Despre calitatea arhivelor

Toate discursurile din Arhivele Naționale vorbesc despre Fondul Arhivistic Național, documente permanente, preluarea lor etc.

Dincolo de preluarea și posesia documentelor FAN (detest acest concept și cred că nimic funcțional nu se va putea face până când nu vom lămuri ce înseamnă și prin ce diferă el de alte „fonduri” culturale, unde începe și unde se termină în raport cu autoritatea Ministerului Culturii), cred că se pierde din vedere un lucru fundamental: calitatea „permanentelor”. În definitiv, „a prelua permanentele” nu înseamnă nimic. Scopul nu este (sau nu ar trebui să fie) preluarea unor hârtii și întreținerea lor din bugetul public, ci asigurarea memoriei… cui? a Statului? a națiunii? a societății? Nu cred că e clar încă… Or, asigurarea memoriei implică și problema calității surselor folosite.

Calitatea „FAN” cred că rezultă din 3 arii de bază:

  • La nivel documentar: în ce măsură ceea ce se păstrează ca ,,permanent” sunt informații documentare „de autoritate”? Adică sunt ele documente „bune”? Sunt autentice, credibile, complete și utilizabile?
  • La nivel de arhivă: în ce măsură seriile de documente reținute în cadrul unui fond reflectă…ce? nu se știe exact: rolul creatorului în societate? Modul de funcționare al creatorului? Informații despre societatea în care a activat creatorul? Dincolo de neclaritatea criteriilor, cred că esența chestiunii este: este „permanentul” dintr-un fond corect identificat?
  • La nivel de creator și funcții sociale îndeplinite de aceștia: în ce măsură arhivele preluate se referă la creatori relevanți din societate la un anumit moment de timp? (pot avea 10 arhive minunate de școli, dar nicio arhivă serioasă de primărie)

Părerea mea, pe baza constatărilor empirice, este că deși avem management arhivistic reglementat din 1057, ceea ce se preia acum ca permanent/FAN* nu este ceea ce s-a planificat ca fiind permanent și nu îndeplinește (hai să spunem „în totalitate”) caracteristicile pentru a fi surse de autoritate. Sunt fragmentare, de multe ori sunt simple copii, nu reflectă cu adevărat acțiunea creatorului în societate. Am sentimentul că sunt, mai degrabă, „reziduuri” documentare în arhivele organizațiilor decât păstrare conștientă a unor informații de valoare „istorică” (orice o însemna asta).

Și cred că aici e un sector de intervenție profesională fundamentală.

————

* Există opinia că nu tot ce e permanent e FAN. Deși pot fi de acord cu această abordare, ca principiu (o firmă consideră că este permanent pentru nevoile ei o anume serie de documente, dar poate să nu fie relevantă pentru societate), consider că în cadrele legislației actuale (LAN, art. 5c)  ce e permanent vine la Arhive; Arhivele priau FAN. Deci, acum, sunt sinonime.

Despre arhivist (2)

Din experiența mea, există două tipuri de arhiviști — cum se spune astăzi — toxici.

Arhivistul-mobilă. Îi spun astfel pentru că, dacă ai pune o mobilă în locul lui și i-ai da să învețe legea și instrucțiunile, ar fi la fel de competentă (ea, mobila) ca arhivist. Omul care nu știe decât 3 rânduri, dar e convins că știe arhivistică. Și din această poziție dictează, cunoaște, impune și cere să îi fie respectată competența. Nu e clar ce nivel de studii ar fi necesar pentru o competență de acest fel. Evident, este terorizat că orice schimbare de normative l-ar transforma în incompetent. Deci, nu schimbăm nimic, totul e bine, vina e a celor care nu implemetează corect ce spune – evident – actul normativ. Și nu, nu e arhivistul-milițian, pentru că milițianul aplică o lege, or până și legea are o doctrină mai amplă, de unde derivă prevederi legale. La mobilă nu derivă nimic.

