Anthea Seles – Inteligența Artificială (AI) în arhivistică

În timp ce în România, pe timp de zi, discuția este despre crearea unui registru pe hârtie care să ţină evidenţa documentelor electronice…, pe seară am participat la o interesantă prezentare despre Inteligenţa Artificială (AI) în arhivistică, realizată de secretarul general al CIA, Anthea Seles.

Prezentarea a avut 3 capitole:

1) AI în activitatea guvernamentală: ce rol au algoritmii, cum afectează luarea deciziilor şi, prin urmare, înţelegerea acestor decizii în perspectivă istorică. Când mă gândesc că în România abia învăţăm să folosim documentul electronic în administrație și de-abia ne convingem, cu greu, că emailul nu e mașină, ca faxul, ci e document în sine, și când am văzut cum se pune problema în UK sau SUA, cred că subiectul e la fel de relevant pentru noi ca şi mersul pe Marte.

(Ce nu mi-a prea plăcut (ca funcționar, nu ca cetățean) a fost abordarea uşor activistă, a dnei Seles. Sigur că din poziţia asta, de boss oengist, îşi permite, dar în public erau destul de mulţi de la Arhive Naţionale, care nu-şi prea permit să îi tragă la răspundere pe decidenţii politici, pentru că le sunt angajați. E la fel ca şi cu Codul etic al arhivistului care, dacă îl respecţi la literă, te lasă fără serviciu, în multe țări. Nu cred că e ok abordarea la nivelul ăsta. Cam politic-subversivă…)

2). AI în prelucrarea arhivistică. Colosale cazuri prezentate, despre cantitatea de informaţie digitală duplicată la creatori (ceea ce îmi explică succesul Sharepoint…),

(vezi https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/digital-landscape-in-government-2014-15.pdf)

despre limitele sistemelor de data mining şi e-discovery,

(vezi https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/technology-assisted-review-to-born-digital-records-transfer.pdf)

despre rolul agentului uman în proces.

(Mi s-a părut remarcabil cu ce se ocupă Arhivele Naţionale britanice, ca cercetare (vezi linkurile de mai sus). Nu compar cu rezultatele de cercetare arhivistică de pe la noi… Desigur, e mai important să știi cînd a vizitat Bogdan cel Chior satul Dărămoaia…)

3). AI pentru cercetare. Problema nu e să introducem AI, ci ce impact are ce poate descoperi… De asemenea, foarte capitaliste comentariile legate de exploatarea financiară a copiilor digitale.

Tragand linia – savuros.

—————————————————-

Ceva lucruri utile:
https://www.archives.gov/files/applied-research/papers/semantic-annotation.pdf
https://www.archives.gov/files/applied-research/papers/grammar-based-recognition.pdf
https://www.archives.gov/files/applied-research/papers/visualization-archival-appraisal.pdf

L. Diesendruck, R. Kooper, L. Marini, and K. McHenry, “Using Lucene to Index and Search the Digitized 1940 US Census,” Concurrency and Computation: Practice and Experience, 2014.
K. McHenry, L. Marini, M. Kejriwal, R. Kooper, and P. Bajcsy, “Towards Free and Searchable Access to Information within Terabytes of Census Images,” in Society of Photo-Optical Instrumentation Engineers (SPIE) Newsroom, 2011 [Online]. Available: http://spie.org/x57241.xml
L. Diesendruck, L. Marini, R. Kooper, M. Kejriwal, and K. McHenry, “A Framework to Access Handwritten Information within Large Digitized Paper Collections,” in IEEE eScience, Chicago, IL, 2012.

PS 21.06.2020:

Inregistrarea Zoom aici: https://youtu.be/noxwKS-cPh0

Slideurile: https://drive.google.com/file/d/1Dr4_r-74XKrjCAsujdQAksR4jQeqp9S3/view

Ordonare-fondare-sistematizare

Scriind azi la un articol, am făcut o maaaaare „descoperire”…

Am mai scris AICI despre dilema fondare/ordonare. În esență, în mai toată lumea, ordonarea acoperă orice parte a procesului, ordonare la nivel de fond, în cadrul fondului și în cadrul dosarului.  Noi, mai cu moț, am luat de la ruși ideea că fondarea e altceva decât ordonarea.

