Fizic sau de conținut? Din nou despre gospodărism arhivistic

Cel mai adesea, când întrebi pe cineva ce este o unitate arhivistică, ți se răspunde prin exemple: un dosar sau un registru.

Greșit.

Esența definiției este că u.a. ocupă o poziție distinctă în inventar. Dar mai scrie și că fiecare volum ocupă o poziție distinctă în inventar.

Deci, dacă avem un dosar constituit pe problemă, care are 20 de volume, u.a. nu e dosarul, ci fiecare volum, care ocupă o poziție distinctă în inventar. La fel la registre.

Deci, u.a. pare a fi deci unitatea fizică de gestiune. Accentul pus pe gestiune, în dauna conținutului, dă un nou argument viziunii gospodărești asupra managementului arhivistic. Pentru că da, teoretic trebuie să spui în cuprins/observații ca e volumul 1…20, dar în realitate lucrezi cu bucăți fizice, indiferent de conținut. Nimic din cotă (adică identificatorul unic) nu indică faptul că e o parte din întreg.

Lucrurile sunt mai interesante la managementul manual al arhivei electronice. Pe un singur DVD poți pune documente care pot reprezenta: 1). O parte dintr-un dosar (împărțit pe mai multe DVD); 2). Un dosar; 3). Mai multe dosare, poate chiar o arhivă întreagă. Unitatea fizică e evident DVD. Ce iei în evidență? Dosarele organizate pe suport sau suportul? Intuitiv, iei dosarul. Dar asta e evidență de conținut, nu e evidență fizică. Deci nu e bine, după normativ.

Mie unuia mi se pare tot mai clar că este nevoie de 2 niveluri de cotare: fizică și de conținut. O singură cotă care să reflecte aspirația „de evidență și de informare” pare tot mai mult o utopie în fața complexității documentare.

Asta desigur, în măsura în care considerăm că arhivistica are și o dimensiune intelectuală și nu una pur gestionară, pentru oameni cu 3 clase.

Două reacții

Intrebare (eu): Arhivele Naționale au avut vreun rol proactiv în procesul de digitalizare al administrației sau au primit dispoziții de la nivelul guvernului?

Răspuns (coelgii din Estoinia): Nu ne-a cerut nimeni să ne ocupăm de problemă. Dar dacă este tema societății, este obligația noastră să fim pregătiți să dăm răspunsuri pe domeniul nostru de activitate, pentru a ne îndeplini funcția socială conform așteptărilor societății.

***

Colegul din Slovenia: trebuie să facem prezentări cu noile standarde de descriere arhivistică. Colegii arhiviști trebuie să știe despre noile evoluții.

Răspuns (eu): da, în măsura în care sunt interesați. De regulă, dacă nu are o sarcină de serviciu directă, de ce să se deranjeze să învețe ceva în plus?

Reacție (colegul din Slovenia): Nu chiar. Ești plătit să rezolvi probleme în domeniul tău de activitate la cele mai înalte standarde profesionale și trebuie să fii pregătit pentru asta. Nimeni nu cere unui doctor să știe despre cel mai nou tratament, dar e obligație lui de etică profesională să îl cunoască, pentru a da un răspuns profesionist pacienților.