Despre arhivist (1)

Azi voi scrie două însemnări despre arhivist.

Prima se referă la cum văd eu competențele arhivistului. Ceea ce prezint în continuare poate nu e structurat cum ar trebui să arate o listă de competențe, însă nu asta e esența mesajului.

---

Lista de mai jos pleacă de la 2 principii fundamentale, care erau odată, logica arhivistului/arhivisticii de la noi. Odată, pentru că azi nu mai cred că sunt sau, în orice caz, numai știe nimeni dacă sunt sau nu.

1. Arhiva este una, începând cu momentul în care documentul a fost înregistrat și până la păstrarea lui permanentă într-o instituție de arhivă istorică. Ca urmare, arhivistul trebuie să poată cunoaște atât arhiva curentă, cât și arhiva istorică. Da, cu accente diferite (unul devine specialist pe evidența documentelor tehnice, altul pe arhivă de secol 18 și mai are nevoie și de paleografie), dar, în esență, corpul de bază al cunoștințelor ar trebui să îi permită să presteze onorabil o activitate de management arhivistic. Ca o pregătire generalistă, dacă vreți.
2. Arhiva este una, indiferent de suport/mediu de creare. La fel, poate avea specializări (că e arhivist-paleograf sau arhivisti digital), dar, la fel, ar trebui să poată asigura un management arhivistic în orice condiții.

Politica generală

• Asigură managementul arhivelor de organizații[1], precum și al arhivelor istorice, prin constituirea, organizarea și păstrarea materialelor documentare, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital).
• Poate realiza, singur sau în echipă, proiectarea, implementare și întreținerea de sisteme de management, având ca scop reglementarea și desfășurarea proceselor arhivistice dintr-o organizație, precum întocmirea evidenței, clasificarea, organizarea, păstrarea, accesul, selecționarea și eliminarea, documentelor, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital)
• Poate realiza, singur sau în echipă, documente de reglementare internă (politici, proceduri, secțiuni de proceduri) referitoare la procesele arhivistice dintr-o organizație
• Asigura monitorizarea și evaluarea sistemelor, procedurilor și proceselor arhivistice, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
• Asigură asistența profesională și instruirea altor angajați în ceea ce privește responsabilitățile acestora în implementarea și desfășurarea corectă a proceselor arhivistice, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
• Coordonează/realizează activitatea de prelucrare arhivistică pentru materialele documentare aflate în arhiva din responsabilitatea sa, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
• Întocmește/contribuie la întocmirea caietelor de sarcini referitoare la achiziția de servicii asociate proceselor arhivistice din organizație
• Verifică corectitudinea întocmirii unui nomenclator arhivistic, pe fond și pe formă, urmărind includerea tuturor structurilor organizaționale creatoare de arhivă, și a categoriilor de documente create, fundamentarea și coerența termenelor de păstrare asociate și în special a categoriilor de materiale documentare cu termen de păstrare permanent,  propunând soluții și decizii.
• Promovează și argumentează importanța managementului arhivistic al documentelor și arhivelor, cu sublinierea relevanței pentru organizația creatoare și societate.

Evaluare nevoi

• Identifică cerințele și condițiile pentru crearea/revizuirea, înregistrarea și managementul arhivistic al documentelor dintr-o organizație, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital), prin analiza proceselor de muncă generatoare de documente.

Riscuri

• Identifică riscurile asociate cu crearea, înregistrarea și managementul arhivistic al documentelor dintr-o organizație

Pregătire individuală

• Se perfecționează continuu și participa la programe de formare profesională periodică

Instrumente de control

• Coordonează implementarea/întocmește, singur sau în echipă, întocmirea instrumentelor arhivistice de control, prevăzute în legislație sau necesare pentru activitate, precum nomenclatorul arhivistic, instrumentele de evidență a materialului documentar (circulație internă, gestiune), documentații privind controlul accesului la materialul documentar, transferul, selecționarea, eliminarea acestuia la expirarea termenelor de păstrare, , indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
• Asigura dezvoltarea, implementarea și întreținerea schemelor de metadate referitoare la procesele arhivistice, singur sau în colaborare cu alte categorii de personal (informaticieni, juriști etc.), indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)
• Urmărește și se asigură de adecvarea structurării categoriilor de material documentar creat, precum și de includerea tuturor subdiviziunilor organizaționale în nomenclatorul arhivistic, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital)[2].
• Asigură/coordonează  documentarea modului de fundamentare și coerenței termenelor de păstrare atribuite categoriilor de material documentar dintr-un nomenclator
• Asigură identificarea materialului documentar cu valoare permanentă, urmărind luând în considerare interesele organizației creatoare, al mediului social și academic, mai larg[3].

