Din nou despre „categorie” și „dosar”. Cu un exemplu pra(gma)tic

Am obosit explicând în zadar faptul că în nomenclatorul arhivistic nu sunt dosare, cu clase/categorii. Pentru mulți, abrutizați de practica nenorocită din cele mai multe administrații românești, obișnuiți de lecțiile unor „autorități” arhivistice românești, diferența e irelevantă.

Azi am întâlnit un exemplu grăitor.

Poziția din nomenclator: dosare juridice, citații, sentințe. (10 ani, ofcors. De ce 10? Nu știe nimeni. Da’ 10!!).

Dosarul: o terfeloagă de 300 de file.

Utilizabilitate: trei nule, ca făina. Era nevoie de identificarea una 3 sentințe, inclusiv de identificat care era definitiva, dintr-o epocă densă în procese. A fost un coșmar. Pierdere de timp îngrozitoare. Totul era ordonat cronologic, reclamația 1, întâmpinarea 1, acțiunea 2, citația 1, întâmpinarea 2, acțiunea 3 etc. La sfârșitul dosarului nu pricepeai nimic.

Era după normă? Da.

Era documentul alocat poziției din nomenclator („probleme și termene de păstrare”)? Era.

Era dosarul de 300 de file? Da.

Nimic de comentat, exceptând fapt că nu îți folosea la nimic.

La modul firesc, pentru fiecare proces trebuia să existe un dosar distinct. Da, erau 20 de procese, existau 20 de dosare, toate cu același indicativ. Da, nu aveau „sfânta” limită de 250-300 de file, dar, și dacă ar fi conținut 3 file, măcar lucrurile erau limpezi și nu pierdeai timpul cu acul în carul cu fân.

Însemna asta consum suplimentar de materiale? Da, desigur. Dar pe principiul ăsta, punem totul direct în cutii sau în saci, că e mai ieftin.

Constituirea unui dosar trebuie să servească unor scopuri pragmatice, de management al informației, și nu de management al volumului.

Părerea mea.

Despre „informație comunicată” și „informație guvernată”

O însemnare pe blogul lui James Lappin face o diferențiere interesantă relativ la universul managementului documentelor/informațiilor: există instrumente care servesc pentru comunicarea informațiilor și instrumente care servesc pentru guvernarea informațiilor.

Despre selecționare

„Deși sistemele care conțin acte nu sunt create pentru arhiviști, arhiviștii trebuie să evalueze aceste sisteme și să ia decizii referitoare la distrugerea sau păstrarea actelor conținute. În mod tradițional, arhiviștii au luat aceste decizii pe baza examinării actelor, după ce acestea și-au îndeplinit rolul lor de a sprijini nevoile operaționale ale organizațiilor care le-au produs. Apariția actelor electronice, care nu permit examinarea lor fizică, a condus arhiviștii la căutarea unor abordări alternative pentru evaluare. S-a realizat curând că dacă arhiviștii puteau lua astfel de decizii pe baza analizei funcțiilor organizației și a nevoii de mărturie pentru acele funcții, ei ar putea evita obligația de analiză a actelor însele. În plus, ei și-ar putea concentra eforturile pe sistemele care produc acte cu valoare permanentă, care sunt relativ puține la număr, în loc să irosească resursele pe pentru evaluarea sistemelor care produc acte cu valoare insignifiantă. ”

David Bearman. 1993.

(Ah, da: în România, prin legislația arhivistică din 1996, a instituit obligația de a analiza dosar cu dosar arhiva supusă selecționării).

Atunci când e bine și la noi… ;)

Se tot discuta în spațiu public cum că ce la noi e interzis, în alte țări e permis, și că ce rău e la noi etc.
Avem însă un contra-exemplu.
Prin 2016, izbucnea în SUA scandalul e-mail-urilor fostului secretar de stat Hillary Clinton. Povestea, aici. În esență, problema era că Mme Clinton a folosit un server de email privat cât era în funcție, și nu contul oficial al MAE american. Astfel, 1). exista suspiciunea ca documente secrete (clasificate) să fi părăsit zona protejată și 2). MAE nu avea în arhivă documentele care îi aparțineau de drept, multe dintre ele fiind pe serverul Mmei.
Ce ne interesează din poveste este desigur, punctul 2. Lucru logic, demnitarul sau funcționarul care lucrează într-o organizație nu are drept de proprietate asupra documentelor organizației, chiar dacă le semnează/întocmește. În spațiul carpato-dunărean, chestia asta s-a hotărât din câte știu prin 1829, când rușii ne-au separat viața privată de cea profesională din administrație, și au zis „#băbăieți, ce se întâmplă la serviciu, rămâne la serviciu”. (cred că era legat și de faptul că #băbăieții începuseră să fie salariați). Dacă e să facem o comparație cu lumea reală, e ca și cum cineva de la o bancă pleacă cu documentele clienților la altă bancă, atunci când își schimbă serviciul. Nu spun că nu se întâmplă, dar sigur e incriminat.
Boon. Ei, în SUA a fost rău, intervenind și NARA (Arhivele Naționale), ca instituție care monitorizează arhivele instituțiilor federale (ca la noi — mă refer la atribuții, desigur…)