Arhivistul-gospodar. E tipul de arhivist care găsește soluții pragmatice, pe criterii total străine profesiei. E un document cu scris neclar? Accentuează cu pixul, „ca să se vadă”. E un dosar desfăcut și fug foi? Trage o sfoară/ciorap/elastic de cauciuc peste documente și le-a prins. Că se fac praf hârtiile, nu contează, aia e o problemă viitoare, pe care o va rezolva la momentul potrivit. Sau poate o va rezolva altul. Un depozit OK pentru el e cel în care toate cutiile sunt ordonate și aliniate. În general, nu citește nimic, pentru ca „soluțiile de bun simț” sunt cele mai bune (el fiind deținătorul bunului simț în stare pură). Dacă ceva vine și contrazice soluțiile lui, le analizează din prisma unor criterii gospodărești (estetică, eficiența scopului imediat) și – evident – soluțiile lui sunt mai bune, pentru că rezolvă mai rapid și arată mai bine. Uneori abdică de la rezolvatul rapid, atunci când mută aiurea zeci de metri de arhivă doar ca să grupeze fizic laolaltă documentele unui fond sau când reambalează totul că îi dertanjează ochiul să existe mai multe tipuri de cutii. „Nu e aspectuos”. Nu e îngrijorat de schimbare, că se va descurca. Nu își pune întrebări existențiale, improvizează pe loc. Detestă pe oricine – teoretician, metodolog – care îi pune în față obiective mai îndepărtate de proximitate sarcinii curente.

Despre arhivist (1)

Azi voi scrie două însemnări despre arhivist.

Prima se referă la cum văd eu competențele arhivistului. Ceea ce prezint în continuare poate nu e structurat cum ar trebui să arate o listă de competențe, însă nu asta e esența mesajului.


Lista de mai jos pleacă de la 2 principii fundamentale, care erau odată, logica arhivistului/arhivisticii de la noi. Odată, pentru că azi nu mai cred că sunt sau, în orice caz, numai știe nimeni dacă sunt sau nu.

  1. Arhiva este una, începând cu momentul în care documentul a fost înregistrat și până la păstrarea lui permanentă într-o instituție de arhivă istorică. Ca urmare, arhivistul trebuie să poată cunoaște atât arhiva curentă, cât și arhiva istorică. Da, cu accente diferite (unul devine specialist pe evidența documentelor tehnice, altul pe arhivă de secol 18 și mai are nevoie și de paleografie), dar, în esență, corpul de bază al cunoștințelor ar trebui să îi permită să presteze onorabil o activitate de management arhivistic. Ca o pregătire generalistă, dacă vreți.
  2. Arhiva este una, indiferent de suport/mediu de creare. La fel, poate avea specializări (că e arhivist-paleograf sau arhivisti digital), dar, la fel, ar trebui să poată asigura un management arhivistic în orice condiții.

Politica generală

  • Asigură managementul arhivelor de organizații[1], precum și al arhivelor istorice, prin constituirea, organizarea și păstrarea materialelor documentare, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital).
  • Poate realiza, singur sau în echipă, proiectarea, implementare și întreținerea de sisteme de management, având ca scop reglementarea și desfășurarea proceselor arhivistice dintr-o organizație, precum întocmirea evidenței, clasificarea, organizarea, păstrarea, accesul, selecționarea și eliminarea, documentelor, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital)
  • Poate realiza, singur sau în echipă, documente de reglementare internă (politici, proceduri, secțiuni de proceduri) referitoare la procesele arhivistice dintr-o organizație
  • Asigura monitorizarea și evaluarea sistemelor, procedurilor și proceselor arhivistice, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Asigură asistența profesională și instruirea altor angajați în ceea ce privește responsabilitățile acestora în implementarea și desfășurarea corectă a proceselor arhivistice, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Coordonează/realizează activitatea de prelucrare arhivistică pentru materialele documentare aflate în arhiva din responsabilitatea sa, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Întocmește/contribuie la întocmirea caietelor de sarcini referitoare la achiziția de servicii asociate proceselor arhivistice din organizație
  • Verifică corectitudinea întocmirii unui nomenclator arhivistic, pe fond și pe formă, urmărind includerea tuturor structurilor organizaționale creatoare de arhivă, și a categoriilor de documente create, fundamentarea și coerența termenelor de păstrare asociate și în special a categoriilor de materiale documentare cu termen de păstrare permanent,  propunând soluții și decizii.
  • Promovează și argumentează importanța managementului arhivistic al documentelor și arhivelor, cu sublinierea relevanței pentru organizația creatoare și societate.