Organizare arhivă

• Folosește sisteme informatice dedicate pentru managementul arhivelor în funcție de momentul din ciclul de viață.
• Se asigură că materialele documentare (individuale sau grupate în dosare fizice sau virtuale ) sunt identificate uniform, coerent, păstrate și conservate conform regulilor aplicabile și standardelor profesionale[4].
• Asigură documentarea și înțelegerea istoricului creatorului de documente, la nivel organizațional și funcțional, precum și a mediului general în care acesta a funcționat/funcționează, în vederea reconstituirii/asigurării contextului de creare a materialului documentar
• Coordonează sau desfășoară activități de ordonare arhivistică la diferite niveluri (arhivă, fond, grupare de materiale documentare), cu respectarea principiilor profesionale universal acceptate, păstrând și asigurând contextualizarea informațiilor și autenticitatea acestora[5].
• Administrează sau participă la administrarea arhivelor digitale (documente nestructurate sau baze de date), încorporând  cele mai noi tehnologii de administrare și păstrare[6].

Păstrare/migrare

• Coordonează, planifică și implementează transferul materialului documentar în/din gestiunea proprie
• Coordonează/întocmește instrumentele de evidență de la nivelul depozitelor de păstrare arhivă
• Coordonează sau desfășoară activități de organizare a depozitului de arhivă
• Întocmește planurile  de prevenire a riscurilor de degradare/distrugere a arhivei
• Asigură procese arhivistice de luare în evidență (inventariere, descriere arhivistică, indexare etc.) pentru materialele documentare identificate în depozitele de păstrare arhivă și de verificare/perfecționare a acestei evidențe unde este cazul, indiferent de mediul de creare al acestora (analogic sau digital)
• Asigură sistematizarea (ordonarea fizică) a materialului cadrul sistemelor de păstrare).
• Coordonează/implementează/participă la implementarea și desfășurarea proceselor de copiere de siguranță (microfilmare, digitizare) sau a migrării/conversiei  materialului documentar digital în noi formate, inclusiv prin elaborarea criteriilor și planurilor asociate[7].
• Asigură păstrarea și depozitarea materialului arhivistic în condiții corespunzătoare, indiferent de mediul de crearea al acestora[8]
• Identifică factorii de degradare și propune soluții de contracarare a lor.
• Întocmește și asigură coordonarea planurilor/părților de planuri de urgență și evacuare, privitoare la arhivă.
• Participă la întocmirea planurilor de continuitate a activității, prin identificarea materialului documentar esențial pentru funcționarea și scopurile organizației.

Acces

• Identifică nevoile de protecție a informațiilor cuprinse în materialele de arhivă.
• Implementează/participă la identificarea și implementarea mecanismelor de control acces la materialul documentar, indiferent de mediul de creare al documentelor (analogic sau digital), precum și a măsurilor de protecție cibernetică a arhivei electronice
• Întocmește forme de evidență care să asigure monitorizarea accesului și folosirii
• Asigură folosirea materialului documentar pentru scopuri de informare, documentare, fundamentare juridică sau culturale, conform legislației generale și reglementărilor specifice
• Participă la realizarea și asigură implementarea, după caz, a măsurilor de protecție a datelor personale, a documentelor clasificate și a altor materiale documentare ce conțin informații cu restricții de acces sau reproducere.

