MAC – o carte excelentă (1)

Marie-Anne Chabin, De la documentele de arhiva la urmele digitale, Paris, Ed. Klog, 2018

 

,,Riscul de indisponibilitate a datelor sau documentelor, care se referă la un terț sau la probleme interne, este în centrul managementului arhivistic al documentelor (records management), după cum ne arată standardul ISO 15489 (2001, 2016). Cauzele indisponibilității unei informații sunt în special dispariția (distrugerea) suportului, faptul că este prost clasificat sau prost indexat și mai greu de găsit decât acul în carul cu fân, faptul că datele au fost corupte și că fișierul nu mai poate fi deschis sau încă faptul că a fost transferat neautorizat către un terț și nu mai este accesibil. Consecințele indisponibilității merg de la timpul pierdut cu regăsirea până la sancțiuni administrative grave trecând prin costurile reconstituirii datelor și riscul mediatic, dacă incidentul a devenit public.

Păstrarea excesivă reprezintă faptul de a păstra în propriile spații de depozitare/stocare (sau la firme de depozitare sau stocare digitală) documente cu termen de păstrare expirat. Costul suplimentar de păstrare poate fi neglijabil, dar nu gradul de încredere al informației: ar fi mai bine să se evite ca documentele nevalidate sau modificate (deci, care nu mai sunt actuale) să aglomereze rezultatele căutării și să de a bătăi de cap utilizatorului, fără a mai vorbi despre documente confidențiale depășite. În fața riscului unei utilizări de date perimate, unii autori de aplicații informatice sau depozitari online propun de-referențierea; acesta este un răspuns parțial, pe care o migrare de aplicație sau un motor de căutare îl poate ocoli și poate duce la accesarea datelor. De altfel, odată cu Regulamentul european din 2016, păstrarea excesivă (deci nejustificată) de date personale poate fi foarte scumpă, sub forma amenzii sau riscului reputațional.”

Advertisements

Mecanismul de confidențialitate Gmail

… sau un nou cui in sicriul arhivei o nouă provocare arhivistică.

Am testat astăzi noul mecanism de la Gmail privind mecanismul de confidențialitate. Mai acum câteva secole, ceva similar a încercat și Microsoft, dar nu prea funcționa (pe undeva normal, o dată ce descărcai emailul în Outlook, cam greu să rechemi/ștergi mesajul).  Gmail vine însă cu o altă logică, prin care ei păstrează controlul mesajului și, prin urmare, au posibilitatea efectiv să blocheze accesul. Practic, destinatarul unui email “securizat” primește un email-link (sa te ții atacuri phising de-acuma…) care, o dată accesat, permite vizualizarea emailului în browser.  Totul bazat pe cloud.

Capture.PNG

Implicații arhivistice:

1. Emailurile trimise pot fi blocate: azi îl vedem, si nu e…  Impactul este nimicitor pentru ceea ce înseamnă documentare si arhivă: nu doar ca nu mai ai corespondența sub controlul tău, dar e posibil să nici nu o mai poți accesa. Știu, asta e politica standard pentru corespondență clasificată, dar asta e un pic problematic apropos de transparență administrativă.

2. Captura emailurilor pentru eventuala arhivare trebuie realizată în momentul primirii. Rămâne o discuție cum, deoarece emitentul poate dezactiva print, forward etc. Cred că rămâne ca alternativă captura de ecran, ceea ce e o glumă…

3. Cei cu sisteme deconectate de internet, dar cu acces la email, nu vor putea vizualiza nimic.

 

Gânduri și Notițe…

Patrimoniu cultural național

Patrimoniu documentar național

Patrimoniu arhivistic național

 Primul este general in sfera muzeelor, al doilea este zona Bibliotecii Naționale (bibliotecilor, în genere), al treilea este specific Arhivelor Naționale (arhivelor, prin extensie).

Primul este cel mai larg, acoperă tot. Adică, muzeele pot avea cu egală îndreptățire obiecte, cărți, documente.

Al doilea este o nișă, limitând zona de protecție la informație (document pe suport). Cărți, documente – orice.