Evaluare nevoi

  • Identifică cerințele și condițiile pentru crearea/revizuirea, înregistrarea și managementul arhivistic al documentelor dintr-o organizație, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital), prin analiza proceselor de muncă generatoare de documente.

Riscuri

  • Identifică riscurile asociate cu crearea, înregistrarea și managementul arhivistic al documentelor dintr-o organizație

Pregătire individuală

  • Se perfecționează continuu și participa la programe de formare profesională periodică

Instrumente de control

  • Coordonează implementarea/întocmește, singur sau în echipă, întocmirea instrumentelor arhivistice de control, prevăzute în legislație sau necesare pentru activitate, precum nomenclatorul arhivistic, instrumentele de evidență a materialului documentar (circulație internă, gestiune), documentații privind controlul accesului la materialul documentar, transferul, selecționarea, eliminarea acestuia la expirarea termenelor de păstrare, , indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Asigura dezvoltarea, implementarea și întreținerea schemelor de metadate referitoare la procesele arhivistice, singur sau în colaborare cu alte categorii de personal (informaticieni, juriști etc.), indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Urmărește și se asigură de adecvarea structurării categoriilor de material documentar creat, precum și de includerea tuturor subdiviziunilor organizaționale în nomenclatorul arhivistic, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)[2].
  • Asigură/coordonează  documentarea modului de fundamentare și coerenței termenelor de păstrare atribuite categoriilor de material documentar dintr-un nomenclator
  • Asigură identificarea materialului documentar cu valoare permanentă, urmărind luând în considerare interesele organizației creatoare, al mediului social și academic, mai larg[3].

Organizare arhivă

  • Folosește sisteme informatice dedicate pentru managementul arhivelor în funcție de momentul din ciclul de viață.
  • Se asigură că materialele documentare (individuale sau grupate în dosare fizice sau virtuale ) sunt identificate uniform, coerent, păstrate și conservate conform regulilor aplicabile și standardelor profesionale[4].
  • Asigură documentarea și înțelegerea istoricului creatorului de documente, la nivel organizațional și funcțional, precum și a mediului general în care acesta a funcționat/funcționează, în vederea reconstituirii/asigurării contextului de creare a materialului documentar
  • Coordonează sau desfășoară activități de ordonare arhivistică la diferite niveluri (arhivă, fond, grupare de materiale documentare), cu respectarea principiilor profesionale universal acceptate, păstrând și asigurând contextualizarea informațiilor și autenticitatea acestora[5].
  • Administrează sau participă la administrarea arhivelor digitale (documente nestructurate sau baze de date), încorporând  cele mai noi tehnologii de administrare și păstrare[6].

Păstrare/migrare

  • Coordonează, planifică și implementează transferul materialului documentar în/din gestiunea proprie
  • Coordonează/întocmește instrumentele de evidență de la nivelul depozitelor de păstrare arhivă
  • Coordonează sau desfășoară activități de organizare a depozitului de arhivă
  • Întocmește planurile  de prevenire a riscurilor de degradare/distrugere a arhivei
  • Asigură procese arhivistice de luare în evidență (inventariere, descriere arhivistică, indexare etc.) pentru materialele documentare identificate în depozitele de păstrare arhivă și de verificare/perfecționare a acestei evidențe unde este cazul, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital)
  • Asigură sistematizarea (ordonarea fizică) a materialului cadrul sistemelor de păstrare).
  • Coordonează/implementează/participă la implementarea și desfășurarea proceselor de copiere de siguranță (microfilmare, digitizare) sau a migrării/conversiei  materialului documentar digital în noi formate, inclusiv prin elaborarea criteriilor și planurilor asociate[7].
  • Asigură păstrarea și depozitarea materialului arhivistic în condiții corespunzătoare, indiferent de mediul de crearea al acestora[8]
  • Identifică factorii de degradare și propune soluții de contracarare a lor.
  • Întocmește și asigură coordonarea planurilor/părților de planuri de urgență și evacuare, privitoare la arhivă.
  • Participă la întocmirea planurilor de continuitate a activității, prin identificarea materialului documentar esențial pentru funcționarea și scopurile organizației.