Eliminare (selecționare/transfer)

• Urmărește expirarea termenelor de păstrare a materialului documentar și inițiază procesul de selecționare
• Întocmește procesul verbal de selecționare și asistă comisia de selecționare în fundamentarea deciziilor
• Verifică validitatea procesului de selecționare și a documentației aferente, propunând soluții și decizii.
• Urmărește și implementează distrugerea materialului documentar cu termen de păstrare expirat
• Asigură actualizarea evidențelor după eliminarea materialului documentar, în urma selecționării sau transferului definitiv.
• În activitatea de selecționare, urmărește variațiile termenelor de păstrare estimate prin nomenclatorul arhivistic, în special a termenului Permanent.

---

[1] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F12428071-1ec8-4d52-a0ce-3eee78e1e1be&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/12428071-1ec8-4d52-a0ce-3eee78e1e1be

[2] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F49812c2d-3a36-4be8-bd41-8c0be3db7c6d&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/49812c2d-3a36-4be8-bd41-8c0be3db7c6d

[3] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Ffac4775a-39d0-4bc4-a014-26ea1461bd8a&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/fac4775a-39d0-4bc4-a014-26ea1461bd8a

[4] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Fcaea6ac9-3972-42c4-9be6-042fe3e426f5&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/caea6ac9-3972-42c4-9be6-042fe3e426f5

[5] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Fd4f9906e-3b22-4c27-9b32-1c1f457ced44&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/d4f9906e-3b22-4c27-9b32-1c1f457ced44

[6] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2Ffa3e5cec-703e-4d46-b3bb-e8a89540ab54&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/fa3e5cec-703e-4d46-b3bb-e8a89540ab54

[7] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd

[8] https://ec.europa.eu/esco/portal/skill?uri=http%3A%2F%2Fdata.europa.eu%2Fesco%2Fskill%2F5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd&conceptLanguage=en&full=true#&uri=http://data.europa.eu/esco/skill/5119a6dd-64ca-48e5-a906-85b9ab84aefd

Tristeti…

1. Am fost anul acesta la conferinta CIA de la Girona. Linii directoare: dominatia totala a industriei IT asupra obiectivelor institutionale; dominatia arhivei electronice asupra discursului profesional (nimic altceva nu mai incape); saracia si sub-bugetarea generalizate pentru Arhivele Nationale, de peste tot din lume; dictatul bogatiei unor arhive mici, care ajung a graiasca niste enormitati mai mari ca ele – dar sunt vocale, sunt prezente si iau fata datorita bogatiei.

Vremuri grele petru arhivistica…

2. A aparut programa orientativa pentru cursuri de arhivist/arhivari, emisa de Arhivele Nationale. Dupa prima reactie de ras — s-ar putea ca, avand o asemenea programa, unii din privat sa fie obligati sa isi coboare nivelul profesional pentru a putea trece examenul –, ma inunda tristetea: e o programa numa buna pentru competentele anului 1990. Extrem de trist…

Filme si articole

Un articol despre evolutia CMS

De-ale mele:

Despre sursele istorice si arhivistica

Despre modele de date in arhivistica (in engleza)

 

 

 

 

PS: De la 1 februarie mi-am schimbat functia :). Voi continua sa scriu pe acest blog, despre aspecte profesionale arhivistice si conexe. Reamintesc, ca si pana acum, si in continuare ceea ce voi posta  aici e o expresie a parerilor mele si nu reprezinta in nici un fel punctul de vedere oficial al vreunei institutii, romanesti sau straine.

cateva rautacisme despre o norma din Romania

Comentez pe anexa 2b a normelor de aplicare a legii 544/2001. Cu albastru – textul original. Cu italic rosu – comentariile mele.

dilema zilei…

Pentru functionari publici, o fapta poate fi sanctionata dupa cel mult 3 ani de la producerea ei(nu discutam de alte complicatii). Adica, daca nu e sanctionata in 3 ani, se reseteaza contorul… Daca ai facut nu-stiu-ce pe partea contabila, dupa vreo 10 ani ti se reseteaza iar contolul. Nu ai fost prins, esti negustor cinstit. La Arhive insa – sa te tii: daca in 1950 cineva nu si-a facut arhiva cum trebuie, vii tu in control in 2012 si il obligi pe ala sa faca treaba pe care nu a facut-o inaintasul lui. La noi nu se prescrie niciodata si nu stiu daca e chiar normal.

