La modul ideal…

I. Scria raposatul Jenkinson, la 1947:

,,arhiva este [formata din] documente acumulate printr-un proces natural in cursul desfasurarii activitatiilor de orice fel, publice sau private, indiferent de data; si pastrate ulterior, pentru informare,  de catre persoanele responsabile pentru activitatile in discutie sau de catre succesorii acestora” (citat dupa Lodoloni, Archivistica, ed. 12, 2005, p. 181.)

si apoi, in 1949, despre calitatile unui document de arhiva:

“…a treia este faptul ca arhivele sunt de fapt o partea administratiei care le-a produs; si a patra este faptul posesiei neintrerupte  (unbroken custody), o presupunere rezonabila despre care este diferenta intre un document care face si unul care nu face parte dintr-o arhiva“. (Public Records Office, Guide to the Public Records. Part I. Introductory, London, 1949, p. 2).

De aici cateva comentarii:

  • a lasa arhivarul unei organizatii, sau, mai rau, un OEPSA, sa intervina la nivel de dosar pentru a ordona documente este o neghiobie care risca sa afecteze sever autenticitatea  si caracterul natural, organic, al arhivei. In mod normal, documentele se grupeaza cum se grupeaza pentru ca asa simte nevoia cel de la compartiment, asa rezulta din procesul sau de lucru saua sa ii este cerut de legislatia specifica sau asa va fi procesul de regasire al informatiei — lucruri pe care le stie cel care desfasoara activitatea din care rezulta documentele. Sigur, multi din arhivistii ANR vor spune ca cel de la compartiment e un tampit, care nu stie legea arhivelor. Ghinion: arhiva nu e despre niste papagali care repeta in practica ce e scris in legea arhivelor, ci despre modul de acumulare al unor documente de catre un creator, documente rezultate din activitatea sa; el trebuie sa isi regaseasca informatia cat mai rapid, iar documentele sunt puse astfel incat sa ii serveasca activitatii sale (3). Arhiva nu e pentru a fi un subiect in lege, ci pentru a servi activitatea. Arhiva (d.p.d.v. constitutiv) nu trebuie sa reflecte legea, ci trebuie sa reflecte activitatea creatorului (1). In caz contrar, nu avem un fond al creatorului, ci o colectie a arhivistului care a prelucrat-o. Sau o colectie de hartii formata dupa o lege. La modul ideal, arhivarul si OEPSA ar avea voie sa faca cel mult ordonari la nivel de compartiment.  Cat despre documentele la nivel de foi gasite, ele ar trebui grupate de cei de la compartimente, care cunosc fluxul de lucru si acumulare al hartiilor. (2)
  • custodia neinterupta este clar facuta praf in momentul in care trimiti, vraiste, arhiva ta, de creator, la OEPSA, sa o prelucreze/pastreze ei. In mod normal, OEPSA nu ar trebui sa aiba acces la dosare, ci doar la depozitarea de cutii sigilate.

II. Si mai scrie (neraposatul) Lodoloni:

,,…dupa parerea noastra, o arhiva este constituita din 2 elemente

  1. gruparile de documente
  2. relatii care interconecteaza documentele.” (Ibid., 186).

(o citeaza si pe Angelika-Menne Haritz: intr-o arhiva exista 2 categorii diferite de informatii. Prima e cea scrisa in text, cealalta nu e exprimata in cuvinte si cu un limbaj, ci rezulta din modul d eordonare ar documentelor).

Ei, din tot ce face arhivistul roman, da, informatia e in inventar. Restul relatiilor unde apar descrise? In ordinea impusa de EL (THE el 🙂 )? La modul ideal… Ba nu, ma tem ca actionam complet ne-ideal la capitolul asta…

______________________________________

(1). e vorba despre arhiva, documentele in sine, nu despre instrumentele de evidenta, care pot face obiectul reglementarii. Logica legii este de a crea instrumente comune si fluxuri de lucru comune pentru creatori/arhive diverse (si de asta de multe ori nu iese…)

(2). In esenta, asta ar trebui sa fie si abordarea arhivistului de arhiva istorica: nu selectionezi/reordonezi in dosar! Zice despre asta di L. Duranti, in articolul despre selectionare din 1994.