Acces

  • Identifică nevoile de protecție a informațiilor cuprinse în materialele de arhivă.
  • Implementează/participă la identificarea și implementarea mecanismelor de control acces la materialul documentar, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital), precum și a măsurilor de protecție cibernetică a arhivei electronice
  • Întocmește forme de evidență care să asigure monitorizarea accesului și folosirii
  • Asigură folosirea materialului documentar pentru scopuri de informare, documentare, fundamentare juridică sau culturale, conform legislației generale și reglementărilor specifice
  • Participă la realizarea și asigură implementarea, după caz, a măsurilor de protecție a datelor personale, a documentelor clasificate și a altor materiale documentare ce conțin informații cu restricții de acces sau reproducere.

Eliminare (selecționare/transfer)

  • Urmărește expirarea termenelor de păstrare a materialului documentar și inițiază procesul de selecționare
  • Întocmește procesul verbal de selecționare și asistă comisia de selecționare în fundamentarea deciziilor
  • Verifică validitatea procesului de selecționare și a documentației aferente, propunând soluții și decizii.
  • Urmărește și implementează distrugerea materialului documentar cu termen de păstrare expirat
  • Asigură actualizarea evidențelor după eliminarea materialului documentar, în urma selecționării sau transferului definitiv.
  • În activitatea de selecționare, urmărește variațiile termenelor de păstrare estimate prin nomenclatorul arhivistic, în special a termenului Permanent.

[1] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F12428071-1ec8-4d52-a0ce-3eee78e1e1be&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/12428071-1ec8-4d52-a0ce-3eee78e1e1be

[2] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F49812c2d-3a36-4be8-bd41-8c0be3db7c6d&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/49812c2d-3a36-4be8-bd41-8c0be3db7c6d

[3] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Ffac4775a-39d0-4bc4-a014-26ea1461bd8a&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/fac4775a-39d0-4bc4-a014-26ea1461bd8a

[4] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Fcaea6ac9-3972-42c4-9be6-042fe3e426f5&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/caea6ac9-3972-42c4-9be6-042fe3e426f5

[5] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Fd4f9906e-3b22-4c27-9b32-1c1f457ced44&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/d4f9906e-3b22-4c27-9b32-1c1f457ced44

[6] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Ffa3e5cec-703e-4d46-b3bb-e8a89540ab54&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/fa3e5cec-703e-4d46-b3bb-e8a89540ab54

[7] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd

[8] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd

Anthea Seles – Inteligența Artificială (AI) în arhivistică

În timp ce în România, pe timp de zi, discuția este despre crearea unui registru pe hârtie care să ţină evidenţa documentelor electronice…, pe seară am participat la o interesantă prezentare despre Inteligenţa Artificială (AI) în arhivistică, realizată de secretarul general al CIA, Anthea Seles.

Prezentarea a avut 3 capitole:

1) AI în activitatea guvernamentală: ce rol au algoritmii, cum afectează luarea deciziilor şi, prin urmare, înţelegerea acestor decizii în perspectivă istorică. Când mă gândesc că în România abia învăţăm să folosim documentul electronic în administrație și de-abia ne convingem, cu greu, că emailul nu e mașină, ca faxul, ci e document în sine, și când am văzut cum se pune problema în UK sau SUA, cred că subiectul e la fel de relevant pentru noi ca şi mersul pe Marte.

(Ce nu mi-a prea plăcut (ca funcționar, nu ca cetățean) a fost abordarea uşor activistă, a dnei Seles. Sigur că din poziţia asta, de boss oengist, îşi permite, dar în public erau destul de mulţi de la Arhive Naţionale, care nu-şi prea permit să îi tragă la răspundere pe decidenţii politici, pentru că le sunt angajați. E la fel ca şi cu Codul etic al arhivistului care, dacă îl respecţi la literă, te lasă fără serviciu, în multe țări. Nu cred că e ok abordarea la nivelul ăsta. Cam politic-subversivă…)

2). AI în prelucrarea arhivistică. Colosale cazuri prezentate, despre cantitatea de informaţie digitală duplicată la creatori (ceea ce îmi explică succesul Sharepoint…),

(vezi https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/digital-landscape-in-government-2014-15.pdf)

despre limitele sistemelor de data mining şi e-discovery,

(vezi https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/technology-assisted-review-to-born-digital-records-transfer.pdf)

despre rolul agentului uman în proces.