Sa nu mai vorbim de cazul in care cineva are arhiva in ordine, dar ordinea nu e conforma cu legislatia. Sa refaca inventarele? Pai, daca el a folosit inventarele alea, cu cote si alte alea? Iar nu mi se pare normal… (dar nu am solutii 🙂 )

Proiect european în România — învățăturile mele [OT]

După ce am fost la vreo două cursuri de manageri de proiect, am participat în câteva proiecte parțial și la unul de la proiectare până la evaluarea ofertelor (proiectul informatic al Arhivelor Naționale), mi-am conturat o imagine de ce merg lucrurile prost cu proiectele europene la noi. Desigur, e un punct de vedere.

O comparatie…

Romania – vreo 20 milioane; Croatia, 4 milioane si-un strop. De locuitori.

Romania: sistem informatic arhivistic de prin 1970, dezvoltat intern, ingropat dupa 1990 (de fapt, in etape, 1990-2000). Croatia: Sistem informatic dezvoltat intern de prin 1995 incoace, premiat in UE, laudat de toti (desi, dupa parerea mea e o problema de scalabilitate acolo–ei discuta de evidenta a vreo 300 de creatori etc., dar asta e alta problema–sistemul functioneaza).

Romania: facultate de arhivistica si cursuri de perfectionare. Idem la Croati, cu difernta ca acolo predau profesiori de arhivistica din SUA si Canada

Romania membra UE, nemembra DLM forum (MAI nu a vazut nici un avantaj in prezenta ANR ca membru in DLM Forum); Croatia nemembra UE, dar, cu toate acestea, organizeaza conferinta DLM, ca expresie a interesului  pentru arhivarea electronica.

Romania: 20 mil locuitori, nu participa (deloc, din cate stiu eu) la Congresul Consiliului International al Arhivelor. Croatia, 4 milioane si un strop, are interventie tehnica la Congresul din Brisbane.

I rest my case…

ceva linkuri si un comentariu a-politic

Pauza mare, dar nu am abandonat. (o licitatie care nu se mai termina si care iti da impresia ca nu se va mai termina niciodata) Am mai multe lucruri in gand, sper sa le scriu pana la urma.

Pana atunci, ceva de citit:

Despre rolul arhivistiului in lumea digitala

Cum e cu managementul informatiei

Top 5 pentru care arhivistica e importanta

Situatia din Canada: 1, si protest de la profesorii de arhivistica din Canada.

Arhive, Istorie si Politica in Canada: 1 si 2

PS: Da, se schimba conducerea ANR — biiiig deal! Sincer, credeam ca dupa 5 ani de democratie arhivistica, lumea  a priceput incotro merg raurile, valurile. Constat ca nu si am un deja-vu.

In intelegerea mea, Arhivele au iesit din logica unui cuib inchis — o institutie de care nu stie nimeni, care se reproduce in cerc inchis. Gata; odata cu momentul 2007, Arhivele au devenit o tinta pentru politicieni, asa cum sunt toate celelalte institutii ale tarii. Nu discut daca e bine sau nu. Dar este realitatea. Ca urmare, este de asteptat ca sefii nostrii sa fie schimbati politic ori de cate ori mediul politic care l-a promovat se schimba. Asta e, dupa mine, cheia intelegerii lucrurilor.

Or, ce vedem acum? La fel ca in 2007, campanii in presa, urlete, strigaturi, doine de jale si apocalipsa. Striga unii ca se duc dracului Arhivele daca pleaca D. Dobrincu; desigur ca asa va fi, ca doar din 2007 incoace un singur om a facut si face toata treaba in Arhive — angajatii sunt o turma de “intunericiti”,  carora doar D. Dobrincu le-a adus lumina… Exact la fel era si in 2007: dupa ce a plecat C. Lungu, Arhivele urmau sa moara; doar C. Lungu aducea steaua calauzitoare, daca el pleca, totul ramanea in bezna si ratacire… Si totusi, uite ca nu au murit Arhivele (de tot). Unele lucruri au mers in bine, altele au mers in rau, dar nu au murit.

