Birocratie sau specific romanesc? :)

De mai mult timp voiam sa scriu despre ceva, la limita între aberația birocratică (adică hârtie de dragul hârtiei) și nevoie pragmatică în arhivistica electronică.

Pentru cine a citit MoReq (oricare) și a văzut ceva soft-uri ERMS și chiar EDMS, știe că totul e concentrat pe document. Adică, utilizatorul vede documentul, manipulează și organizează documentul/actul. Aaa, că acel act are un număr de înregistrare — mda, e o metadată între multe altele. Ii aloci metadata și gata. Dar ceea ce gestionezi efectiv e fișierul-document/act. Evidența lor e o chestiune secundară, dedusă ca raport.

Booon. În Romania chestia asta nu a prea prins, decât la cei care au implementat Sharepoint. În rest, logica este exact inversă: pe primul loc e evidență. Adică, am o un tabel frumos, gen registru de intrare, și la fiecare rând atașez eventual documentul electronic. Nu e relevant fișierul-document/act în sine (că dacă era, îl găseam undeva grupat, cu toate celelalte documente/acte aferente problemei), ci evidența.

În sine, cum ziceam la început, pare o formă de idioțenie birocratică: important e să văd cu ce număr a intrat dacă reclamă careva, să am imaginea a ceea ce a fost de lucru și dacă s-a rezolvat. Da, management de caz pur. E irelevant să regăsesc informația consolidată (informația din documentele aferente unei probleme). De exemplu, se desfășoară un proiect. Documentele vin și pleacă, se dau indicații, se fac rapoarte, se revine și se completează rapoarte. Pe lista plată, nu găsești decât rânduri printre multe altele, arătând individual când au intrat/ieșit documentele, dar nu vei găsi documentele toate, grupate pe subdosare (aspecte financiare, aspecte de management, aspecte de execuție etc.), astfel încât să te pui la curent cu problema. Altfel spus, informația în sine e pe locul 2, procesul birocratic e principal. Da, idioțenie birocratică.

Mai cugetând, s-ar putea să nu fie neapărat așa. Ideea e că procesul de informatizare (mda, digitalizare a proceselor) organizației a pornit de la „registre”. Documentele erau pe hârtie, dar am automatizat registratura. Așa, s-ar putea explica prioritatea „listelor” în fața grupării informației. Apoi, pasul următor, a fost să lipească documentul la o listă plată. Vedem însă cum evoluează lucrurile în continuare. Dacă se menține chestia asta și acum, când documentul electronic se impune tot mai mult… vorba lui Dragos Patraru în Catzavencii: „Nu mai suntem doar în urma civilizației, suntem și pe un drum (acum înzăpezit) care nu duce nicăieri”.

Advertisements

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s