Atunci când am fost pus în situația de a crea o codificare unică pentru o cotă arhivistică într-un fond, în contextul informatizării evidențelor, am încercat să mă inspir dintr-un sistem logic. În definitiv, așa cum ne spune și ISADG, plecăm de la general la particular, avem o clasificare și o ierarhizare a diviziunilor dintr-un fond. Astfel, am considerat că referința la un dosar, de exemplu, este ID fondului, ID subfondului, ID seriei si ID dosarului; logic, de la mare la mic, în cadrul entității arhivistice de bază — fondul. Adăugând în fața acestei cote un RO-AN, obținem practic o cotă unică la nivel mondial. UUID în toată splendoarea.
Problema care apare însă aici este că structura de regăsire a unei unități arhivistice nu este întotdeauna dată de ceea ce ar trebui să fie ordonarea arhivistică, respectiv părțile structurale a unui fond. În foarte multe cazuri, agregarea superioară u.a. este de fapt o preluare de arhiva sau o grupare ad-hoc de prelucrare, pe care a creat-o arhivistul. E corect profesional? — evident nu, în ceea ce înseamnă ordonare arhivistică, dar e o realitate, care va fi vizibilă pentru toată lumea odată ce toate evidențele AN vor fi online, spre sfârșitul acestui an[1]. Iar evidența, respectiv inventarul de arhivă, reflectă în majoritatea covârșitoare a cazurilor, această structură de management al arhivei și nu, cum ar fi normal, structura fondului ordonat arhivistic[2].
Având în vedere această realitate, mai mulți colegi s-au arătat contrariați de ce cota nu este sub forma ID Fond–ID inventar–ID ua, pentru că ar reflecta, mai bine, realitatea. M-am opus acestei poziții din mai mult motive.
În primul rând, de natură logică. Dacă aveam inventarele numerotate în cadrul fondului, avea un anume sens. Dar atât timp cât inventarele au o evidență complet separată, pot avea F1-inv 30, F2, inv.3 — si mi se pare că nu există nici o schemă logică, ci doar un identificator aleatoriu, care nu îți permite, după cotă, reconstituirea structurii fondului, care să (sau ar trebui să) dea context documentar unei anumite u.a. (context documentar de origine, nu cel de management).
Al doilea argument era că inventarul se poate schimba în timp, ceea ce ar determina modificarea tuturor cotelor. Or, asta e o practică nefericită. Nu ar trebui să modificăm cotele de nu știu câte ori, ci ar trebui să dăm persistență identificatorilor, mai ales într-o lume globală.
Al treilea argument vine din faptul că eu pot descrie o u.a. în sistem fără să am un inventar. Astfel, logica fireaască de cotare a unui fond ar trebui să vină de la materialul arhivistic, din fond, și nu din afara lui, de la un instrument creat de un arhivist.
Dar asociat cu acest al treilea argument mai vine altul, contrar. În momentul în care voi putea prelua u.a. de la un creator în regim electronic, este limpede că nu va exista o cotă coerentă cu sistemul meu de ordonare, ci voi prelua cotele așa cum vin ele. Adică, ca fi o cotă din preluare; deci cota arhivistică va fi nr. preluare + alte elemente de identificare, până la nivel de u.a. Bun, nu va fi număr de inventar, pentru că inventarul e oricum un produs contextal, exterior materialului arhivistic.
Deci, cum e mai bine?
Sincer, evaluez… Este foarte probabil că în timp va trebui renunțat la ambiția unui ID coerent și logic uman, și va trebui să ne limităm la un ID aleator, sau semi-aleator, în sensul că este legat de procesul de management (preluare/ingestare, mai degrabă). Iar ordinea arhivistică, cea care să dea coerență organizării și să permită decelarea contextului documentar, să fie dată de un element aleator, cum este acum indicativul în schema de ordonare. RIC ar facilita de altfel așa ceva.
Ce e „amuzant” este că promotorii soluției cu inventarul în cotă sunt convins că vor fi primii care vor protesta, pentru că un astfel de sistem nu e unul creat in logica și sub controlul arhivistului, deși sistemul nr de inventar este cel puțin la fel de subiectiv, condiționat specific și neintegrat într-o logică generală și uniformă a materialului arhivistic.
De ceea ce mă tem însă cu acest sistem este că, din cauza “efortului” pentru conceperea indicativului de ordonare, se va întări ideea de eliminare a ordonării arhivistice, pentru că mulți arhiviști oricum o consideră inutilă, fiind concentrați exclusiv pe conținutul informațional, fără să remarce faptul că valoarea informației nu rezidă doar în CE se spune, ci și CINE spune, precum și pe ideea – falsă, până când AI o va rezolva — că dacă dai căutare full text și nu mai ai nevoie de navigare în structura de fond pentru regăsirea informației.
Dar presupun că multe lucruri sunt impuse/validate doar de realitatea practică, mai ales acolo unde exercițiul de abstractizare e floare rară…
[1] Situația a fost generată de cauze obiective – lipsă de resurse, dar și subiective, în multe cazuri, adoptându-se cea mai soluția cu consum minim de efort, în dauna rigorii profesionale.
[2] Așa se și explică de ce la noi ordonarea arhivistică a devenit sinonimă de multe ori cu aranjatul în ordinea cotelor pe raft, în timp ce în alte țări ordonarea apare ca o activitate profund intelectuală.
Bogdan's Archival Blog -- Blog de arhivist 