Ei, la noi nu e așa de rău ca la ei, asta voiam să spun. Un articol de presă încadrează pe cod penal „fapta” unui ministru, care a cerut acces la email-urile oficiale ale predecesorilor lui. Adică, practic, a cerut acces la arhiva ministerului. Adică exact invers decât în SUA! Ei, ne-ar fi invidiat Mme Clinton, fără îndoială!!!!
La noi, cod penal, zbierete, acuze (la adresa celor de la IT, care i-au dat parola).
Deci, în viziunea „unei părți a presei”, e absolut firesc ca documentele create de un demnitar să nu fie accesibile decât lui, ca memoria instituțională să înceapă și să se termine cu mandatul, alfa și omega… Instituțiile sunt persoane. Ca în Evul Mediu. (Dat fiind că birocrația e născută tocmai ca reacție la sistemul de ev mediu, o fi și viziunea asta parte din lupta împotriva birocrației, mai știi…)
Dilemele mele, însă, ar fi totuși:
1) Ce mama zmeilor de sistem informatic au ministerele noastre, dacă băiatu’ de la IT știe parola ministrului? Curat securitate informatică…
2) De ce nu erau mail-urile alea în arhiva instituției?
3) În mâna cui o sta memoria instituțională a Statului Român? Oare la băiatu’?… O fi bine, o fi rău? O fi de secol XXI?
În rest, dacă o informăm despre condiții, cred ca Mme Clinton s-ar bucura să vină la noi…

Despre sisteme informatice și documente. Sau date. Sau ce or mai fi ele (1) (updtd)

Îmi stă de mult pe cursor să scriu ceva despre sistemele informatice și abordările lor referitoare la informația electronică. De câteva luni, am participat la câteva schimburi interesante de experiențe, și în afara țării, și în cadrul unor proiecte de la noi, cu finanțări diverse. Experiența asta mi-a ridicat întrebări. Multe. Dar și o dorință de a exprima din nou faptul că perspectiva arhivistică este, de multe ori, altceva decât ceea ce se vehiculează a fi.
Azi așa vrea să scriu despre diferențe de terminologie, filosofie și sisteme.

Categorii, clase, documente, grupări de documente

Am observat în mai multe rânduri, în ultima vreme, un părerism zdrobitor legat de nomenclator, ca ce e, ca ce conține etc. Ca sunt documente in nomenclator – sunt o dudă. Ca nomenclatorul ajută a plasarea (sic!) documentelor în dosare. Aceeași dudă, că dacă ai mai mult de un dosar la o categorie, atunci nu mai știi, în baza nomenclatorului, în care dosar e documentul X. Și, dacă ar fi așa, nu armai fi nevoie de inventar. Iar pozițiile din nomenclator sunt fie grupări, fie genuri, fie documente.

Oamenii, la începutul istoriei, puneau act lângă act. Când treaba asta a devenit prea complicată la regăsire, au inventat grupări/asocieri/agregări de documente. Așa a apărut dosarul. Dosar care, la rândul lui, putea grupa actele cronologic (și, dacă dosarul era prea mare, se alcătuiau volume) sau pe sub-asocieri tematice sau de altă natură, care se cheamă sub-dosare. Criteriul de a grupa actele în dosare variază; ne zice MoReq2010:

• Because they relate to the same business transaction or process,
• Because they have the same business classification,
• Because they share the same subject area or topic;
• Because they relate to the same person, place, project, case, client, event or incident,
• Because they share common metadata,
• Because they have the same source or format,
• Because they are managed by the same business unit,
• Because they are intended for the same audience,
• Because they have the same level of security access control, or
• Because they are held under the same retention and disposal conditions.

Bun. Acum, când ai 300 documente și 3 dosare totul e în regulă. Dar dacă ai 20000, și răspândite prin organizație? De unde știi în care dosar sa pui actul, de unde știi în care dosar a pus actul ăla dinaintea ta? Și atunci, faci asocieri mai ample, care să reunească dosarele care au criterii comune. Implicit, dacă un dosar cuprinde documente, dosarele care au caracteristici comune le transferă și documentelor, deci putem spune ca sunt categorii de documente, categoria find definită de anumite caracteristici comune de grupare a documentelor (de ce coborâm la documente și nu rămânem la dosare? 1. Pentru că pot fi mai multe ‘dosare’ (de fapt, volume) la o categorie; 2. Pentru ca nu toate documentele sunt grupate în dosare, dar pot forma categorii).

În concluzie, nomenclatorul nu conține acte/documente. Conține clase/categorii. adică niște criterii care stau la baza identificării unor documente care satisfac acele criterii. Criteriile nu pleacă, în majoritatea cazurilor, de la genul actului, pentru ca acele categorii reflectă o activitate care produce acte/documente, or doar în anumite cazuri activitatea produce același gen de act. Bun, avem categoria – asta e o grupare intelectuală (grupare, daca plecăm de la documentul individual, sau divizare, dacă privim producția documentară în ansamblul ei). Din mormanul astfel adunat, începem să le mai divizăm o dată, făcând grupări pe dosare. Poate rezulta 1 dosar fizic/categorie intelectuală, sau 200 de dosare/categorie, sau dosar in 70 de volume/o categorie, sau 2 dosare, fiecare cu 3 subdosare/ categorie. Ca să știm câte dosare fizice sunt, facem un inventar al lor.