Ei bine, azi am fost la sursa rusească și am gasit și altceva. Rușii nu au folosit fondare versus ordonare. Ei au folosit fondare vs sistematizare. Noi am preluat fondare, am preluat sistemastiare, aveam ordonare de la Sacerdoțeanu și am facut sinteza românească: fondarea e la nivel de fond, ordonarea e la alte niveluri mai jos de fond și sistematizarea e mutatul arhivei în depozit.

Nu-i așa că suntem minunați? Cum era cu surdul, că nu le aude, dar le potrivește?!…

Semnătură electronică sau digitală?!

Am fost pus recent în dificultate (din nou!) de traducerea în engleză a termenului de ‘semnătură electronică’.

Așadar, avem:

semnătură simplă — (simple) electronic signature

semnătură avansată (sau extinsă) – Advanced Electronic Signatures (AdES) sau digital signature
semnatura calificata (extinsa + certificat) – Qualified Electronic Signatures (QES)
sigiliu electronic – electronic seal
Pentru o ilustrare video, vezi AICI.
Pentru privire generală pe curente și tendințe mondiale, vezi AICI și AICI (p.4).
E de remarcat că modificările aduse de eIDAS schimbă cumva jocurile, chiar dacă la noi, din anumite — să zicem — întârzieri, cadrul legal e ușor… depășit.
De asemenea, e important de înțeles, în ciuda multor materiale publicitare, că, din punct de vedere juridic, ceea ce contează nu este semnătura ca atare, în foarte multe cazuri, ci intenția semnatarului în momentul semnării. Altfel spus, dacă semnatarul își asumă „fapta”, modul efectiv de semnare poate fi irelevant, Desigur, cu excepția cazurilor în care legislația impune o anumită formă pentru validarea actului.

Din nou despre „categorie” și „dosar”. Cu un exemplu pra(gma)tic

Am obosit explicând în zadar faptul că în nomenclatorul arhivistic nu sunt dosare, cu clase/categorii. Pentru mulți, abrutizați de practica nenorocită din cele mai multe administrații românești, obișnuiți de lecțiile unor „autorități” arhivistice românești, diferența e irelevantă.

Azi am întâlnit un exemplu grăitor.

Poziția din nomenclator: dosare juridice, citații, sentințe. (10 ani, ofcors. De ce 10? Nu știe nimeni. Da’ 10!!).

Dosarul: o terfeloagă de 300 de file.

Utilizabilitate: trei nule, ca făina. Era nevoie de identificarea una 3 sentințe, inclusiv de identificat care era definitiva, dintr-o epocă densă în procese. A fost un coșmar. Pierdere de timp îngrozitoare. Totul era ordonat cronologic, reclamația 1, întâmpinarea 1, acțiunea 2, citația 1, întâmpinarea 2, acțiunea 3 etc. La sfârșitul dosarului nu pricepeai nimic.

Era după normă? Da.

Era documentul alocat poziției din nomenclator („probleme și termene de păstrare”)? Era.

Era dosarul de 300 de file? Da.

Nimic de comentat, exceptând fapt că nu îți folosea la nimic.

La modul firesc, pentru fiecare proces trebuia să existe un dosar distinct. Da, erau 20 de procese, existau 20 de dosare, toate cu același indicativ. Da, nu aveau „sfânta” limită de 250-300 de file, dar, și dacă ar fi conținut 3 file, măcar lucrurile erau limpezi și nu pierdeai timpul cu acul în carul cu fân.

Însemna asta consum suplimentar de materiale? Da, desigur. Dar pe principiul ăsta, punem totul direct în cutii sau în saci, că e mai ieftin.

Constituirea unui dosar trebuie să servească unor scopuri pragmatice, de management al informației, și nu de management al volumului.

Părerea mea.

Despre selecționare

Deși sistemele care conțin acte nu sunt create pentru arhiviști, arhiviștii trebuie să evalueze aceste sisteme și să ia decizii referitoare la distrugerea sau păstrarea actelor conținute. În mod tradițional, arhiviștii au luat aceste decizii pe baza examinării actelor, după ce acestea și-au îndeplinit rolul lor de a sprijini nevoile operaționale ale organizațiilor care le-au produs. Apariția actelor electronice, care nu permit examinarea lor fizică, a condus arhiviștii la căutarea unor abordări alternative pentru evaluare. S-a realizat curând că dacă arhiviștii puteau lua astfel de decizii pe baza analizei funcțiilor organizației și a nevoii de mărturie pentru acele funcții, ei ar putea evita obligația de analiză a actelor însele. În plus, ei și-ar putea concentra eforturile pe sistemele care produc acte cu valoare permanentă, care sunt relativ puține la număr, în loc să irosească resursele pe pentru evaluarea sistemelor care produc acte cu valoare insignifiantă.

