru că inventarul e oricum un produs contextal, exterior materialului arhivistic.
Deci, cum e mai bine?
Sincer, evaluez… Este foarte probabil că în timp va trebui renunțat la ambiția unui ID coerent și logic uman, și va trebui să ne limităm la un ID aleator, sau semi-aleator, în sensul că este legat de procesul de management (preluare/ingestare, mai degrabă). Iar ordinea arhivistică, cea care să dea coerență organizării și să permită decelarea contextului documentar, să fie dată de un element aleator, cum este acum indicativul în schema de ordonare. RIC ar facilita de altfel așa ceva.
Ce e „amuzant” este că promotorii soluției cu inventarul în cotă sunt convins că vor fi primii care vor protesta, pentru că un astfel de sistem nu e unul creat in logica și sub controlul arhivistului, deși sistemul nr de inventar este cel puțin la fel de subiectiv, condiționat specific și neintegrat într-o logică generală și uniformă a materialului arhivistic.
De ceea ce mă tem însă cu acest sistem este că, din cauza “efortului” pentru conceperea indicativului de ordonare, se va întări ideea de eliminare a ordonării arhivistice, pentru că mulți arhiviști oricum o consideră inutilă, fiind concentrați exclusiv pe conținutul informațional, fără să remarce faptul că valoarea informației nu rezidă doar în CE se spune, ci și CINE spune, precum și pe ideea – falsă, până când AI o va rezolva — că dacă dai căutare full text și nu mai ai nevoie de navigare în structura de fond pentru regăsirea informației.
Dar presupun că multe lucruri sunt impuse/validate doar de realitatea practică, mai ales acolo unde exercițiul de abstractizare e floare rară…
[1] Situația a fost generată de cauze obiective – lipsă de resurse, dar și subiective, în multe cazuri, adoptându-se cea mai soluția cu consum minim de efort, în dauna rigorii profesionale.
[2] Așa se și explică de ce la noi ordonarea arhivistică a devenit sinonimă de multe ori cu aranjatul în ordinea cotelor pe raft, în timp ce în alte țări ordonarea apare ca o activitate profund intelectuală.
Cel mai adesea, când întrebi pe cineva ce este o unitate arhivistică, ți se răspunde prin exemple: un dosar sau un registru.
Greșit.
Esența definiției este că u.a. ocupă o poziție distinctă în inventar. Dar mai scrie și că fiecare volum ocupă o poziție distinctă în inventar.
Deci, dacă avem un dosar constituit pe problemă, care are 20 de volume, u.a. nu e dosarul, ci fiecare volum, care ocupă o poziție distinctă în inventar. La fel la registre.
Deci, u.a. pare a fi deci unitatea fizică de gestiune. Accentul pus pe gestiune, în dauna conținutului, dă un nou argument viziunii gospodărești asupra managementului arhivistic. Pentru că da, teoretic trebuie să spui în cuprins/observații ca e volumul 1…20, dar în realitate lucrezi cu bucăți fizice, indiferent de conținut. Nimic din cotă (adică identificatorul unic) nu indică faptul că e o parte din întreg.
Lucrurile sunt mai interesante la managementul manual al arhivei electronice. Pe un singur DVD poți pune documente care pot reprezenta: 1). O parte dintr-un dosar (împărțit pe mai multe DVD); 2). Un dosar; 3). Mai multe dosare, poate chiar o arhivă întreagă. Unitatea fizică e evident DVD. Ce iei în evidență? Dosarele organizate pe suport sau suportul? Intuitiv, iei dosarul. Dar asta e evidență de conținut, nu e evidență fizică. Deci nu e bine, după normativ.
Mie unuia mi se pare tot mai clar că este nevoie de 2 niveluri de cotare: fizică și de conținut. O singură cotă care să reflecte aspirația „de evidență și de informare” pare tot mai mult o utopie în fața complexității documentare.
Asta desigur, în măsura în care considerăm că arhivistica are și o dimensiune intelectuală și nu una pur gestionară, pentru oameni cu 3 clase.
Intrebare (eu): Arhivele Naționale au avut vreun rol proactiv în procesul de digitalizare al administrației sau au primit dispoziții de la nivelul guvernului?