(Mi s-a părut remarcabil cu ce se ocupă Arhivele Naţionale britanice, ca cercetare (vezi linkurile de mai sus). Nu compar cu rezultatele de cercetare arhivistică de pe la noi… Desigur, e mai important să știi cînd a vizitat Bogdan cel Chior satul Dărămoaia…)

3). AI pentru cercetare. Problema nu e să introducem AI, ci ce impact are ce poate descoperi… De asemenea, foarte capitaliste comentariile legate de exploatarea financiară a copiilor digitale.

Tragand linia – savuros.

—————————————————-

Ceva lucruri utile:
https://www.archives.gov/files/applied-research/papers/semantic-annotation.pdf
https://www.archives.gov/files/applied-research/papers/grammar-based-recognition.pdf
https://www.archives.gov/files/applied-research/papers/visualization-archival-appraisal.pdf

L. Diesendruck, R. Kooper, L. Marini, and K. McHenry, “Using Lucene to Index and Search the Digitized 1940 US Census,” Concurrency and Computation: Practice and Experience, 2014.
K. McHenry, L. Marini, M. Kejriwal, R. Kooper, and P. Bajcsy, “Towards Free and Searchable Access to Information within Terabytes of Census Images,” in Society of Photo-Optical Instrumentation Engineers (SPIE) Newsroom, 2011 [Online]. Available: http://spie.org/x57241.xml
L. Diesendruck, L. Marini, R. Kooper, M. Kejriwal, and K. McHenry, “A Framework to Access Handwritten Information within Large Digitized Paper Collections,” in IEEE eScience, Chicago, IL, 2012.

PS 21.06.2020:

Inregistrarea Zoom aici: https://youtu.be/noxwKS-cPh0

Slideurile: https://drive.google.com/file/d/1Dr4_r-74XKrjCAsujdQAksR4jQeqp9S3/view

Ordonare-fondare-sistematizare

Scriind azi la un articol, am făcut o maaaaare „descoperire”…

Am mai scris AICI despre dilema fondare/ordonare. În esență, în mai toată lumea, ordonarea acoperă orice parte a procesului, ordonare la nivel de fond, în cadrul fondului și în cadrul dosarului.  Noi, mai cu moț, am luat de la ruși ideea că fondarea e altceva decât ordonarea.

Ei bine, azi am fost la sursa rusească și am gasit și altceva. Rușii nu au folosit fondare versus ordonare. Ei au folosit fondare vs sistematizare. Noi am preluat fondare, am preluat sistemastiare, aveam ordonare de la Sacerdoțeanu și am facut sinteza românească: fondarea e la nivel de fond, ordonarea e la alte niveluri mai jos de fond și sistematizarea e mutatul arhivei în depozit.

Nu-i așa că suntem minunați? Cum era cu surdul, că nu le aude, dar le potrivește?!…

Semnătură electronică sau digitală?!

Am fost pus recent în dificultate (din nou!) de traducerea în engleză a termenului de ‘semnătură electronică’.

Așadar, avem:

semnătură simplă — (simple) electronic signature

semnătură avansată (sau extinsă) – Advanced Electronic Signatures (AdES) sau digital signature
semnatura calificata (extinsa + certificat) – Qualified Electronic Signatures (QES)
sigiliu electronic – electronic seal
Pentru o ilustrare video, vezi AICI.
Pentru privire generală pe curente și tendințe mondiale, vezi AICI și AICI (p.4).
E de remarcat că modificările aduse de eIDAS schimbă cumva jocurile, chiar dacă la noi, din anumite — să zicem — întârzieri, cadrul legal e ușor… depășit.
De asemenea, e important de înțeles, în ciuda multor materiale publicitare, că, din punct de vedere juridic, ceea ce contează nu este semnătura ca atare, în foarte multe cazuri, ci intenția semnatarului în momentul semnării. Altfel spus, dacă semnatarul își asumă „fapta”, modul efectiv de semnare poate fi irelevant, Desigur, cu excepția cazurilor în care legislația impune o anumită formă pentru validarea actului.