(3) (da, e adaugata ulterior 🙂 ): oricine a incercat sa regaseasca, dupa regulile legislatiei arhivistice de la noi, un dosar intr-o arhiva intermediara stie ca mecanismul este complet contraintuitiv: nu te duci la inventar (care, teoretic, este evidenta fizica si intelectuala a arhivei), pentru ca nu e doar unul, ci mai multe, pe fiecare an, in functie de termenul de pastrare. Incepi deci cu nomenclatorul, identifici clasa/categoria de documente, te duci apoi la inventar si gasesti dosarul. Asta doar daca nu cumva dosarul a venit cu o predare ulterioara, nereferentiata la primul inventar si necuprinsa in primul inventar, caz in care esti, practic, pierdut…

Despre descrierea arhivstica

Am ramas dator cu o insemnare despre descriere versus inventariere. Am actualizat o insemnare anterioara dupa intalnirea de la Paris a EGAD si recent am dat peste un articol de-al Lucianei Duranti* care mi s-a parut ca exprima mai bine decat orice evolutia. Redau cateva idei mai jos.

Read More »

imbracati-va si plecati acasa :)

Daca te iei dupa insemnari dintr-astea, cam asta ar fi concluzia…

Ceea ce pierd din vedere cei de acolo este faptul ca descrierea arhivistica e mai mult decat extragerea unor metadate si o indexare de continut. E contextualizare, birocratica si organizationala. A scris L. Duranti despre asta cu ani in urma, Archives as a place, se chema articolul.  Dar unii reinventeaza roata.

despre colectii in Arhive

E ceva banal sa faci diferenta teoretica intre fond si colectie. Scrie si in Normele tehnice, orice arhivist stie asta.

Problema poate aparea in alte parti insa, intr-o serie de cazuri.

Colectia poate fi realizata de Arhive sau de catre un colectionar care transfera colectia la Arhive. Cand pot face Arhivele colectii?

Pai, cred ca in doua cazuri mari.

In primul rand, atunci cand actioneaza ca si creator, nu ca detinator. Adica, sa fac o colectie de copii de completare; sa faci o colectie de istorie orala pe o anumita tema; sa faci o colectie de site-uri sau de alta documentatie referitoare la un eveniment (vezi aici, de pilda). Acestea ar fi, sa le zicem, colectii tematice.

In al doilea caz, atunci cand creeaza colectii de administrare. De pilda, colectii de fotografii, colectii de planuri, de sigilii etc. Dupa mine, practica corecta este ca aceste colectii sa fie semnalate ca atare (ca nu sunt produse autonome, ci sunt adunate din alte locuri de prin Arhive) si sa pastreze in permanenta legatura cu contextul original (referinta la locul initial).

Au voie arhivistii sa scoata din fonduri documente si sa faca din ele colectii? Dupa mine, daca se incalca regula de la cazul 2, nu au voie sa faca asa ceva; se incalca si provenienta, si tot. Cum adica, s-ar trezi unii, nu am voie sa fac o colectie de Donatii?  Daca e considerata colectie tematica, iar relatiile dintre documentele venite intr-o donatie se pierd, atunci, dupa mine, NU! Documentele intrate intr-o donatie formeaza o unitate, ca provenienta. Provenienta trebuie pastrata, ca asa ne zice principiul provenientei. Deci, documentele intrate de la X trebuie sa fie relevate, pe tot parcursul vietii lor, ca provenind de la X. Adica, revenind la partea a doua a chestiuni, o colectie gata constituita care este donate (cumparata, preluata etc.) de Arhive va fi tratata CA UN FOND, adica i se va pastra integritatea, logica initiala etc.

Parerea mea.

Inventare, inventare….

O discutie recenta cu o colega despre inventare (in contextul proiectului de proceduri de prelucrare) ma face sa deschid subiectul ,,de ce nu imi plac mie inventarele”.

1. Inventarele nu sunt singurul instrument de lucru pentru evidenta si informare. Li s-a atribuit acest rol in contextul metodologiei de pana acum, cand aceasta solutie era cea mai cea si nu putea fi depasita. In realitate, pentru evidenta poti avea liste de existent. Pentru informare, poti avea indici sau alte instrumente. Orice, dar nu inventare. Din acest punct de vedere, inventarele ar trebui descarcate de aura de perfectiune si absolut pe care o au.