David Bearman. 1993.

(Ah, da: în România, prin legislația arhivistică din 1996, a instituit obligația de a analiza dosar cu dosar arhiva supusă selecționării).

La moartea unui Arhivist

A trecut ceva vreme de când ne-a părăsit Gernot Nussbächer. Au vorbit mulți la moartea lui, în multe împrejurări, și de multe ori mi-au venit în minte cuvintele lui Eminescu: Iar deasupra tuturora va vorbi vrun mititel,/ Nu slăvindu-te pe tine… lustruindu-se pe el/ Sub a numelui tău umbră… Sigur, Gernot avea orgoliile lui și sunt convins ca i-a plăcut să îi vadă, de acolo de Sus, cum inclusiv bârfitorii lui s-au aliniat la omagiu. Eu am preferat să mă abțin de fiecare dată, deși poate pe mulți i-a nedumerit; dar eu, prin moarte lui, am pierdut un părinte spiritual și un prieten, nu o persoană publică. Durerea a fost a mea, nu a publicului…

Ce a reprezentat Gernot pentru mine? Păi… formarea mea. Profesional, am avut doi oameni care m-au influențat fundamental: Marcel Ciucă și Gernot. Marcel Ciucă (îmi place să cred că prin el, Sacerdoțeanu, căruia i-a fost discipol), mi-a dat rațiunea în arhivistică, într-un mod în care nimeni altcineva nu a făcut-o. Un an cu el, în facultate, mi-a deschis un univers profesional pe care nici acum nu am încetat să îl iubesc și mi-a creat o arhitectură de raționare profesională care mi-a permis să clădesc arhivistic tot ce am făcut, mult, puțin. Gernot, pe de altă parte, s-a legat de același mecanism rațional, și mi-a dat… Ardealul.

Gernot nu era prietenos la prima înfățișare, mai ales dacă era pe grabă. S-au mai „plâns” și alții, mai ales cei care nu au reușit să treacă la următorul nivel. Era forma lui de autoprotecție, nu strica orzul pe gâște. Trebuia să îi meriți timpul pe care ți-l acorda, să demonstrezi asta cu munca și seriozitatea demersului tău. Repet, mai ales dacă avea treabă și era aglomerat. Am reușit să trec acest pas, iar rezultatul a fost că am ajuns la Brașov (că nu e nimic secret: dacă el nu era, dacă dragostea cu care mi-a relevat arhiva Brașovului și istoria Ardealului nu ar fi transmis-o așa cum a făcut-o, nu știu dacă aș fi venit la Brașov). De altfel, Gernot nu era singular în atitudinea asta. Și alți colegi din țară au avut aceeași situație cu magiștrii lor, cu diferența că Gernot, o dată ce considera că ești de încredere, oferea. Nelimitat. Iar oferta asta e cea care l-a făcut celebru și apreciat. Dacă era într-o zi proastă, nu aflai nimic. Dacă avea chef și dacă îl prindea subiectul, era o furtună de idei și surse și informații. Moderată doar de acele mofturi trecătoare, e vorba doar de generozitate și onestitate intelectuală la cel mai înalt grad.

Dincolo de cunoștințe, Gernot m-a cucerit cu rațiunea. Acolo unde alții vorbeau cu „așa se face” sau, imperativ, „așa să faci”, el a oferit întotdeauna o explicație rațională, argumentată. Și nu țin minte să se fi supărat vreodată că am chestionat procedura. În cel mai rău caz, o dădea pe „așa am făcut eu, să facă altcineva mai bine”. Despre el am auzit, de la alții, dar și de la el, că a avut curajul să înfrunte echipele de control de la centru în perioada comunistă, contestând soluțiile date de normativele tehnice, opunându-le soluții raționale și profesioniste. Rațional, însemnând un om care nu știa doar ce face, ci și de ce. Și care își asumă metoda, pentru atingerea scopului.

Gernot m-a oferit o altă imagine a Ardealului istoric. Am crescut citind săptămânal „România Mare”. Facultatea mi-a deschis ochii. Gernot a adus perspectiva minoritară. Audiatur et altera pars… Deși — o mare tristețe și pentru el, dar și pentru mine —, probabil nu voi fi niciodată arhivistul transilvănean ideal, vorbitor de română, maghiară, germană și ceva latină, Gernot a fost cel care mi-a deschis o poartă către mintea și sufletul locuitorilor Ardealului istoric, într-o manieră — revin — rațională, neșovină și cât se poate de „ecumenică”… (pentru atitudinea asta, de altfel, a fost și mai este criticat de unii conaționali, că ar fi fost prea împăciuitorist cu românii…).