Din nou despre „categorie” și „dosar”. Cu un exemplu pra(gma)tic

Am obosit explicând în zadar faptul că în nomenclatorul arhivistic nu sunt dosare, cu clase/categorii. Pentru mulți, abrutizați de practica nenorocită din cele mai multe administrații românești, obișnuiți de lecțiile unor „autorități” arhivistice românești, diferența e irelevantă.

Azi am întâlnit un exemplu grăitor.

Poziția din nomenclator: dosare juridice, citații, sentințe. (10 ani, ofcors. De ce 10? Nu știe nimeni. Da’ 10!!).

Dosarul: o terfeloagă de 300 de file.

Utilizabilitate: trei nule, ca făina. Era nevoie de identificarea una 3 sentințe, inclusiv de identificat care era definitiva, dintr-o epocă densă în procese. A fost un coșmar. Pierdere de timp îngrozitoare. Totul era ordonat cronologic, reclamația 1, întâmpinarea 1, acțiunea 2, citația 1, întâmpinarea 2, acțiunea 3 etc. La sfârșitul dosarului nu pricepeai nimic.

Era după normă? Da.

Era documentul alocat poziției din nomenclator („probleme și termene de păstrare”)? Era.

Era dosarul de 300 de file? Da.

Nimic de comentat, exceptând fapt că nu îți folosea la nimic.

La modul firesc, pentru fiecare proces trebuia să existe un dosar distinct. Da, erau 20 de procese, existau 20 de dosare, toate cu același indicativ. Da, nu aveau „sfânta” limită de 250-300 de file, dar, și dacă ar fi conținut 3 file, măcar lucrurile erau limpezi și nu pierdeai timpul cu acul în carul cu fân.

Însemna asta consum suplimentar de materiale? Da, desigur. Dar pe principiul ăsta, punem totul direct în cutii sau în saci, că e mai ieftin.

Constituirea unui dosar trebuie să servească unor scopuri pragmatice, de management al informației, și nu de management al volumului.

Părerea mea.

Despre selecționare

Deși sistemele care conțin acte nu sunt create pentru arhiviști, arhiviștii trebuie să evalueze aceste sisteme și să ia decizii referitoare la distrugerea sau păstrarea actelor conținute. În mod tradițional, arhiviștii au luat aceste decizii pe baza examinării actelor, după ce acestea și-au îndeplinit rolul lor de a sprijini nevoile operaționale ale organizațiilor care le-au produs. Apariția actelor electronice, care nu permit examinarea lor fizică, a condus arhiviștii la căutarea unor abordări alternative pentru evaluare. S-a realizat curând că dacă arhiviștii puteau lua astfel de decizii pe baza analizei funcțiilor organizației și a nevoii de mărturie pentru acele funcții, ei ar putea evita obligația de analiză a actelor însele. În plus, ei și-ar putea concentra eforturile pe sistemele care produc acte cu valoare permanentă, care sunt relativ puține la număr, în loc să irosească resursele pe pentru evaluarea sistemelor care produc acte cu valoare insignifiantă.

David Bearman. 1993.

(Ah, da: în România, prin legislația arhivistică din 1996, a instituit obligația de a analiza dosar cu dosar arhiva supusă selecționării).

La moartea unui Arhivist

A trecut ceva vreme de când ne-a părăsit Gernot Nussbächer. Au vorbit mulți la moartea lui, în multe împrejurări, și de multe ori mi-au venit în minte cuvintele lui Eminescu: Iar deasupra tuturora va vorbi vrun mititel,/ Nu slăvindu-te pe tine… lustruindu-se pe el/ Sub a numelui tău umbră… Sigur, Gernot avea orgoliile lui și sunt convins ca i-a plăcut să îi vadă, de acolo de Sus, cum inclusiv bârfitorii lui s-au aliniat la omagiu. Eu am preferat să mă abțin de fiecare dată, deși poate pe mulți i-a nedumerit; dar eu, prin moarte lui, am pierdut un părinte spiritual și un prieten, nu o persoană publică. Durerea a fost a mea, nu a publicului…