Răspuns (coelgii din Estoinia): Nu ne-a cerut nimeni să ne ocupăm de problemă. Dar dacă este tema societății, este obligația noastră să fim pregătiți să dăm răspunsuri pe domeniul nostru de activitate, pentru a ne îndeplini funcția socială conform așteptărilor societății.
***
Colegul din Slovenia: trebuie să facem prezentări cu noile standarde de descriere arhivistică. Colegii arhiviști trebuie să știe despre noile evoluții.
Răspuns (eu): da, în măsura în care sunt interesați. De regulă, dacă nu are o sarcină de serviciu directă, de ce să se deranjeze să învețe ceva în plus?
Reacție (colegul din Slovenia): Nu chiar. Ești plătit să rezolvi probleme în domeniul tău de activitate la cele mai înalte standarde profesionale și trebuie să fii pregătit pentru asta. Nimeni nu cere unui doctor să știe despre cel mai nou tratament, dar e obligație lui de etică profesională să îl cunoască, pentru a da un răspuns profesionist pacienților.
Am avut o revelație zilele astea. Hilară, după (mintenaș) 30 de ani de meserie, dar asta e.
Aproape mereu se spune unitatea arhivistică = dosarul. Ei, bine, nu e așa. Scrie în normative.
Dosarul poate avea volume. Deci, un dosar este referința intelectuală, care adună documentele, in mai multe containere fizice.
Și normele spun că fiecare volum ocupă o poziție distinctă în inventar.
U.a. este poziția din inventar. Adică reflectă dimensiunea fizică.
Concluzie: un dosar poate fi format din mai multe u.a. Și, pe fond, inventarul este mai mult o lista de obiecte fizice decat de chestiuni intelectuale.
Iar faptul că pe noi ne interesează mai mult să știm câte bucăți sunt decât câte probleme sunt spune multe despre perspectiva gospodărească din arhivistica noastră.
E o discuție în spațiul public de ceva vreme, e și o lege prin Parlament, legată de registrele de date (electronice).
Dar ce-or fi alea?
Read More »1. SECRETELE
Mare agitație mare în ultima vreme în opinia publică românească despre Arhive. Luptă altfel lăudabilă, pentru principii. Totul a plecat (pentru public, căci în intern probleme sunt de obsedant de mult timp, și de o manieră mult mai puțin delicată, așa, ca la MAI) de la anunțurile privind verificarea și posibila retragere din cercetare a unor dosare, în măsura în care acestea cuprind documente ce pot fi încadrate la „documente clasificate” (știu, un calc lingvistic stupid, la fel de fără o corectă semnificație ca și „Patria a priori”, dar… aia e!). Discuțiile au degenerat, singura dilemă fiind dacă discutăm doar de încălcarea drepturilor utilizatorilor de acces la informații sau de obliterarea istoriei neamului. Ce pare a fi cert însă, pentru mulți, este că discutăm despre o încălcare flagrantă a democrației, ba chiar, după spusele unei persoane ilustre, de (neo)stalinism.
Cred că în realitate e mai banal decât pare. Iar dacă e așa, cel mai trist este modul de exprimare al unor persoane care ar fi trebuit să cunoască lucrurile discutate mai jos, pentru ca le intră (sau le intrau) în fișa postului.
Read More »Records în Contexts este un produs al Grupului Expert pentru descriere arhivistică al Consiliului Internațional al Arhivelor. Constă, în esență, dintr-un model concpetual, care urmărește să înlocuiască, prin consolidare, cele 4 standarde de descriere elaborate până în prezent.
În premieră, în traducere românească, textul introducerii.
Toate discursurile din Arhivele Naționale vorbesc despre Fondul Arhivistic Național, documente permanente, preluarea lor etc.
