Despre arhivist (1)

Azi voi scrie două însemnări despre arhivist.

Prima se referă la cum văd eu competențele arhivistului. Ceea ce prezint în continuare poate nu e structurat cum ar trebui să arate o listă de competențe, însă nu asta e esența mesajului.


Lista de mai jos pleacă de la 2 principii fundamentale, care erau odată, logica arhivistului/arhivisticii de la noi. Odată, pentru că azi nu mai cred că sunt sau, în orice caz, numai știe nimeni dacă sunt sau nu.

  1. Arhiva este una, începând cu momentul în care documentul a fost înregistrat și până la păstrarea lui permanentă într-o instituție de arhivă istorică. Ca urmare, arhivistul trebuie să poată cunoaște atât arhiva curentă, cât și arhiva istorică. Da, cu accente diferite (unul devine specialist pe evidența documentelor tehnice, altul pe arhivă de secol 18 și mai are nevoie și de paleografie), dar, în esență, corpul de bază al cunoștințelor ar trebui să îi permită să presteze onorabil o activitate de management arhivistic. Ca o pregătire generalistă, dacă vreți.
  2. Arhiva este una, indiferent de suport/mediu de creare. La fel, poate avea specializări (că e arhivist-paleograf sau arhivisti digital), dar, la fel, ar trebui să poată asigura un management arhivistic în orice condiții.

Politica generală

  • Asigură managementul arhivelor de organizații[1], precum și al arhivelor istorice, prin constituirea, organizarea și păstrarea materialelor documentare, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital).
  • Poate realiza, singur sau în echipă, proiectarea, implementare și întreținerea de sisteme de management, având ca scop reglementarea și desfășurarea proceselor arhivistice dintr-o organizație, precum întocmirea evidenței, clasificarea, organizarea, păstrarea, accesul, selecționarea și eliminarea, documentelor, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital)
  • Poate realiza, singur sau în echipă, documente de reglementare internă (politici, proceduri, secțiuni de proceduri) referitoare la procesele arhivistice dintr-o organizație
  • Asigura monitorizarea și evaluarea sistemelor, procedurilor și proceselor arhivistice, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Asigură asistența profesională și instruirea altor angajați în ceea ce privește responsabilitățile acestora în implementarea și desfășurarea corectă a proceselor arhivistice, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Coordonează/realizează activitatea de prelucrare arhivistică pentru materialele documentare aflate în arhiva din responsabilitatea sa, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Întocmește/contribuie la întocmirea caietelor de sarcini referitoare la achiziția de servicii asociate proceselor arhivistice din organizație
  • Verifică corectitudinea întocmirii unui nomenclator arhivistic, pe fond și pe formă, urmărind includerea tuturor structurilor organizaționale creatoare de arhivă, și a categoriilor de documente create, fundamentarea și coerența termenelor de păstrare asociate și în special a categoriilor de materiale documentare cu termen de păstrare permanent,  propunând soluții și decizii.
  • Promovează și argumentează importanța managementului arhivistic al documentelor și arhivelor, cu sublinierea relevanței pentru organizația creatoare și societate.

Evaluare nevoi

  • Identifică cerințele și condițiile pentru crearea/revizuirea, înregistrarea și managementul arhivistic al documentelor dintr-o organizație, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital), prin analiza proceselor de muncă generatoare de documente.

Riscuri

  • Identifică riscurile asociate cu crearea, înregistrarea și managementul arhivistic al documentelor dintr-o organizație

Pregătire individuală

  • Se perfecționează continuu și participa la programe de formare profesională periodică

Instrumente de control

  • Coordonează implementarea/întocmește, singur sau în echipă, întocmirea instrumentelor arhivistice de control, prevăzute în legislație sau necesare pentru activitate, precum nomenclatorul arhivistic, instrumentele de evidență a materialului documentar (circulație internă, gestiune), documentații privind controlul accesului la materialul documentar, transferul, selecționarea, eliminarea acestuia la expirarea termenelor de păstrare, , indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Asigura dezvoltarea, implementarea și întreținerea schemelor de metadate referitoare la procesele arhivistice, singur sau în colaborare cu alte categorii de personal (informaticieni, juriști etc.), indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
  • Urmărește și se asigură de adecvarea structurării categoriilor de material documentar creat, precum și de includerea tuturor subdiviziunilor organizaționale în nomenclatorul arhivistic, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)[2].
  • Asigură/coordonează  documentarea modului de fundamentare și coerenței termenelor de păstrare atribuite categoriilor de material documentar dintr-un nomenclator
  • Asigură identificarea materialului documentar cu valoare permanentă, urmărind luând în considerare interesele organizației creatoare, al mediului social și academic, mai larg[3].