Al treilea este și mai îngust, delimitând din zona de patrimoniu documentar documentul de arhivă (actul), adică acel document produs și păstrate de o organizație/persoană în cursul activității. Dar, este evident că orice document este creat de cineva. Prin urmare, specificul nu este doar crearea, ci și acumularea; deci nu individualitate, ci colectivitate; nu exemplar de excepție, ci rezultate rutiniere ale proceselor rutiniere de lucru.

Specificul arhivelor și arhivisticii, așadar, îl reprezintă colectarea și  ansamblurilor documentare produse și păstrate de organizații. Asta face ca accentul să nu cadă pe „documentul unic și irepetabil”, „excepțional”, ci pe ansamblul documentar rezultat dintr-o activitate excepțională a unui creator excepțional. Suplimentar, nișarea profesională este determinată nu de document (care poate fi comun și celorlalte două profesii culturale), ci de dualitatea cultural/administrativ. Înțelegerea modului de funcționare al creatorului și de acumulare a arhivei este specific și obligatoriu arhivisticii și arhivelor. La fel și respectul față de modul de organizare a arhivei dat de creator.

Despre evaluarea arhivistică

Angelika MENNE-HARITZ, Appraisal or Documentation: Can We Appraise Archives by Selecting Content? in American Archivist / Vol. 57 / Summer 1994

Scopul evaluării depinde de cum sunt percepute scopurile muncii arhivistice, ca întreg. Am examinat câteva abordări orientate spre conținut relative la evaluare. Premisa de bază a tuturor acestora este că arhivele urmăresc să contureze, pe cât de adevărat posibil, o imagine a societății. Dar materialul brut cu care trebuie să lucrăm nu se conformează acestor ambiții.

Read More »

Documentul ca instrument

 

Umaniștii studiază artefactele umane în încercarea de a înțelege, dintr-o perspectivă particulară și într-un anumit context, ce înseamnă a fi om. Termenul artefact este folosit aici în cel mai larg sens: un artefact este un obiect creat de oameni. Artefactele pot fi obiecte de interes primare sau să servească drept mărturie a activităților, evenimentelor și intențiilor umane. Arhiviștii fac o distincție utilă între un obiect creat intenționat, ca o finalitate în sine, și un obiect care este un produs secundar al activității umane, obiect având de obicei o funcție de intermediere, ca un mijloc sau un instrument. Romanele, poemele, culegerile de texte, picturile, filmele, sculpturile și simfoniile sunt create ca finalități în sine. Dosarele de instanță, certificate de naștere, referatele, facturile, contractele sau corespondența facilitează sau  funcționează ca un mijloc pentru alte obiective sau ca mărturie sau consemnare a anumitor acțiuni desfășurate. Desigur, artefactele care sunt un scop în sine pot funcționa de asemenea ca mărturii. Un roman, de pildă, poate fi văzut ca un obiect literar, cu anumite calități estetice și intelectuale sau ca mărturie pentru limbajul folosit sau pentru a identifica valori culturale importante într-un anumit context istoric.

D.V. Pitti, Designing Sustainable Projects and Publications in A Companion to Digital Humanities, ed. Susan Schreibman, Ray Siemens, John Unsworth. Oxford: Blackwell, 2004. (http://www.digitalhumanities.org/companion/)

Povești cu date personale. Și de ce cred că nu ne vom face bine niciodată

1. Am fost la o conferință în Italia. Una din primele hârtii pe care a trebuit să le semnez a fost cea în care trebuia să optez dacă sunt sau nu de acord ca moaca mea să apară pe internet. Adică, dacă sunt de acord ca eu, în pozele de ansamblu făcute, să apar sau să fiu eliminat. Ce prostie!, ar spune un român. Poate, dar e prevăzut în reglementările privind datele personale… Care — culmea — sunt aceleași pe tot teritoriul UE. De câte ori suntem întrebați despre acest lucru în România?