Atât de simplu.

2 idei

Voiam mai de mult sa scriu despre ceva ce am remarcat de fiecare data cand am citit literatura profesionala de records management.

1. Arhivistica romaneasca actuala pune accentul pe arhivarul/arhivistul de la depozitul organizatiei. Acela trebuie sa fie certificat profesional, in ciuda faptului ca, intr-un regim normal, el primeste arhiva gata facuta!!! Cred ca ar fi mai eficient sa fie desemnata o persoana responsabile cu arhivarea la nivelul fiecarui compartiment (bun, stiu, nu e neaparat chestie de records management, era practica curenta in administratia austriaca si austro-ungara din Transilvania, in sistem german in general).  Existenta unei astfel de persoane va asigura 1-persoana tinta pentru comunicarea de informatii tehnice; 2- va muta “arhivarul” in locul de creare si exista premisele pentru o arhiva mai bine si uniform clasata si constituita.
2. La noi nu exista deloc aproape deloc din cate stiu lucrari care sa vorbeasca despre ordonare si clasarea actelor la compartiment, de catre functionarii care opereaza direct cu hartiile. Manuale ca asta de AICI, de exemplu. Cum practica birocratica se duce de-a dura (englezii deplang situatia asta la ei din anii ’60), constituirea de dosare, clasarea corecta a actelor depinde in buna masura de talentul/ creativitatea/ cheful fiecarui functionar.

Dupa mine, a duce arhivarea mai aproape de productie si ghidarea celor care produc hartiile (dar fara fasoane “academice”: “dosar dupa nomenclator”, “legea spune ca” etc, etc., ci cat se poate de practic) poate conduce la o imbunatatire a calitatii arhivei si procesului de arhivare in sine.

La ce e bun nomenclatorul arhivistic?

De curand, am vazut intr-un document o definitie care m-a lasat cujetator… Se spunea acolo cum ca nomenclatorul arhivistic iashte: o listă sistematică a categoriilor de documente create şi primite de către o instituţie care reflectă gruparea în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora [etc.]

Bon. Asa o fi. Hai sa ne ducel la clasici, la dictionarul SAI din 1981:

Nomenclatorul, ziceau ăi bătrîni, este instrument de lucru în arhiva unei organizaţii, constând dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituţiei respective, iar în cadrul acestora pe probleme şi pe termene de păstrare. N. serveşte registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conţine şi are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente şi de a orienta întreaga organizare ulterioară a activităţii arhivistice [etc.]

Bon. Cine are dreptate? Aia batrani sau aia mai fragezi?

Pai, sa o luam ca la scoala de arhivistica, anul 1. Am un maldar de documente. Cum il aduc sub control? Divizand in bucati mai mici. Asa ca inventez compartimentele, si separ arhiva pe compartimente. Apoi, in compartimente, separ pe niste grupe, pe probleme. In masura posibilului (aici e fereastra mica de pe vremuri, deschisa de urmasi cu piciorul), impart categoria si dupa termenul de pastrare, ca sa imi faciliteze selectionarea.  Ceea ce ramane, la nivel de unitate cronologica (anul, cum ziceau batranii), asociez foaie cu foaie si fac atatea dosare cate imi ies pana la epuizarea cantitatii de hartie.

Adica, pe concret: sunt birou notarial; imi impart activitatea pe functie de baza si functie suport (ma rog, nu e acceptat de legea actuala, dar asa s-a aprobat…. no comment (acum)); din hartiile create de functia de baza, separ actele autentificate; apoi, in cadrul acestei grupe (zisa si categorie sau, pentru teoreticieni si cititori de logica, “clase”) ma apuc sa le ordonez cronologic, si apoi divizez cronologia in subgrupe de 300 file rezultand, clar! dosare.

DECI.

DECI.

Nomenclatorul imi da clasele/grupele/categoriile. Adica imi divizeaza productia documentara in structuri administrabile. INSA NU IMI SPUNE IN CE DOSAR SA PUN ACTELE!!!!!! Pentru ca, pur si simplu, in momentul intocmirii NA, nu pot anticipa cate acte imi vor veni si daca voi avea, la o categorie, unul sau mai multe dosare!

NA este o abstractizare a productiei documentare. Concretul, in meandrele sale 😛 , e apanajul altui instrument – inventarul arhivistic.

Deci, batranii au castigat! Dar nu pentru mult timp, ca vor fi invinsi 😀

Sau 😦

bibliografie RM

aici.

GARP explained

Un serial explicativ pentru GARP.

Raspunderea

Disponibilitatea — si o alta prezentare aici

Pastrarea/retinerea

(urmeaza)

Dispozitia

Integritatea

Transparenta

Protectia

Conformitatea