Ordonare-fondare-sistematizare

Scriind azi la un articol, am făcut o maaaaare „descoperire”…

Am mai scris AICI despre dilema fondare/ordonare. În esență, în mai toată lumea, ordonarea acoperă orice parte a procesului, ordonare la nivel de fond, în cadrul fondului și în cadrul dosarului.  Noi, mai cu moț, am luat de la ruși ideea că fondarea e altceva decât ordonarea.

Ei bine, azi am fost la sursa rusească și am gasit și altceva. Rușii nu au folosit fondare versus ordonare. Ei au folosit fondare vs sistematizare. Noi am preluat fondare, am preluat sistemastiare, aveam ordonare de la Sacerdoțeanu și am facut sinteza românească: fondarea e la nivel de fond, ordonarea e la alte niveluri mai jos de fond și sistematizarea e mutatul arhivei în depozit.

Nu-i așa că suntem minunați? Cum era cu surdul, că nu le aude, dar le potrivește?!…

Despre selecționare

Deși sistemele care conțin acte nu sunt create pentru arhiviști, arhiviștii trebuie să evalueze aceste sisteme și să ia decizii referitoare la distrugerea sau păstrarea actelor conținute. În mod tradițional, arhiviștii au luat aceste decizii pe baza examinării actelor, după ce acestea și-au îndeplinit rolul lor de a sprijini nevoile operaționale ale organizațiilor care le-au produs. Apariția actelor electronice, care nu permit examinarea lor fizică, a condus arhiviștii la căutarea unor abordări alternative pentru evaluare. S-a realizat curând că dacă arhiviștii puteau lua astfel de decizii pe baza analizei funcțiilor organizației și a nevoii de mărturie pentru acele funcții, ei ar putea evita obligația de analiză a actelor însele. În plus, ei și-ar putea concentra eforturile pe sistemele care produc acte cu valoare permanentă, care sunt relativ puține la număr, în loc să irosească resursele pe pentru evaluarea sistemelor care produc acte cu valoare insignifiantă.

David Bearman. 1993.

(Ah, da: în România, prin legislația arhivistică din 1996, a instituit obligația de a analiza dosar cu dosar arhiva supusă selecționării).

Despre evaluarea arhivistică

Angelika MENNE-HARITZ, Appraisal or Documentation: Can We Appraise Archives by Selecting Content? in American Archivist / Vol. 57 / Summer 1994

Scopul evaluării depinde de cum sunt percepute scopurile muncii arhivistice, ca întreg. Am examinat câteva abordări orientate spre conținut relative la evaluare. Premisa de bază a tuturor acestora este că arhivele urmăresc să contureze, pe cât de adevărat posibil, o imagine a societății. Dar materialul brut cu care trebuie să lucrăm nu se conformează acestor ambiții.

Read More »

Din gândirea arhivistică românească

Cercetarea se interesează de fenomenele sociale, politice, economice, culturale așa cum rezultă din documente și nu din modul lor de organizare în fondurile lor arhivistice, deși aceasta îi înlesnește studiul. Cercetătorului îi este necesară organizarea fondului numai în măsura în care are nevoie de ea pentru a face referire în aparatul științific.

Translation

The research is interested in social, political, economical, cultural phenomena as they result from records, and not from their way of arrangement within the archival fonds, though this might enhance the examination. The fonds arrangement is useful for scholar only as much as needs it for referencing the record.

Amin! 🙂

Cred ca merită premiul Nobel, rezolvând quadratura cercului arhivistic. Toți prostii aia care au scris cât au scris, au scris degeaba. Luați de la noi știință, bah!!!

La modul ideal…

I. Scria raposatul Jenkinson, la 1947:

,,arhiva este [formata din] documente acumulate printr-un proces natural in cursul desfasurarii activitatiilor de orice fel, publice sau private, indiferent de data; si pastrate ulterior, pentru informare,  de catre persoanele responsabile pentru activitatile in discutie sau de catre succesorii acestora” (citat dupa Lodoloni, Archivistica, ed. 12, 2005, p. 181.)

si apoi, in 1949, despre calitatile unui document de arhiva:

“…a treia este faptul ca arhivele sunt de fapt o partea administratiei care le-a produs; si a patra este faptul posesiei neintrerupte  (unbroken custody), o presupunere rezonabila despre care este diferenta intre un document care face si unul care nu face parte dintr-o arhiva“. (Public Records Office, Guide to the Public Records. Part I. Introductory, London, 1949, p. 2).