Dincolo de preluarea și posesia documentelor FAN (detest acest concept și cred că nimic funcțional nu se va putea face până când nu vom lămuri ce înseamnă și prin ce diferă el de alte „fonduri” culturale, unde începe și unde se termină în raport cu autoritatea Ministerului Culturii), cred că se pierde din vedere un lucru fundamental: calitatea „permanentelor”. În definitiv, „a prelua permanentele” nu înseamnă nimic. Scopul nu este (sau nu ar trebui să fie) preluarea unor hârtii și întreținerea lor din bugetul public, ci asigurarea memoriei… cui? a Statului? a națiunii? a societății? Nu cred că e clar încă… Or, asigurarea memoriei implică și problema calității surselor folosite.
Calitatea „FAN” cred că rezultă din 3 arii de bază:
Părerea mea, pe baza constatărilor empirice, este că deși avem management arhivistic reglementat din 1057, ceea ce se preia acum ca permanent/FAN* nu este ceea ce s-a planificat ca fiind permanent și nu îndeplinește (hai să spunem „în totalitate”) caracteristicile pentru a fi surse de autoritate. Sunt fragmentare, de multe ori sunt simple copii, nu reflectă cu adevărat acțiunea creatorului în societate. Am sentimentul că sunt, mai degrabă, „reziduuri” documentare în arhivele organizațiilor decât păstrare conștientă a unor informații de valoare „istorică” (orice o însemna asta).
Și cred că aici e un sector de intervenție profesională fundamentală.
————
* Există opinia că nu tot ce e permanent e FAN. Deși pot fi de acord cu această abordare, ca principiu (o firmă consideră că este permanent pentru nevoile ei o anume serie de documente, dar poate să nu fie relevantă pentru societate), consider că în cadrele legislației actuale (LAN, art. 5c) ce e permanent vine la Arhive; Arhivele priau FAN. Deci, acum, sunt sinonime.
Din experiența mea, există două tipuri de arhiviști — cum se spune astăzi — toxici.
Arhivistul-mobilă. Îi spun astfel pentru că, dacă ai pune o mobilă în locul lui și i-ai da să învețe legea și instrucțiunile, ar fi la fel de competentă (ea, mobila) ca arhivist. Omul care nu știe decât 3 rânduri, dar e convins că știe arhivistică. Și din această poziție dictează, cunoaște, impune și cere să îi fie respectată competența. Nu e clar ce nivel de studii ar fi necesar pentru o competență de acest fel. Evident, este terorizat că orice schimbare de normative l-ar transforma în incompetent. Deci, nu schimbăm nimic, totul e bine, vina e a celor care nu implemetează corect ce spune – evident – actul normativ. Și nu, nu e arhivistul-milițian, pentru că milițianul aplică o lege, or până și legea are o doctrină mai amplă, de unde derivă prevederi legale. La mobilă nu derivă nimic.
Arhivistul-gospodar. E tipul de arhivist care găsește soluții pragmatice, pe criterii total străine profesiei. E un document cu scris neclar? Accentuează cu pixul, „ca să se vadă”. E un dosar desfăcut și fug foi? Trage o sfoară/ciorap/elastic de cauciuc peste documente și le-a prins. Că se fac praf hârtiile, nu contează, aia e o problemă viitoare, pe care o va rezolva la momentul potrivit. Sau poate o va rezolva altul. Un depozit OK pentru el e cel în care toate cutiile sunt ordonate și aliniate. În general, nu citește nimic, pentru ca „soluțiile de bun simț” sunt cele mai bune (el fiind deținătorul bunului simț în stare pură). Dacă ceva vine și contrazice soluțiile lui, le analizează din prisma unor criterii gospodărești (estetică, eficiența scopului imediat) și – evident – soluțiile lui sunt mai bune, pentru că rezolvă mai rapid și arată mai bine. Uneori abdică de la rezolvatul rapid, atunci când mută aiurea zeci de metri de arhivă doar ca să grupeze fizic laolaltă documentele unui fond sau când reambalează totul că îi dertanjează ochiul să existe mai multe tipuri de cutii. „Nu e aspectuos”. Nu e îngrijorat de schimbare, că se va descurca. Nu își pune întrebări existențiale, improvizează pe loc. Detestă pe oricine – teoretician, metodolog – care îi pune în față obiective mai îndepărtate de proximitate sarcinii curente.
Bogdan's Archival Blog -- Blog de arhivist 
You must be logged in to post a comment.