Organizare arhivă

  • Folosește sisteme informatice dedicate pentru managementul arhivelor în funcție de momentul din ciclul de viață.
  • Se asigură că materialele documentare (individuale sau grupate în dosare fizice sau virtuale ) sunt identificate uniform, coerent, păstrate și conservate conform regulilor aplicabile și standardelor profesionale[4].
  • Asigură documentarea și înțelegerea istoricului creatorului de documente, la nivel organizațional și funcțional, precum și a mediului general în care acesta a funcționat/funcționează, în vederea reconstituirii/asigurării contextului de creare a materialului documentar
  • Coordonează sau desfășoară activități de ordonare arhivistică la diferite niveluri (arhivă, fond, grupare de materiale documentare), cu respectarea principiilor profesionale universal acceptate, păstrând și asigurând contextualizarea informațiilor și autenticitatea acestora[5].
  • Administrează sau participă la administrarea arhivelor digitale (documente nestructurate sau baze de date), încorporând  cele mai noi tehnologii de administrare și păstrare[6].

Păstrare/migrare

  • Coordonează, planifică și implementează transferul materialului documentar în/din gestiunea proprie
  • Coordonează/întocmește instrumentele de evidență de la nivelul depozitelor de păstrare arhivă
  • Coordonează sau desfășoară activități de organizare a depozitului de arhivă
  • Întocmește planurile  de prevenire a riscurilor de degradare/distrugere a arhivei
  • Asigură procese arhivistice de luare în evidență (inventariere, descriere arhivistică, indexare etc.) pentru materialele documentare identificate în depozitele de păstrare arhivă și de verificare/perfecționare a acestei evidențe unde este cazul, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital)
  • Asigură sistematizarea (ordonarea fizică) a materialului cadrul sistemelor de păstrare).
  • Coordonează/implementează/participă la implementarea și desfășurarea proceselor de copiere de siguranță (microfilmare, digitizare) sau a migrării/conversiei  materialului documentar digital în noi formate, inclusiv prin elaborarea criteriilor și planurilor asociate[7].
  • Asigură păstrarea și depozitarea materialului arhivistic în condiții corespunzătoare, indiferent de mediul de crearea al acestora[8]
  • Identifică factorii de degradare și propune soluții de contracarare a lor.
  • Întocmește și asigură coordonarea planurilor/părților de planuri de urgență și evacuare, privitoare la arhivă.
  • Participă la întocmirea planurilor de continuitate a activității, prin identificarea materialului documentar esențial pentru funcționarea și scopurile organizației.

Acces

  • Identifică nevoile de protecție a informațiilor cuprinse în materialele de arhivă.
  • Implementează/participă la identificarea și implementarea mecanismelor de control acces la materialul documentar, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital), precum și a măsurilor de protecție cibernetică a arhivei electronice
  • Întocmește forme de evidență care să asigure monitorizarea accesului și folosirii
  • Asigură folosirea materialului documentar pentru scopuri de informare, documentare, fundamentare juridică sau culturale, conform legislației generale și reglementărilor specifice
  • Participă la realizarea și asigură implementarea, după caz, a măsurilor de protecție a datelor personale, a documentelor clasificate și a altor materiale documentare ce conțin informații cu restricții de acces sau reproducere.

Eliminare (selecționare/transfer)

  • Urmărește expirarea termenelor de păstrare a materialului documentar și inițiază procesul de selecționare
  • Întocmește procesul verbal de selecționare și asistă comisia de selecționare în fundamentarea deciziilor
  • Verifică validitatea procesului de selecționare și a documentației aferente, propunând soluții și decizii.
  • Urmărește și implementează distrugerea materialului documentar cu termen de păstrare expirat
  • Asigură actualizarea evidențelor după eliminarea materialului documentar, în urma selecționării sau transferului definitiv.
  • În activitatea de selecționare, urmărește variațiile termenelor de păstrare estimate prin nomenclatorul arhivistic, în special a termenului Permanent.

[1] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F12428071-1ec8-4d52-a0ce-3eee78e1e1be&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/12428071-1ec8-4d52-a0ce-3eee78e1e1be

[2] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F49812c2d-3a36-4be8-bd41-8c0be3db7c6d&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/49812c2d-3a36-4be8-bd41-8c0be3db7c6d

[3] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Ffac4775a-39d0-4bc4-a014-26ea1461bd8a&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/fac4775a-39d0-4bc4-a014-26ea1461bd8a

[4] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Fcaea6ac9-3972-42c4-9be6-042fe3e426f5&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/caea6ac9-3972-42c4-9be6-042fe3e426f5

[5] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Fd4f9906e-3b22-4c27-9b32-1c1f457ced44&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/d4f9906e-3b22-4c27-9b32-1c1f457ced44

[6] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Ffa3e5cec-703e-4d46-b3bb-e8a89540ab54&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/fa3e5cec-703e-4d46-b3bb-e8a89540ab54

[7] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd

[8] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s