Categorii, clase, documente, grupări de documente

Am observat în mai multe rânduri, în ultima vreme, un părerism zdrobitor legat de nomenclator, ca ce e, ca ce conține etc. Ca sunt documente in nomenclator – sunt o dudă. Ca nomenclatorul ajută a plasarea (sic!) documentelor în dosare. Aceeași dudă, că dacă ai mai mult de un dosar la o categorie, atunci nu mai știi, în baza nomenclatorului, în care dosar e documentul X. Și, dacă ar fi așa, nu armai fi nevoie de inventar. Iar pozițiile din nomenclator sunt fie grupări, fie genuri, fie documente.

Oamenii, la începutul istoriei, puneau act lângă act. Când treaba asta a devenit prea complicată la regăsire, au inventat grupări/asocieri/agregări de documente. Așa a apărut dosarul. Dosar care, la rândul lui, putea grupa actele cronologic (și, dacă dosarul era prea mare, se alcătuiau volume) sau pe sub-asocieri tematice sau de altă natură, care se cheamă sub-dosare. Criteriul de a grupa actele în dosare variază; ne zice MoReq2010:

  • Because they relate to the same business transaction or process,
  • Because they have the same business classification,
  • Because they share the same subject area or topic;
  • Because they relate to the same person, place, project, case, client, event or incident,
  • Because they share common metadata,
  • Because they have the same source or format,
  • Because they are managed by the same business unit,
  • Because they are intended for the same audience,
  • Because they have the same level of security access control, or
  • Because they are held under the same retention and disposal conditions.

Bun. Acum, când ai 300 documente și 3 dosare totul e în regulă. Dar dacă ai 20000, și răspândite prin organizație? De unde știi în care dosar sa pui actul, de unde știi în care dosar a pus actul ăla dinaintea ta? Și atunci, faci asocieri mai ample, care să reunească dosarele care au criterii comune. Implicit, dacă un dosar cuprinde documente, dosarele care au caracteristici comune le transferă și documentelor, deci putem spune ca sunt categorii de documente, categoria find definită de anumite caracteristici comune de grupare a documentelor (de ce coborâm la documente și nu rămânem la dosare? 1. Pentru că pot fi mai multe ‘dosare’ (de fapt, volume) la o categorie; 2. Pentru ca nu toate documentele sunt grupate în dosare, dar pot forma categorii).

În concluzie, nomenclatorul nu conține acte/documente. Conține clase/categorii. adică niște criterii care stau la baza identificării unor documente care satisfac acele criterii. Criteriile nu pleacă, în majoritatea cazurilor, de la genul actului, pentru ca acele categorii reflectă o activitate care produce acte/documente, or doar în anumite cazuri activitatea produce același gen de act. Bun, avem categoria – asta e o grupare intelectuală (grupare, daca plecăm de la documentul individual, sau divizare, dacă privim producția documentară în ansamblul ei). Din mormanul astfel adunat, începem să le mai divizăm o dată, făcând grupări pe dosare. Poate rezulta 1 dosar fizic/categorie intelectuală, sau 200 de dosare/categorie, sau dosar in 70 de volume/o categorie, sau 2 dosare, fiecare cu 3 subdosare/ categorie. Ca să știm câte dosare fizice sunt, facem un inventar al lor.

Atât de simplu.

Advertisements

Cine reglementează circuitul actelor în România?

Una din știrile zilei, despre cum funcționa MCSI într-o perioadă a sa de glorie, AICI. (Vorba bancului, pe vremea aia eram și eu tânăr… Pe atunci, astea erau doar zvonuri, de unde rezultă că istoria orală nu trebuie neglijată… Și uneori, erau realități, ca atunci când am aflat că interlocutorul meu, reprezentant oficial  al MCSI pe arhivare electronică, posesor de BMW, de fapt era angajat al unei firme de arhivare electronică, plantat acolo strategic… Vremuri romantice…).

Dar să scuturăm nostalgiile.

La fel ca și în cazul Bechtel, și acum știrea abundă în informații despre acte ministeriale pierdute. Ai impresia ca acolo totul e o vraiște, că nu știe stânga ce face dreapta, că nici  cererile de concediu nu se găseau. O fi așa, n-o fi așa? N-am fost să văd. Dar îmi pare al naibii de familiar cu o altă perioadă (ne)fastă — începutul anilor ’50, când la fel, resturile documentare sunt infime și vădesc un analfabetism administrativ crunt, efect direct al haosului și incompetenței. Să ajungi să faci comparație între proletarii inculți ai acelor ani și politicienii României din anii ’20xx e tragic.

Dar și mai tragic mi se pare că nimeni, dar absolut nimeni, nu pare a fi deranjat de această stare de lucruri. Nimeni nu încearcă o reformă (măcar declarativ), astfel încât haosul documentar să înceteze, să fie control asupra „hârtiilor”, asupra informației oficiale a unui minister. Nu e primăria din vârful dealului, e vorba de guvernul României! Dacă nici aici nu găsim documente demne de monitorizat, atunci unde?

Legea arhivelor (proiect) nu schimbă mare lucru în acest domeniu, din păcate. Codul administrativ – ignoră superior problema. Și totuși, cine se ocupă de arhiva curentă a administrației la cel mai înalt nivel, de modul în care diverși neni și tanti ajunși în funcții publice creează, păstrează și folosesc documente? Și uneori pleacă cu hârtiile sau le ascund sau… pur si simplu nu lasă urme a ceea ce au făcut?

Ce democrație? Ce responsabilitate în fața cetățenilor? Ev mediu! Guvernare în munți și în păduri…

Arhiviști sau arhivari? Cum ne reformăm, mergând înapoi

Distincția arhivist-arhivar e un compromis lexical. Termenul de arhivar provine din germană, unde înseamnă… „arhivist”. În România Mare, s-au lovit așadar 2 termeni din 2 culturi diferite, cel francez (archiviste) și cel german (archivar). Nu știu exact evoluția și momentul deciziei, dar, cumva, arhivistul/archivar a devenit arhivar și atât. Poate pentru că „der archivar” era funcționarul de la primările săsești din Transilvania (cele cu arhivă publică propriu-zisă, serioasă și consolidată) și apoi s-a asimilat funcționarul de la creatori ca fiind arhivar. S-o fi suprapus cu faptul că în multe cazuri funcționarul de la creatori nu avea studii superioare, deși „der archivar” Franz Zimmermann avea studii chiar la Viena… Mă rog, subiect de studiu.

Read More »

Din gândirea arhivistică românească

Cercetarea se interesează de fenomenele sociale, politice, economice, culturale așa cum rezultă din documente și nu din modul lor de organizare în fondurile lor arhivistice, deși aceasta îi înlesnește studiul. Cercetătorului îi este necesară organizarea fondului numai în măsura în care are nevoie de ea pentru a face referire în aparatul științific.

Translation

The research is interested in social, political, economical, cultural phenomena as they result from records, and not from their way of arrangement within the archival fonds, though this might enhance the examination. The fonds arrangement is useful for scholar only as much as needs it for referencing the record.

Amin! 🙂

Cred ca merită premiul Nobel, rezolvând quadratura cercului arhivistic. Toți prostii aia care au scris cât au scris, au scris degeaba. Luați de la noi știință, bah!!!