De aici cateva comentarii:

  • a lasa arhivarul unei organizatii, sau, mai rau, un OEPSA, sa intervina la nivel de dosar pentru a ordona documente este o neghiobie care risca sa afecteze sever autenticitatea  si caracterul natural, organic, al arhivei. In mod normal, documentele se grupeaza cum se grupeaza pentru ca asa simte nevoia cel de la compartiment, asa rezulta din procesul sau de lucru saua sa ii este cerut de legislatia specifica sau asa va fi procesul de regasire al informatiei — lucruri pe care le stie cel care desfasoara activitatea din care rezulta documentele. Sigur, multi din arhivistii ANR vor spune ca cel de la compartiment e un tampit, care nu stie legea arhivelor. Ghinion: arhiva nu e despre niste papagali care repeta in practica ce e scris in legea arhivelor, ci despre modul de acumulare al unor documente de catre un creator, documente rezultate din activitatea sa; el trebuie sa isi regaseasca informatia cat mai rapid, iar documentele sunt puse astfel incat sa ii serveasca activitatii sale (3). Arhiva nu e pentru a fi un subiect in lege, ci pentru a servi activitatea. Arhiva (d.p.d.v. constitutiv) nu trebuie sa reflecte legea, ci trebuie sa reflecte activitatea creatorului (1). In caz contrar, nu avem un fond al creatorului, ci o colectie a arhivistului care a prelucrat-o. Sau o colectie de hartii formata dupa o lege. La modul ideal, arhivarul si OEPSA ar avea voie sa faca cel mult ordonari la nivel de compartiment.  Cat despre documentele la nivel de foi gasite, ele ar trebui grupate de cei de la compartimente, care cunosc fluxul de lucru si acumulare al hartiilor. (2)
  • custodia neinterupta este clar facuta praf in momentul in care trimiti, vraiste, arhiva ta, de creator, la OEPSA, sa o prelucreze/pastreze ei. In mod normal, OEPSA nu ar trebui sa aiba acces la dosare, ci doar la depozitarea de cutii sigilate.

II. Si mai scrie (neraposatul) Lodoloni:

,,…dupa parerea noastra, o arhiva este constituita din 2 elemente

  1. gruparile de documente
  2. relatii care interconecteaza documentele.” (Ibid., 186).

(o citeaza si pe Angelika-Menne Haritz: intr-o arhiva exista 2 categorii diferite de informatii. Prima e cea scrisa in text, cealalta nu e exprimata in cuvinte si cu un limbaj, ci rezulta din modul d eordonare ar documentelor).

Ei, din tot ce face arhivistul roman, da, informatia e in inventar. Restul relatiilor unde apar descrise? In ordinea impusa de EL (THE el 🙂 )? La modul ideal… Ba nu, ma tem ca actionam complet ne-ideal la capitolul asta…

______________________________________

(1). e vorba despre arhiva, documentele in sine, nu despre instrumentele de evidenta, care pot face obiectul reglementarii. Logica legii este de a crea instrumente comune si fluxuri de lucru comune pentru creatori/arhive diverse (si de asta de multe ori nu iese…)

(2). In esenta, asta ar trebui sa fie si abordarea arhivistului de arhiva istorica: nu selectionezi/reordonezi in dosar! Zice despre asta di L. Duranti, in articolul despre selectionare din 1994.

(3) (da, e adaugata ulterior 🙂 ): oricine a incercat sa regaseasca, dupa regulile legislatiei arhivistice de la noi, un dosar intr-o arhiva intermediara stie ca mecanismul este complet contraintuitiv: nu te duci la inventar (care, teoretic, este evidenta fizica si intelectuala a arhivei), pentru ca nu e doar unul, ci mai multe, pe fiecare an, in functie de termenul de pastrare. Incepi deci cu nomenclatorul, identifici clasa/categoria de documente, te duci apoi la inventar si gasesti dosarul. Asta doar daca nu cumva dosarul a venit cu o predare ulterioara, nereferentiata la primul inventar si necuprinsa in primul inventar, caz in care esti, practic, pierdut…

imbracati-va si plecati acasa :)

Daca te iei dupa insemnari dintr-astea, cam asta ar fi concluzia…

Ceea ce pierd din vedere cei de acolo este faptul ca descrierea arhivistica e mai mult decat extragerea unor metadate si o indexare de continut. E contextualizare, birocratica si organizationala. A scris L. Duranti despre asta cu ani in urma, Archives as a place, se chema articolul.  Dar unii reinventeaza roata.