Ce a reprezentat Gernot pentru mine? Păi… formarea mea. Profesional, am avut doi oameni care m-au influențat fundamental: Marcel Ciucă și Gernot. Marcel Ciucă (îmi place să cred că prin el, Sacerdoțeanu, căruia i-a fost discipol), mi-a dat rațiunea în arhivistică, într-un mod în care nimeni altcineva nu a făcut-o. Un an cu el, în facultate, mi-a deschis un univers profesional pe care nici acum nu am încetat să îl iubesc și mi-a creat o arhitectură de raționare profesională care mi-a permis să clădesc arhivistic tot ce am făcut, mult, puțin. Gernot, pe de altă parte, s-a legat de același mecanism rațional, și mi-a dat… Ardealul.

Gernot nu era prietenos la prima înfățișare, mai ales dacă era pe grabă. S-au mai „plâns” și alții, mai ales cei care nu au reușit să treacă la următorul nivel. Era forma lui de autoprotecție, nu strica orzul pe gâște. Trebuia să îi meriți timpul pe care ți-l acorda, să demonstrezi asta cu munca și seriozitatea demersului tău. Repet, mai ales dacă avea treabă și era aglomerat. Am reușit să trec acest pas, iar rezultatul a fost că am ajuns la Brașov (că nu e nimic secret: dacă el nu era, dacă dragostea cu care mi-a relevat arhiva Brașovului și istoria Ardealului nu ar fi transmis-o așa cum a făcut-o, nu știu dacă aș fi venit la Brașov). De altfel, Gernot nu era singular în atitudinea asta. Și alți colegi din țară au avut aceeași situație cu magiștrii lor, cu diferența că Gernot, o dată ce considera că ești de încredere, oferea. Nelimitat. Iar oferta asta e cea care l-a făcut celebru și apreciat. Dacă era într-o zi proastă, nu aflai nimic. Dacă avea chef și dacă îl prindea subiectul, era o furtună de idei și surse și informații. Moderată doar de acele mofturi trecătoare, e vorba doar de generozitate și onestitate intelectuală la cel mai înalt grad.

Dincolo de cunoștințe, Gernot m-a cucerit cu rațiunea. Acolo unde alții vorbeau cu „așa se face” sau, imperativ, „așa să faci”, el a oferit întotdeauna o explicație rațională, argumentată. Și nu țin minte să se fi supărat vreodată că am chestionat procedura. În cel mai rău caz, o dădea pe „așa am făcut eu, să facă altcineva mai bine”. Despre el am auzit, de la alții, dar și de la el, că a avut curajul să înfrunte echipele de control de la centru în perioada comunistă, contestând soluțiile date de normativele tehnice, opunându-le soluții raționale și profesioniste. Rațional, însemnând un om care nu știa doar ce face, ci și de ce. Și care își asumă metoda, pentru atingerea scopului.

Gernot m-a oferit o altă imagine a Ardealului istoric. Am crescut citind săptămânal „România Mare”. Facultatea mi-a deschis ochii. Gernot a adus perspectiva minoritară. Audiatur et altera pars… Deși — o mare tristețe și pentru el, dar și pentru mine —, probabil nu voi fi niciodată arhivistul transilvănean ideal, vorbitor de română, maghiară, germană și ceva latină, Gernot a fost cel care mi-a deschis o poartă către mintea și sufletul locuitorilor Ardealului istoric, într-o manieră — revin — rațională, neșovină și cât se poate de „ecumenică”… (pentru atitudinea asta, de altfel, a fost și mai este criticat de unii conaționali, că ar fi fost prea împăciuitorist cu românii…).

