Ordonare-fondare-sistematizare

Scriind azi la un articol, am făcut o maaaaare „descoperire”…

Am mai scris AICI despre dilema fondare/ordonare. În esență, în mai toată lumea, ordonarea acoperă orice parte a procesului, ordonare la nivel de fond, în cadrul fondului și în cadrul dosarului.  Noi, mai cu moț, am luat de la ruși ideea că fondarea e altceva decât ordonarea.

Ei bine, azi am fost la sursa rusească și am gasit și altceva. Rușii nu au folosit fondare versus ordonare. Ei au folosit fondare vs sistematizare. Noi am preluat fondare, am preluat sistemastiare, aveam ordonare de la Sacerdoțeanu și am facut sinteza românească: fondarea e la nivel de fond, ordonarea e la alte niveluri mai jos de fond și sistematizarea e mutatul arhivei în depozit.

Nu-i așa că suntem minunați? Cum era cu surdul, că nu le aude, dar le potrivește?!…

Din gândirea arhivistică românească

Cercetarea se interesează de fenomenele sociale, politice, economice, culturale așa cum rezultă din documente și nu din modul lor de organizare în fondurile lor arhivistice, deși aceasta îi înlesnește studiul. Cercetătorului îi este necesară organizarea fondului numai în măsura în care are nevoie de ea pentru a face referire în aparatul științific.

Translation

The research is interested in social, political, economical, cultural phenomena as they result from records, and not from their way of arrangement within the archival fonds, though this might enhance the examination. The fonds arrangement is useful for scholar only as much as needs it for referencing the record.

Amin! 🙂

Cred ca merită premiul Nobel, rezolvând quadratura cercului arhivistic. Toți prostii aia care au scris cât au scris, au scris degeaba. Luați de la noi știință, bah!!!

La modul ideal…

I. Scria raposatul Jenkinson, la 1947:

,,arhiva este [formata din] documente acumulate printr-un proces natural in cursul desfasurarii activitatiilor de orice fel, publice sau private, indiferent de data; si pastrate ulterior, pentru informare,  de catre persoanele responsabile pentru activitatile in discutie sau de catre succesorii acestora” (citat dupa Lodoloni, Archivistica, ed. 12, 2005, p. 181.)

si apoi, in 1949, despre calitatile unui document de arhiva:

“…a treia este faptul ca arhivele sunt de fapt o partea administratiei care le-a produs; si a patra este faptul posesiei neintrerupte  (unbroken custody), o presupunere rezonabila despre care este diferenta intre un document care face si unul care nu face parte dintr-o arhiva“. (Public Records Office, Guide to the Public Records. Part I. Introductory, London, 1949, p. 2).

De aici cateva comentarii:

  • a lasa arhivarul unei organizatii, sau, mai rau, un OEPSA, sa intervina la nivel de dosar pentru a ordona documente este o neghiobie care risca sa afecteze sever autenticitatea  si caracterul natural, organic, al arhivei. In mod normal, documentele se grupeaza cum se grupeaza pentru ca asa simte nevoia cel de la compartiment, asa rezulta din procesul sau de lucru saua sa ii este cerut de legislatia specifica sau asa va fi procesul de regasire al informatiei — lucruri pe care le stie cel care desfasoara activitatea din care rezulta documentele. Sigur, multi din arhivistii ANR vor spune ca cel de la compartiment e un tampit, care nu stie legea arhivelor. Ghinion: arhiva nu e despre niste papagali care repeta in practica ce e scris in legea arhivelor, ci despre modul de acumulare al unor documente de catre un creator, documente rezultate din activitatea sa; el trebuie sa isi regaseasca informatia cat mai rapid, iar documentele sunt puse astfel incat sa ii serveasca activitatii sale (3). Arhiva nu e pentru a fi un subiect in lege, ci pentru a servi activitatea. Arhiva (d.p.d.v. constitutiv) nu trebuie sa reflecte legea, ci trebuie sa reflecte activitatea creatorului (1). In caz contrar, nu avem un fond al creatorului, ci o colectie a arhivistului care a prelucrat-o. Sau o colectie de hartii formata dupa o lege. La modul ideal, arhivarul si OEPSA ar avea voie sa faca cel mult ordonari la nivel de compartiment.  Cat despre documentele la nivel de foi gasite, ele ar trebui grupate de cei de la compartimente, care cunosc fluxul de lucru si acumulare al hartiilor. (2)
  • custodia neinterupta este clar facuta praf in momentul in care trimiti, vraiste, arhiva ta, de creator, la OEPSA, sa o prelucreze/pastreze ei. In mod normal, OEPSA nu ar trebui sa aiba acces la dosare, ci doar la depozitarea de cutii sigilate.

II. Si mai scrie (neraposatul) Lodoloni:

,,…dupa parerea noastra, o arhiva este constituita din 2 elemente

  1. gruparile de documente
  2. relatii care interconecteaza documentele.” (Ibid., 186).

(o citeaza si pe Angelika-Menne Haritz: intr-o arhiva exista 2 categorii diferite de informatii. Prima e cea scrisa in text, cealalta nu e exprimata in cuvinte si cu un limbaj, ci rezulta din modul d eordonare ar documentelor).

Ei, din tot ce face arhivistul roman, da, informatia e in inventar. Restul relatiilor unde apar descrise? In ordinea impusa de EL (THE el 🙂 )? La modul ideal… Ba nu, ma tem ca actionam complet ne-ideal la capitolul asta…

______________________________________

(1). e vorba despre arhiva, documentele in sine, nu despre instrumentele de evidenta, care pot face obiectul reglementarii. Logica legii este de a crea instrumente comune si fluxuri de lucru comune pentru creatori/arhive diverse (si de asta de multe ori nu iese…)

(2). In esenta, asta ar trebui sa fie si abordarea arhivistului de arhiva istorica: nu selectionezi/reordonezi in dosar! Zice despre asta di L. Duranti, in articolul despre selectionare din 1994.