Gernot a fost cel care mi-a făcut prima căsuța de email. Da, el mi-a deschis ochii că există internet, el la 60 de ani, eu la 23. A fost cel care mi-a pus pe birou primul calculator „al meu” (21 MB hardul, 1 MB de RAM. 😂 Dar rula MS DOS și FoxPro 2.5!). El mi-a citit primul articol despre arhive electronice și m-a încurajat. Dacă azi mă știu mulți că vorbesc despre arhive electronice, el a fost acolo atunci când mintea mea începea să investigheze domeniul…

Gernot m-a învățat modestia profesiei. Era cheia pentru arhiva locală și cheia locală pentru istoria Ardealului, dar nu și-a ascuns niciodată meseria. A spus mereu că arhivistul este un mediator între document și cercetător. Nu e mai presus de istoric, nu e mai prejos de altă meserie. De asta am rezervele mele când a tot fost prezentat acum doar ca istoric brașovean. Sigur, e istoric pentru că a scris istorie. Dar el nu s-a rușinat că e arhivist, nu a încercat să își ascundă meseria sub titlul de istoric și se prezenta ca arhivist, nu ca istoric. A fost și rămâne cel mai mare arhivist clasic pe care l-a dat Brașovul, mare ca practician și metodolog neoficial, ca înzestrat cu instrumentarul arhivistului clasic (paleografie, diplomatică, sigilografie), ca valorificator. A fost, în epoca de înflorire a arhivisticii românești din anii ’70, unul dintre cei 7 mari arhiviști ai Ardealului – și asta spune multe…

În anii când l-am cunoscut, sub influență religioasă, avea o obsesie cu a fi „smerit”. Greu la un tânăr cu așa ceva… L-am înțeles mai târziu. „Smerenia” îl oprea să disprețuiască explicit nonvalorile sau nepricepuții (printre care eram, în multe, și eu). Refugiul era ironia mușcătoare, dar atât de fină, încât trebuia să îl cunoști bine ca să realizezi ce vrea să spună. „Dar el e filolog” – nu e istoric profesionist, cu respectul profesiei, e un amator care se bagă în seamă. „E plin de intenții bune” era expresia lui pentru ceea ce altul ar fi spus „e prost grămadă”. „Sunt un tip vizual” însemna „nu mă întreba ce înseamnă cuvântul ăsta, că nu ai habar nici măcar să-l citești, deci adu-mi documentul să-l văd!”. Și celebrul „jaaaaaaj, wie schön” = ,,ce tâmpenie amuzantă”…

Gernot m-a dus prima dată în străinătate. Am crescut într-o familie simplă, nu am crezut vreodată că voi ajunge peste graniță. Primul pașaport l-am avut în 2001, atunci când am plecat cu el. Mi-a relevat Budapesta și Viena (dar mai ales Budapesta) ca un ghid plin de dragoste față de obiectul prezentării. Iar dacă alții „vor avea mereu Parisul”, pentru mine minunata Budapestă, cu arhiva și bibliotecile ei, va fi mereu legată de amintirea lui Gernot.

Atunci când a ieșit la pensie, prin 2000, parcă, un contabil, milițian în cuget, dar la putere atunci, care azi nu mai e băgat de nimeni în seamă, i-a aruncat cu dispreț: „cimitirele sunt pline de oameni de neînlocuit”. Asta a demonstrat cât de prost era și în calitate de contabil: Gernot putea fi înlocuit, dar cu ce costuri! 3 sau 4 oameni ca să facă ce putea face el. Prin asta a fost Gernot mare: nu prin perfecțiune (nu a fost perfect, nici nu a lucrat perfect), ci prin profesionalismul său, prin anvergura sa de neegalat, prin perspectiva lui.

Gernot a fost ultimul. Ca el nu va mai fi nimeni în Brașov. Și asta nu pentru că s-a sfârșit lumea cu el, ci pentru că lumea s-a schimbat. Modul de formare profesională, exigențele sociale și profesionale sunt altele. Pot veni alți profesioniști, dar nu care să acopere complet amprenta profesională a lui Gernot, sunt absolut sigur de asta. Va putea fi corectat aici, va putea fi depășit dincolo, dar, ca ansamblu, va rămâne unic, în istoria arhivelor și în istoria personală a profesioniștilor cărora le-a fost alături.