2. Inventarele fac existent la bucata (justificat), si informare tot la bucata (nejustificat). Sunt cazuri in care nu e nevoie/nu ai timp/nu ai resurse sa descrii fiecare u.a. in parte. Si atunci, poti face descrieri de nivel superior, de grupari de u.a. urmand ca, daca nevoia de cercetare o justifica, sa adancesti descrierea. Dar dai in cecetare, cu evidenta minima, fondurile, nule tii ascunse pana cand termini inventarierea. Un caz clasic: ,,Seria de cataloage, 1936-1970, 100 u.a. Sunt intocmite anual, pentru fiecare an de studii de la I-IV, si in cadrul anului pe clase (A-D)”. Atat. Si numai descriu 100 de bucati in parte, si se poate comanda si regasi usor, pentru ca celutin teoretic, la depozit ai o ordonare logica…

3. Inventarele nu ofera context. Ele sunt o insiruire de rezumate, in cazul cel mai fericit avand niste titluri (sub forma anului sau a vreunui compartiment). Dar nu imi ofera, cu exceptia prefetei (unde da niste date despre fond sau partea structurala mare la care se refera), informatii despre contextul crearii documentelor, despre structura responsabila, despre atributile sale.  Iar celor care sustin ca asta e menirea noastra, sa facem rezumate la dosar si nu ne intereseaza restul, le pun intrebarea: si care e diferenta fata de biblioteci, atunci? De ce nu facem cate o fisa pentru fiecare dosar sa o punem in sertar la fisier?

4. Inventarele decupeaza arbitrar bucati dintr-un fond, dandu-le o autonomie nejustificata. Un inventar = un numar de inventar. Alt inventar la acelasi fond = alt numar de inventar. Desi apartin de acelasi fond, ele imi apar ca entitati diferite. Mai departe, aceste entitati isi pun amprenta asupra u.a. cuprinse. La depozit, identifica bucata asta din fond si cu nr, de inventar. Ok, dar care e logica? Uneori, pe preluari; alteori, pe parti structurale; alteori, pe secvente dintr-o parte structurala dupa un interval cronologic. Si care e logica individualizarii? Pai, cam cate pagini are inventarul, in unele cazuri. In alte cazuri, mai destepte de-atat, cam cat e o structura (asta pana cand vine o noua preluare la aceeasi stuctura…). Si unde e imaginea de ansamblu, in ce instrument?

5. Inventarele pot fi anulate. Mai ales minunile preluate de la creatori,  de multe ori sunt tinta anularii si refacerii. Bun, si daca am pentru o parte dintr-un fond referinta la un inventar, la anularea inventarului anulez si referinta?? Nu e munca nebuna?

6. Inventarele pot avea suprapuneri, mai ales in cazul preluarilor. La fiecare noua preluare refacem inventarele?…

Acesta este motivul pentru care o solutie rezonabila mi se pare:

– separi evidenta fizica de cea intelectuala, adica separi dovada existentului de rezumate. Nu e nou, e acelasi sistem si la biblioteci, unde nr. inventar (de existent) e separat de cota (care se refera la alte aspecte: forma, continut etc.)

– creezi instrument separat de informare (pe care il actualizezi la fiecare preluare sau imbunatatire a descrierii continutului; deci e un document dinamic) de lista de existent/inventarul (care contin informatie statica: aceeasi in permanenta)

– atribui identificatoare unice pentru grupe de documente cu un destin comun, cu care sa poata defila la infinit, respectiv nr. preluare (care apare in RGA) in cadrul unui fond (nr fond), subdivizate in numere pentru partile structurale ale respectvului fond.

codul etic al arhivistului si… implicatii

În ultimii ani, o serie întreaga de subiecte „trendy” în arhivistica au fost abordate de Arhivele Naționale. Standardele CIA au fost de mai multe ori incluse în tematica de studiu individual, ba chiar au fost date ca bibliografie și la niște examene. Personal, am considerat permanent că asta este complet greșit, deoarece ele nu au fost niciodată prezentate sistematic în Arhive, iar citirea lor individuală (fie în original, fie în traducerea mai bună/mai discutabilă) nu garanta înțelegerea lor; e ca și cum ai încerca să înțelegi aisbergul, pe baza a cea ce există deasupra apei. Rezultatul este — și pe zi ce trece descopăr amploarea lui enormă — că nu sunt prea mulți oameni care să înțelegea ce e cu standardele alea. Ceea ce parțial, este de înțeles, repet; unde nu este de înțeles este că aceeași realitate se aplică și lungului șir de bursieri la Stagiul arhivistic din Franța, unde de cel puțin 9 ani se predă într-una despre aceste standarde…

Un document asemănător, inclus în programele de studiu și în bibliografia de examen, este și Codul etic al arhivistului. E atât de limpede, încât nimeni nu a avut probleme cu el, și toată lumea l-a recitat și citit și — ,,da, dom’le, e clar, nu e nimic de neînțeles, e de bun simț”…

Read More »