Eu unul vad in aceasta reactie o forma de non-democratie crunta: sunt unii indivizi care cred ca o anume persoana aduna in ea tot binele/tot raul si daca acea persoana dispare – gata, e salvarea/sfarsitul lumii. Asta e totalitarism, zic eu, si intruchiparea Binelui si Raului in Liderul Providential/Malefic se regaseste in gandirea societatilor totalitare. Asta e resortul intern al multora dintre cei care se dau de ceasul mortii ca schimbarea unei persoane la varful unei institutii va duce la extinctia institutiei. Si este vorba, in definitiv, si de o atitudine jignitoare la adresa corpului profesional.

Nu va fi niciun dezastru, hai sa ne comportam ca in secolul al XXI-lea. Va veni mereu un alt director care (speram mereu) va face mai mult bine decat predecesorul. La fiecare sfarsit de ciclu politic, ii vom multumi pentru ce a facut bine si ca nu a facut mai mult rau,  si ne vom intalni cu urmatorul director si tot asa, pana cand vom iesi la pensie.

Ce atata zarva???

competenta = identificarea si satisfacerea nevoilor

Daca nu citesti nimic, daca nu casti ochi despre ce e nou in profesie, daca nu incerci sa afli ce fac altii – chiar si atunci cand nu poti practica, pentru ca nu a bani, nu ai mijloace, nu ai libertatea de a o face – poti avea impresia ca stii foarte bine ceea ce faci in mod curent, ca esti competent, dar nu esti. La fel ca doctorul care a absolvit facultatea si s-a dus intr-un catun izolat si toata viata lui va practica medicina asa cum a invatat-o el cand era tanar. Ceea ce nu il face competent, ci un prafuit.

Pe langa asta, vine un moment in viata profesionala cand trebuie sa iei decizii strategice pentru viitor. Decizii strategice de nivel mare sau de nivel mai mic. Or, daca nu stii incotro merg lucrurile pe tarlaua ta, nu vei fi capabil nici sa iti gasesti raspunsuri adecvate la nevoile tale.

Dupa mine, incapacitatea funciara de a ne identifica nevoile si de a sti ce putem face sa le satisfacem la un nivel modern este cauza principala a esecurilor proiectelor europene, si proiectelor in general, in Romanica. Nu stim ce avem nevoie cu adevarat, pentru ca nu avem viziune; cand gasim cauza, nu stim sa ii dam o solutie adecvata. Pentru ca nu ne pregatim, pentru ca nu citim, pentru ca preferam sa fim legume.

MoReq2010 in română!

Desi am jurat ca nu vreau sa mai aud de MoReq, nu am putut rezista farmecului lui 🙂

Cu ajutorul studentilor de la masterul de arhivistica (Facutlatea de arhivistica Bucuresti) am demarat ceea ce s-ar putea numi proiectul de traducere al MoReq2010 in limba romana.

Mi-am asumat rolul de coordonator si voi traduce si cateva capitole cheie, profitand de experienta acumulata cu MoReq2.

Studentii (pana acum  Livia Bădiţă, Diana Gheorghe, Diana Neacsu, Alina Vulpe, Laura Vatulescu) vor traduce cate un capitol/echivalentul a 15-20 pagini. Ei isi indeplinesc in felul acesta si activitatile pentru cursul de arhivistica electronica, si participa si in proiect, pastrandu-si drepturile intelectuale asupra activitatii lor.

In momentul in care se finalizeaza proiectul, M2010 va fi publicat si fiecare participant va fi evidentiat in parte, pentru activitatea proprie. Oricum, este o solutie care cred ca va accelera momentul aparitiei M2010 in romaneste.

Cum mai sunt o serie de capitole de tradus, cine mai doreste, cine mai pofteste… e invitat sa participe.

PS: MoReq 2, cu titlu de document istoric :), a primit aprobare de publicare. In maxim o luna, el va putea fi descarcat de pe blogul Federatiei Arhivistilor din Romania (ca entitate autorizata de Comisia Europeana sa il publice) si de pe acest blog (ca detinator al drepturilor de prorietate intelectuala asurpa versiunii in limba romana).