2. Am fost la Predeal. Lângă Cabana 3 Brazi este un mic parc de joacă pentru copii, funparkpredeal (în engleză, că e firma internațională…). Se închiriau sănii. Ca să închiriezi o sanie, trebuie să lași buletinul.

— Doamna, cum să imi las actul de identitate la dvs., sunteți Poliția?

— Atunci vă fac o copie xerox.

– Dvs. sunteți operatori de date cu caracter personal? Nu vi se pare excesiv ca într-o dugheană să colectați copii după actele de identitate ale oamenilor? Parcă suntem în Africa, nu în UE…

– Da, suntem în Africa, vine răspunsul, că românii sunt hoți și ne-au furat săniile…

– Și dacă puneați 50 lei ca garanție pentru sanie, nu era legal și corect?

Mi se pare absolut revelator că ne indignăm că „hoții ăia de sus” ne fac de râs, dar nu avem nicio reacție când o individă al cărei nivel de împlinire profesională e limitat la a fi vânzătoare într-o cutie de plastic își permite să ne facă pe toți „hoți”. Și că ne adună actele de identitate… (apoi, ne mirăm cum neica-nimeni are strânse semnături cu CI și CNP pentru senat, deputați, referendumuri, inițiative legislative. De exemplu) și mi se pare absolut revelator că pârliții aia, care au oferit servicii la mii și mii de oameni până acum, nu au fost chestionați de nimeni despre practicile lor…

3. Firma Arctic. Reparație de frigider, cu actele de cumpărare pierdute. Copie scanată color de pe buletin, încărcată în sistem informatic!

— Sunteți operator de date? Aveți dreptul legal să stocați copiile buletinului?

— Vreți sau nu vreți garanția? Nu îmi dați, nu vă rezolv.

– Dar de ce aveți nevoie de buletin?

– Dacă sunteți samsar de frigidere defecte și le reparați pe spezele noastre?

– Și nu era legal și corect dacă dădeam o declarație propria răspundere?

Privirea senină și indignată îmi spunea că neam de neamul ei nu a auzit vreodată de datele personale. Că sunt singurul tâmpit care și-a pus întrebarea ce fac ăștia cu buletinul meu. Desigur, în definitiv, nu e problema ei, ci a firmei. Care se vrea reper regional de altfel… 

4, O școală. Nu contează. Una modernă și aliniată epocii. Oferă catalogul electronic. Uraa!!!! Intrăm în civilizație. Oare?? Hai să vedem. Infrastructura IT nu e a școlii, ci a unei firme. Părinții nu plătesc școlii, ci firmei. Deci, firma primește de la școală date personale ale elevilor (cum oare identifică elevii? Doar după nume, sau după CNP – întreb și eu…) note și alte alea și le monetizează. Deci Statul tranzacționează datele pentru ca firme private să scoată bani. Există oare protocol de transfer și prelucrare a datelor personale, exista consimțământ explicit, firma de IT este operator de date personale sau nu ne încurcăm în așa ceva? Apoi, cine încarcă datele pentru firmă? Ăăă, cred că profesorii (îh, deci angajații de la stat muncesc pentru a furniza datele unei firme private, care monetizează și munca lor? Hmmm….). Și logurile de activitate, și credențialele (poate și alea cu ceva identificatori unici, de tipul CNP, mai știi?) se păstrează — evident — de către firmă… care știe astfel cine face, când anume face, cum anume face un angajat de la stat… Modernitate, așa-i?

Ce să explici că se încalcă legea? Legea e greșită, clar, pentru că împiedică modernitatea. Problema învățământului e manualul de sport, nu transferul de date personale… 

 

Europa se agită cu GDPR. La noi nu va fi nimic. Nici aici, nici în alte zone. Suntem atât de ocupați cu abuzurile ,,ălora mari”, încât nu vedem abuzurile de lângă noi făcute de tot felul de micimani, dar de care depinzi într-un fel sau altul. Care sunt atât de rupți de realitate, că nici măcar nu știu că există vreo lege pe care au încălcat-o.

“Care lege? Nu mă privește pe mine… Eu FAC lucruri, nu mă încurc în rahaturi…”