Revelația zilei

Am avut o revelație zilele astea. Hilară, după (mintenaș) 30 de ani de meserie, dar asta e.

Aproape mereu se spune unitatea arhivistică = dosarul. Ei, bine, nu e așa. Scrie în normative.

Dosarul poate avea volume. Deci, un dosar este referința intelectuală, care adună documentele, in mai multe containere fizice.

Și normele spun că fiecare volum ocupă o poziție distinctă în inventar.

U.a. este poziția din inventar. Adică reflectă dimensiunea fizică.

Concluzie: un dosar poate fi format din mai multe u.a. Și, pe fond, inventarul este mai mult o lista de obiecte fizice decat de chestiuni intelectuale.

Iar faptul că pe noi ne interesează mai mult să știm câte bucăți sunt decât câte probleme sunt spune multe despre perspectiva gospodărească din arhivistica noastră.

MAC – o carte excelentă (2)

(continuare)

p. 21

Distingem 3 niveluri de informație relative la o organizație:

• informația organizației,
• informația din organizație și
• informația despre organizație.

Dpdv al managementului arhivistic în organizație, relevantă este prima dintre ele.

Definiție:

„Informația organizației  este aceea care a fost emisă, primită și gestionată în numele organizației, ca persoană juridică. Este vorba despre documente și date care angajează responsabilitatea organizației, în raport extern, dar și cu intern sau în relația cu subcontractori.”

PS, BFP: Știu că e clasic. Dar la noi se uită, de multe ori, ca arhiva unei organizații nu e orice  hârtie, așa cum digitalul e și el o arhivă, nu proprietatea lucrătorului.

Despre sisteme informatice și documente. Sau date. Sau ce or mai fi ele (1) (updtd)

Îmi stă de mult pe cursor să scriu ceva despre sistemele informatice și abordările lor referitoare la informația electronică. De câteva luni, am participat la câteva schimburi interesante de experiențe, și în afara țării, și în cadrul unor proiecte de la noi, cu finanțări diverse. Experiența asta mi-a ridicat întrebări. Multe. Dar și o dorință de a exprima din nou faptul că perspectiva arhivistică este, de multe ori, altceva decât ceea ce se vehiculează a fi.
Azi așa vrea să scriu despre diferențe de terminologie, filosofie și sisteme.

ce e “arhiva”? (actualizare2)

(actualizari la sfarsit)

Nu, nu glumesc. E o intrebare reala.

La ce e bun nomenclatorul arhivistic?

De curand, am vazut intr-un document o definitie care m-a lasat cujetator… Se spunea acolo cum ca nomenclatorul arhivistic iashte: o listă sistematică a categoriilor de documente create şi primite de către o instituţie care reflectă gruparea în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora [etc.]

Bon. Asa o fi. Hai sa ne ducel la clasici, la dictionarul SAI din 1981:

Nomenclatorul, ziceau ăi bătrîni, este instrument de lucru în arhiva unei organizaţii, constând dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituţiei respective, iar în cadrul acestora pe probleme şi pe termene de păstrare. N. serveşte registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conţine şi are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente şi de a orienta întreaga organizare ulterioară a activităţii arhivistice [etc.]

Bon. Cine are dreptate? Aia batrani sau aia mai fragezi?

Pai, sa o luam ca la scoala de arhivistica, anul 1. Am un maldar de documente. Cum il aduc sub control? Divizand in bucati mai mici. Asa ca inventez compartimentele, si separ arhiva pe compartimente. Apoi, in compartimente, separ pe niste grupe, pe probleme. In masura posibilului (aici e fereastra mica de pe vremuri, deschisa de urmasi cu piciorul), impart categoria si dupa termenul de pastrare, ca sa imi faciliteze selectionarea.  Ceea ce ramane, la nivel de unitate cronologica (anul, cum ziceau batranii), asociez foaie cu foaie si fac atatea dosare cate imi ies pana la epuizarea cantitatii de hartie.

Adica, pe concret: sunt birou notarial; imi impart activitatea pe functie de baza si functie suport (ma rog, nu e acceptat de legea actuala, dar asa s-a aprobat…. no comment (acum)); din hartiile create de functia de baza, separ actele autentificate; apoi, in cadrul acestei grupe (zisa si categorie sau, pentru teoreticieni si cititori de logica, “clase”) ma apuc sa le ordonez cronologic, si apoi divizez cronologia in subgrupe de 300 file rezultand, clar! dosare.

DECI.

DECI.

Nomenclatorul imi da clasele/grupele/categoriile. Adica imi divizeaza productia documentara in structuri administrabile. INSA NU IMI SPUNE IN CE DOSAR SA PUN ACTELE!!!!!! Pentru ca, pur si simplu, in momentul intocmirii NA, nu pot anticipa cate acte imi vor veni si daca voi avea, la o categorie, unul sau mai multe dosare!

NA este o abstractizare a productiei documentare. Concretul, in meandrele sale 😛 , e apanajul altui instrument – inventarul arhivistic.

Deci, batranii au castigat! Dar nu pentru mult timp, ca vor fi invinsi 😀

Sau 😦

Terminologie arhivistica. Teorie pratica (actualizat 2)

Avea Blaga o poezie in care zicea: ,,şi tot ce-i neînţeles/ se schimbă-n neînţelesuri şi mai mari”.