Gernot a fost cel care mi-a făcut prima căsuța de email. Da, el mi-a deschis ochii că există internet, el la 60 de ani, eu la 23. A fost cel care mi-a pus pe birou primul calculator „al meu” (21 MB hardul, 1 MB de RAM. 😂 Dar rula MS DOS și FoxPro 2.5!). El mi-a citit primul articol despre arhive electronice și m-a încurajat. Dacă azi mă știu mulți că vorbesc despre arhive electronice, el a fost acolo atunci când mintea mea începea să investigheze domeniul…

Gernot m-a învățat modestia profesiei. Era cheia pentru arhiva locală și cheia locală pentru istoria Ardealului, dar nu și-a ascuns niciodată meseria. A spus mereu că arhivistul este un mediator între document și cercetător. Nu e mai presus de istoric, nu e mai prejos de altă meserie. De asta am rezervele mele când a tot fost prezentat acum doar ca istoric brașovean. Sigur, e istoric pentru că a scris istorie. Dar el nu s-a rușinat că e arhivist, nu a încercat să își ascundă meseria sub titlul de istoric și se prezenta ca arhivist, nu ca istoric. A fost și rămâne cel mai mare arhivist clasic pe care l-a dat Brașovul, mare ca practician și metodolog neoficial, ca înzestrat cu instrumentarul arhivistului clasic (paleografie, diplomatică, sigilografie), ca valorificator. A fost, în epoca de înflorire a arhivisticii românești din anii ’70, unul dintre cei 7 mari arhiviști ai Ardealului – și asta spune multe…

În anii când l-am cunoscut, sub influență religioasă, avea o obsesie cu a fi „smerit”. Greu la un tânăr cu așa ceva… L-am înțeles mai târziu. „Smerenia” îl oprea să disprețuiască explicit nonvalorile sau nepricepuții (printre care eram, în multe, și eu). Refugiul era ironia mușcătoare, dar atât de fină, încât trebuia să îl cunoști bine ca să realizezi ce vrea să spună. „Dar el e filolog” – nu e istoric profesionist, cu respectul profesiei, e un amator care se bagă în seamă. „E plin de intenții bune” era expresia lui pentru ceea ce altul ar fi spus „e prost grămadă”. „Sunt un tip vizual” însemna „nu mă întreba ce înseamnă cuvântul ăsta, că nu ai habar nici măcar să-l citești, deci adu-mi documentul să-l văd!”. Și celebrul „jaaaaaaj, wie schön” = ,,ce tâmpenie amuzantă”…

Gernot m-a dus prima dată în străinătate. Am crescut într-o familie simplă, nu am crezut vreodată că voi ajunge peste graniță. Primul pașaport l-am avut în 2001, atunci când am plecat cu el. Mi-a relevat Budapesta și Viena (dar mai ales Budapesta) ca un ghid plin de dragoste față de obiectul prezentării. Iar dacă alții „vor avea mereu Parisul”, pentru mine minunata Budapestă, cu arhiva și bibliotecile ei, va fi mereu legată de amintirea lui Gernot.

Atunci când a ieșit la pensie, prin 2000, parcă, un contabil, milițian în cuget, dar la putere atunci, care azi nu mai e băgat de nimeni în seamă, i-a aruncat cu dispreț: „cimitirele sunt pline de oameni de neînlocuit”. Asta a demonstrat cât de prost era și în calitate de contabil: Gernot putea fi înlocuit, dar cu ce costuri! 3 sau 4 oameni ca să facă ce putea face el. Prin asta a fost Gernot mare: nu prin perfecțiune (nu a fost perfect, nici nu a lucrat perfect), ci prin profesionalismul său, prin anvergura sa de neegalat, prin perspectiva lui.

Gernot a fost ultimul. Ca el nu va mai fi nimeni în Brașov. Și asta nu pentru că s-a sfârșit lumea cu el, ci pentru că lumea s-a schimbat. Modul de formare profesională, exigențele sociale și profesionale sunt altele. Pot veni alți profesioniști, dar nu care să acopere complet amprenta profesională a lui Gernot, sunt absolut sigur de asta. Va putea fi corectat aici, va putea fi depășit dincolo, dar, ca ansamblu, va rămâne unic, în istoria arhivelor și în istoria personală a profesioniștilor cărora le-a fost alături.

Adio, lieber Gernot! Sper să ne revedem cândva în Ceruri, unde, sunt sigur, ne vei deschide tainele arhivelor Raiului așa cum ai făcut-o și cu arhivele pământești.

Mi-e dor de tine.