Adio, lieber Gernot! Sper să ne revedem cândva în Ceruri, unde, sunt sigur, ne vei deschide tainele arhivelor Raiului așa cum ai făcut-o și cu arhivele pământești.

Mi-e dor de tine.

Despre sisteme informatice și documente. Sau date. Sau ce or mai fi ele (3) (updtd)

Episodul 1

Episodul 2

Azi, despre autenticitate.

Unul din elementele ce dau relevanța unei arhive este caracterul unic, de original autentic, al documentului/act păstrat. Conceptul de original și de autenticitate din arhivistică și diplomatică nu se suprapune chiar perfect cu conceptul juridic. Arhivistic — scuzata-mi fie superficialitatea, iau acum rapid ca reper doar ISO 15489 — ca sa fie un act autentic trebuie să fie nealterat sub raportul conținutului, semnatarilor și datei. Juridic, există o logică similară (art. 269 CPC, Autenticitatea înscrisului se referă la stabilirea identității părților, exprimarea consimțământului acestora cu privire la conținut, semnătura acestora și data înscrisului.).

Read More »

Atunci când e bine și la noi… ;)

Se tot discuta în spațiu public cum că ce la noi e interzis, în alte țări e permis, și că ce rău e la noi etc.
Avem însă un contra-exemplu.
Prin 2016, izbucnea în SUA scandalul e-mail-urilor fostului secretar de stat Hillary Clinton. Povestea, aici. În esență, problema era că Mme Clinton a folosit un server de email privat cât era în funcție, și nu contul oficial al MAE american. Astfel, 1). exista suspiciunea ca documente secrete (clasificate) să fi părăsit zona protejată și 2). MAE nu avea în arhivă documentele care îi aparțineau de drept, multe dintre ele fiind pe serverul Mmei.
Ce ne interesează din poveste este desigur, punctul 2. Lucru logic, demnitarul sau funcționarul care lucrează într-o organizație nu are drept de proprietate asupra documentelor organizației, chiar dacă le semnează/întocmește. În spațiul carpato-dunărean, chestia asta s-a hotărât din câte știu prin 1829, când rușii ne-au separat viața privată de cea profesională din administrație, și au zis „#băbăieți, ce se întâmplă la serviciu, rămâne la serviciu”. (cred că era legat și de faptul că #băbăieții începuseră să fie salariați). Dacă e să facem o comparație cu lumea reală, e ca și cum cineva de la o bancă pleacă cu documentele clienților la altă bancă, atunci când își schimbă serviciul. Nu spun că nu se întâmplă, dar sigur e incriminat.
Boon. Ei, în SUA a fost rău, intervenind și NARA (Arhivele Naționale), ca instituție care monitorizează arhivele instituțiilor federale (ca la noi — mă refer la atribuții, desigur…)

Ei, la noi nu e așa de rău ca la ei, asta voiam să spun. Un articol de presă încadrează pe cod penal „fapta” unui ministru, care a cerut acces la email-urile oficiale ale predecesorilor lui. Adică, practic, a cerut acces la arhiva ministerului. Adică exact invers decât în SUA! Ei, ne-ar fi invidiat Mme Clinton, fără îndoială!!!!
La noi, cod penal, zbierete, acuze (la adresa celor de la IT, care i-au dat parola).
Deci, în viziunea „unei părți a presei”, e absolut firesc ca documentele create de un demnitar să nu fie accesibile decât lui, ca memoria instituțională să înceapă și să se termine cu mandatul, alfa și omega… Instituțiile sunt persoane. Ca în Evul Mediu. (Dat fiind că birocrația e născută tocmai ca reacție la sistemul de ev mediu, o fi și viziunea asta parte din lupta împotriva birocrației, mai știi…)
Dilemele mele, însă, ar fi totuși:
1) Ce mama zmeilor de sistem informatic au ministerele noastre, dacă băiatu’ de la IT știe parola ministrului? Curat securitate informatică…
2) De ce nu erau mail-urile alea în arhiva instituției?
3) În mâna cui o sta memoria instituțională a Statului Român? Oare la băiatu’?… O fi bine, o fi rău? O fi de secol XXI?
În rest, dacă o informăm despre condiții, cred ca Mme Clinton s-ar bucura să vină la noi…