(3) (da, e adaugata ulterior 🙂 ): oricine a incercat sa regaseasca, dupa regulile legislatiei arhivistice de la noi, un dosar intr-o arhiva intermediara stie ca mecanismul este complet contraintuitiv: nu te duci la inventar (care, teoretic, este evidenta fizica si intelectuala a arhivei), pentru ca nu e doar unul, ci mai multe, pe fiecare an, in functie de termenul de pastrare. Incepi deci cu nomenclatorul, identifici clasa/categoria de documente, te duci apoi la inventar si gasesti dosarul. Asta doar daca nu cumva dosarul a venit cu o predare ulterioara, nereferentiata la primul inventar si necuprinsa in primul inventar, caz in care esti, practic, pierdut…

ceva despre ordonare…

O colegă mi-a provocat zilele trecute un moment de gândire, tot mai rar în ultime vreme J Era vorba despre cum ar trebui creatorii să își ordoneze arhiva.

Nu vreau sa discut acum mecanismele concrete, ci aș vrea doar sa zic două vorbe despre strategia generală a problemei la noi.

Read More »

despre colectii in Arhive

E ceva banal sa faci diferenta teoretica intre fond si colectie. Scrie si in Normele tehnice, orice arhivist stie asta.

Problema poate aparea in alte parti insa, intr-o serie de cazuri.

Colectia poate fi realizata de Arhive sau de catre un colectionar care transfera colectia la Arhive. Cand pot face Arhivele colectii?

Pai, cred ca in doua cazuri mari.

In primul rand, atunci cand actioneaza ca si creator, nu ca detinator. Adica, sa fac o colectie de copii de completare; sa faci o colectie de istorie orala pe o anumita tema; sa faci o colectie de site-uri sau de alta documentatie referitoare la un eveniment (vezi aici, de pilda). Acestea ar fi, sa le zicem, colectii tematice.

In al doilea caz, atunci cand creeaza colectii de administrare. De pilda, colectii de fotografii, colectii de planuri, de sigilii etc. Dupa mine, practica corecta este ca aceste colectii sa fie semnalate ca atare (ca nu sunt produse autonome, ci sunt adunate din alte locuri de prin Arhive) si sa pastreze in permanenta legatura cu contextul original (referinta la locul initial).

Au voie arhivistii sa scoata din fonduri documente si sa faca din ele colectii? Dupa mine, daca se incalca regula de la cazul 2, nu au voie sa faca asa ceva; se incalca si provenienta, si tot. Cum adica, s-ar trezi unii, nu am voie sa fac o colectie de Donatii?  Daca e considerata colectie tematica, iar relatiile dintre documentele venite intr-o donatie se pierd, atunci, dupa mine, NU! Documentele intrate intr-o donatie formeaza o unitate, ca provenienta. Provenienta trebuie pastrata, ca asa ne zice principiul provenientei. Deci, documentele intrate de la X trebuie sa fie relevate, pe tot parcursul vietii lor, ca provenind de la X. Adica, revenind la partea a doua a chestiuni, o colectie gata constituita care este donate (cumparata, preluata etc.) de Arhive va fi tratata CA UN FOND, adica i se va pastra integritatea, logica initiala etc.

Parerea mea.

codul etic al arhivistului si… implicatii

În ultimii ani, o serie întreaga de subiecte „trendy” în arhivistica au fost abordate de Arhivele Naționale. Standardele CIA au fost de mai multe ori incluse în tematica de studiu individual, ba chiar au fost date ca bibliografie și la niște examene. Personal, am considerat permanent că asta este complet greșit, deoarece ele nu au fost niciodată prezentate sistematic în Arhive, iar citirea lor individuală (fie în original, fie în traducerea mai bună/mai discutabilă) nu garanta înțelegerea lor; e ca și cum ai încerca să înțelegi aisbergul, pe baza a cea ce există deasupra apei. Rezultatul este — și pe zi ce trece descopăr amploarea lui enormă — că nu sunt prea mulți oameni care să înțelegea ce e cu standardele alea. Ceea ce parțial, este de înțeles, repet; unde nu este de înțeles este că aceeași realitate se aplică și lungului șir de bursieri la Stagiul arhivistic din Franța, unde de cel puțin 9 ani se predă într-una despre aceste standarde…

Un document asemănător, inclus în programele de studiu și în bibliografia de examen, este și Codul etic al arhivistului. E atât de limpede, încât nimeni nu a avut probleme cu el, și toată lumea l-a recitat și citit și — ,,da, dom’le, e clar, nu e nimic de neînțeles, e de bun simț”…

Read More »

AS 2011-04-24

Un pic de hrana spirituala 🙂

Sistemele electronice, ca sa functioneze, trebuie sa aiba date de intrare; un aspect de multe ori neglijat in informatizare

Povesti de succes in infromatizare

Despre mecanisme legale de sanctionare a celor ce distrug arhive.

Despre importanta selectionarii 🙂

Instrumente de analiza a datelor pentru taxonomii si alte alea

Din nou despre sistemul american de arhivare electronica.

Din nou Ferreiro se lauda 😛

Alte stiri despre norul lui Iron mountain

tot despre furnizarea de stocari.

Despre arhivele britanice, rol si importanta astazi: articol, articol si articol.

Interesant,d espre datele personale UE vs. SUA.

Despre dreptul de a fi uitat.

Despre concurenta in motoare de cautare si arhivarea unor rezultate..

Conferinta in Canada