Grupă, Categorie, Serie sau cum?

De când au fost introduse nomenclatoarele arhivistice in Romanica, cei care lucrau cu ele nu s-au simțit confortabil cu niște denumiri de entități care existau pe acolo. Au variat de la ,,grupări de documente”, la ,,grupe de documente” și, de vreo 20 de ani, la ,,categorii de documente”.

Sigur, problema e generică și e legată nu de mintea arhivistului, cât de mintea și limba românului, sau a latinului, eventual, care nu se complică el/ea cu nuanțe și fițoșenii. Pentru că, dacă s-ar complica din când în când (de pildă, atunci când ar trebui să pună într-o limbă străină expresii de-astea și să verifice dacă străinul chiar înțelege ce spune), ar ieși lucruri interesante.

De pildă, este absolut evident că intr-o listă nu pui grupări sau grupe de documente; nu e loc. Pui, de fapt, titluri sau denumiri de grupe de documente. Grupările de documente stau pe rafturi…

Cu categoriile însă, situația e mai complicată. Pe de o parte, categoria e definită ca ,,Noțiune fundamentală și de maximă generalitate care exprimă proprietățile și relațiile esențiale și generale ale obiectelor și fenomenelor realității”. Altfel spus, categoria nu este o entitate fizică, ci o sumă de trăsături comune. Adică, dacă e să fim mai riguroși, o clasă dintr-o clasificare. Cum ar trebui să sune o poziție din NA? Păi, la modul ideal, ca un titlu scurt/denumirea categoriei/clasei, precum și descrierea caracteristicilor comune ale elementelor care vor fi incluse în acea clasă. Pe de altă parte, tot DEX ne spune că o categorie este și ,,Grup de ființe, de obiecte sau de fenomene de același fel sau asemănătoare între ele”. Adică, ceea ce aia de dincolo numesc mai riguros serie sau serie organică. Adică elementele fizice componente dintr-o clasă.

Cum o fi mai bine? Păi, după mine, pentru rigoare, e clar ca unele sunt clase (în NA, ca și plan de clasare), și celelalte serii, ca elemente fizice care au trăsături comune. Generic, toate sunt categorii, Lenea ar putea să învingă, dar uneori pot apărea probleme. De pildă, dacă spui ,,registre de stare civilă”, ca și categorie = clasă, în practică vei avea mai multe sub-categorii = subserii de născuți, de căsătoriți, de morți, plus opisele aferente. Ei, sub-categoria trebuie enunțată undeva (care îi sunt trăsăturile ei, d.p.d.v. logic), pe când sub-seria doar constată că e ceva specific în serie, care se constată practic, și nu mai e nevoie de enunțare logică.

Părerea mea!

2 thoughts on “Grupă, Categorie, Serie sau cum?

  1. Apropo de articolul asta, am si eu 2 aspecte (practice si, din pacate, foarte reale) in care te rog sa-mi oferi opinia ta:

    1. In proiectul NA am pozitia “Registre de intrare – iesire a corespondentei clasificate”. Mi-a fost sugerat sa creez 3 pozitii pentru fiecare nivel de clasificare, adica: Registru …. pt corespondenta secreta, SS, SSID. Mie, personal, mi se pare o incarcare inutila a NA, cele 3 registre avand acelasi tp (10 ani de la declasificare).

    2. Exista pozitii in NA de genul “Documentatie privind acordarea ajutoarelor de urgenta conform legislatiei in vigoare”. Este necesara precizarea genurilor de documente, in conditiile in care acestea se pot schimba in functie de modificarile legislatiei?

    • Parerea mea:
      1. Eu unul RII nu le consider de 10 ani, si cu atat mai putin la clasificate. RII are rolul de a demonstra ca un document a intrat oficial in administrarea unei organizatii. Daca un bezmetic (cum am avut eu) contesta legalitatea unui act emis aparent de o institutie acum 90 de ani, nu ai cum sa demonstrezi ca actul a fost cu adevarat emis decat prin RII. Mai cu ceva vreme in urma, RI aveau 30 de ani, adica exact perioada cat stateau la creatori arhivele (sanchi!). Azi, am reusit sa obtin un milostiv 10 CS, pe considerentul ca da, pot fi valoroase si chiar permanente, daca sunt corect intocmite. Ceea ce nu e mereu cazul…
      Legat de separare: nu cred ca unghiul e cel corect. Privesti problema din perspectiva TP, dar ea poate fi privita din perspectiva activitatii, ca plan de clasare: documentele se manipuleaza diferit in functie de nivelul de clasificare, si atunci fiecare are fluxul sau propriu si regimul propriu de protectie etc. Deci, ar trebui sa aiba coduri diferite. Categoric SServ data de cele de SStat. IN plus, daca imi amintesc bine, S si SS pot fi in acelasi registru, SSID musai separat. La sistemul clasificatelor RII e si mai relevant, pentru ca pentru toata durata de viata ele vor fi administrate la bucata, deci din perspectiva RII. Or, secretizarile au principial termene distincte (30-50-100), deci nevoia de RII este diferita in ani. Eu le-as pune deci separat, dar le-as schimba si t.p.

      La un loc ar merge daca ai face doar lista cu t.p., nu si plan de clasare.

      Exemplul pe care l-am dat eu, cu Registele de stare civila, valabil in cazul in care activitatile sunt desfasurate de aceeasi/aceleasi persoane (caz de primarie comunala). La o primarie mare, unde ar putea sa fie chiar birouri distincte, iarasi ele ar fi separate.

      2. Depinde ce intelegi prin genuri… Totul e sa fie limpede. Nu e clar, de pilda, daca e vorba si de cereri primite sau doar de documentatia intocmita. Si apoi, care sunt ajutoarele de urgenta, cele pentru lemne intra aici sau nu? E clar ca aia care lucreaza cu ele stiu despre ce e vorba, dar, ca document oficial, ar trebui sa fie clar si neinterpretabil. Deci, as enunta titlul clasei si apoi ceva caracteristici: acordare ajutoare de urgenta conform legislatiei (foc, apa, alimente etc.): cereri primite, documentatie aferenta, decizii.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s