La fel si eu, de fiecare cand reiau si aprofundez normativele noastre arhivistice, descopar noi si noi sensuri. Neintelesuri, mai bine spus.

iar despre termeni: documente vs. arhiva

Una dintre directiile fundamental gresite ale arhivisticii de la noi, in opinia mea, este concentrarea obsesiva pe document. Pe document ca entitate individuala, si nu pe arhiva, ca entitate colectiva. As indrazni sa spun chiar ca este non-arhivistic, si aduce cu sine o abordare tipica mai degraba Muzeelor sau Bibliotecilor si nu Arhivelor.

trustworthy vs. reliable

Cine a tradus materiale profesionale din engleza, cu siguranta a intalnit 2 termeni, care pot fi tradusi la fel in romaneste; dar ce sa te faci cand apar in aceeasi propozitie?:)  E vorba de reliable si trustworthy.

Arhivăm sau clasăm?

Veni vorba, intr-un material recent, despre arhivare si clasare. Si se spune cu indarjire in materialul ala ca ,,documentele se arhiveaza in dosare”.

Asa sa fie? Ca eu zic ca nu…

Am vorbit despre arhivare aici. Arhivarea resupune ca unitatea arhivistica sa treaca in pasiv, si sa capete o pozitie relative definitiva in ansamblul fondului arhivisitc. A pune un document intr-un dosar nu poate fi arhivare, pentru ca a – e document, nu e dosar;  b – e activ, nu e pasiv c – dosarul ala nu e finalizat, deci totul e fluid in el.

Prin opozitie, clasarea e opereatiunea prin care trimiti documentul intr=o clasa de documente, adica il pui dupa nomenclator intr-o gramada din care vei genera dosare. Adica exact ce se presupune ca face al’ de-a scris materialul ala…

Tragand linia: ar trebui sa mai consultam cate un dictionar din cand in cand, inainte de a genera documente oficiale…

E loc pentru “dispozitie” in arhivistica romaneasca?

Mai multi cunoscuti m-au intrebat ce e cu “dispozitia” care tot apare in textile traduse de mine, pentru ca nicaieri nu apare la noi un astfel de termen. Partial asa e, si poate ar fi trebuit o discutie mai larga. Numai sa ai cu cine sa o duci…

1. Clar, termenul este de imprumut in arhivistica, de la englezescul “disposition”. Conform lui ISO 15489, dispozitia este ,,un set de procese asociate cu implementarea termenelor de pastrare, cu distrugerea sau cu decizii de transfer, avand la baza documente de dispozitie sau alte instrumente”. In mod concret, dispozitia presupune:
a). o distrugere imediată, incluzând suprascrierea sau ştergerea
b). reţinerea, pentru o perioadă ulterioară, în cadrul diviziunii administrative
c). transferul către o zonă de depozitare corespunzătoare sau pe un suport, sub controlul organizaţiei
d). transferul către altă organizaţie care are asumată responsabilitatea pentru afacerea respectivă, prin restructurare, vânzare sau privatizare
e). transferul către o zonă de depozitare gestionată în numele organizaţiei de către un furnizor independent, faţă de care au fost stabilite aranjamente contractuale corespunzătoare
f). transferul de responsabilitate pentru gestionare către o autoritate corespunzătoare, în timp ce depozitarea fizică a documentului este reţinută de organizaţia creatoare
g). transferul către arhiva organizaţiei, sau
h). transferul către o autoritate de arhive istorice externă.

2. La noi, toate aceste actiuni sunt reglementate juridic prin art. 9, al.3 din Legea Arhivelor: ,,Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, an functie de creatorii la nivel central sau local, an urma selectionarii, transferului an alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neanlaturat”.

3. Tot la noi, dispozitia este un termen juridic, care inseamna: ,,1. Din punctul de vedere al drepului civil, dreptul de dispozitie este alcatuit din dreptul de dispozitie materiala si dreptul de dispizitie juridica. Dreptul de dispozitie materiala este posibilitatea proprietarului de a dispune de substanta bunului, adica de a-l transforma, consuma sau distruge, cu respectarea reglementarilor in vigoare. Dreptul de dispozitie juridica se concretizeaza in posibilitatea proprietarului de a instraina dreptul de proprietate, cu titlu oneros sau gratuit, prin acte intre vii sau mortis causa, si de a-l greva cu drepturi reale derivate, principale sau accesorii, in favoarea altor persoane, cu respectarea regimului juridic stabilit de lege. 2. Prevedere obligatorie cuprinsa intr-un act normativ; masura luata de un organ ierarhic superior, obligatorie pentru organul ierarhic inferior caruia ii este comunicata. ((Sursa: http://www.rubinian.com/dictionar_detalii.php?id=478)

4. Ei, problema de care m-am lovit la traduceri este ca ,,scoaterea din evidenta arhivei”, adica termenul cel mai apropiat de sensul lui “disposition”, acopera doar partea finala (adica efectiv scoaterea din evidenta in urma eliminarii/transferarii documentelor), pe cand acele actiunile anterioare, in totalitatea lor, nu sunt definite nicicum in arhivistica de la noi. Cum le-am spune la toate actiunile care determina soarta documentelor odata ce a trecut un anumit numar de ani? Eu cred ca, global, ar trebui sa se numeasca dispozitie, respective: selectionare, prelungire termen de pastrare, externalizare pastrare, transfer catre ANR…

Parerea mea!