E o discuție în spațiul public de ceva vreme, e și o lege prin Parlament, legată de registrele de date (electronice).
Dar ce-or fi alea?
Proiectul de lege respectiv (numit Lege privind schimbul de date între sisteme informatice și crearea Platformei Naționale de Interoperabilitate) spune așa în definiții[1]:
Registru de bază = registru de date care conține date primare.
Registru de date = un fișier sau un set de fișiere care conține date și informații organizate, cu scopul de a deservi anumite domenii de activitate sau procese de business.
Trecând peste treaba asta care mă înnebunește, de a pune în text de lege română termeni din limbi străine (cică e „biznis”, nu e „activitate”, monșer!), constatăm că practic orice poate fi registru de date. Și o adresă poate fi registru de date, pentru că este o informație organizată (că doar nu e aruncată aiurea, are una anumit aspect) într-un fișier, care servește un domeniu sau proces de activitate. Deci definiția dată nu zice nimic, ba mai mult, încurcă.
Ce-o fi totuși registrul?
În vremurile de demult, ceea de individualiza registrul de alt document este predefinirea structurii de date (coloane și capul de tabel), caracterul continuu și sistematic al înregistrării (adică se presupune că va fi o serie de date succesive, nu un tip de informație care vine o singură dată), faptul că îndeplinește, în majoritatea cazurilor, o funcție de sinteză a unor evenimente/tranzacții/obiecte și este atribuit ca responsabilitate de completare unei organizații sau unui rol dintr-o organizație (registrul nu e o petiție, să vină aleator, nici nu îl completează oricine).
Registrul matricol este un registru. Registrul de intrare-ieșire este un registru. Registrul firmelor din România este un registru. Detaliile sunt în altă parte. Aici sunt sinteze, sistematice, structurate, întocmite de cine are atribuția de a le întocmi.
La nivel digital, tehnic, un registru poate fi un fișier sau mai multe. Da, o pagină HTML…, deci irelevantă definiția, așa că reiau: poate fi orice format care adăpostește informații structurate, de la DOCX și XLSX, până la baze de date. Un tabel în DOCX/XLSX este un registru de date? Poate da, poate nu — depinde de conținut, dar mi se pare ciudățel să definești lucrurile așa.
Sunt bazele de date registre? Teoretic da, dar e la fel de ciudat să le definești astfel. Orice sistem profesional se bazează pe o bază de date (știu, sună aiurea) pentru păstrarea datelor. Orice bază de date clasică are informațiile în tabele, deci conține informații structurate. Deci ar fi un registru. Dar, din nou, nu asta contează! Contează funcția pe care o îndeplinește acea „bază de date” (a se citi sistem informatic profesional). Poți avea un sistem care servește la producerea de documente: un formular frumos, în care datele se introduc electronic și se generează un document prin export. În acest caz, sistemul e doar o mașină de scris mai complexă (cum era, până mai ieri MYSMIS sau SEAP), deci sistemul e irelevant, datele de acolo ar trebui să poată fi oricând șterse, ceea ce contează este doar documentul tip pagină generat și care poate fi păstrat separat. Poți avea însă un sistem în care introduci doar datele finale, de sinteză (vezi o pagină web care listează rezultatele la Bacalaureat). Sau un sistem de flux de lucru, care înregistrează circulația documentelor în organizație și generează rapoarte de lucru, daca este cazul. Sau, dimpotrivă, sisteme de activitate, în care se introduc datele și se agregă, rezultând atât liste structurate, cu informații de sinteză, care pot fi publice, cât și informații tranzacționale, de flux de lucru, cum ar fi de pildă un sistem care să țină evidența înmatriculărilor auto (ține urma cererilor și eliberărilor, dar poate genera și o listă a tuturor certificatelor de înmatriculare și a numerelor în circulație, prin restructurarea și agregarea datelor primare). (Aceste din urmă sisteme, prin complexitatea lor, sunt practic ele însele documente arhivabile, și nu prea poți extrage din ele seturi de date fără a afecta până la urmă modul de funcționare a aplicației).
Ideea pe care vreau să o subliniez însă e că definiția din proiectul de lege se încurcă în detalii tehnice, care până la urmă nu sunt relevante. Esența registrului ar trebui să fie funcția lui, structura și conținutul, nu modul tehnic de salvare a unor date.
Dar, cine știe, poate neclaritatea are și ea un rol clar…
[1] Ah, să nu uit apropos de definiții.
Cică date primare = date prezumate a fi sursa de referință și veridică de informație și care primează în fața datelor colectate de alte autorități sau instituții publice.
De fapt, sunt date de autoritate. Informație primară/date primare/izvor primar s-a folosit mereu cu referire la prima sursă de date, cea după care s-au luat alte surse. Documentul de arhivă e sursă primară, în opoziție cu ediția de documente, care e sursă secundară.
Partajare de date = furnizarea de date de către un deținător de date… cu scopul utilizării în comun etc..
Nu. Asta e împărtășire sau distribuire. Partajare, conform dicționarului, înseamnă că împarți. Diferența între împărtășire și împărțire e ca diferența între izvor și ciorbă: dacă dai din izvor, îți rămâne apă; dacă dai din ciorbă, nu mai rămâi cu nimic.
Bogdan's Archival Blog -- Blog de arhivist 