Revelația zilei

Am avut o revelație zilele astea. Hilară, după (mintenaș) 30 de ani de meserie, dar asta e.

Aproape mereu se spune unitatea arhivistică = dosarul. Ei, bine, nu e așa. Scrie în normative.

Dosarul poate avea volume. Deci, un dosar este referința intelectuală, care adună documentele, in mai multe containere fizice.

Și normele spun că fiecare volum ocupă o poziție distinctă în inventar.

U.a. este poziția din inventar. Adică reflectă dimensiunea fizică.

Concluzie: un dosar poate fi format din mai multe u.a. Și, pe fond, inventarul este mai mult o lista de obiecte fizice decat de chestiuni intelectuale.

Iar faptul că pe noi ne interesează mai mult să știm câte bucăți sunt decât câte probleme sunt spune multe despre perspectiva gospodărească din arhivistica noastră.

Din nou despre „categorie” și „dosar”. Cu un exemplu pra(gma)tic

Am obosit explicând în zadar faptul că în nomenclatorul arhivistic nu sunt dosare, cu clase/categorii. Pentru mulți, abrutizați de practica nenorocită din cele mai multe administrații românești, obișnuiți de lecțiile unor „autorități” arhivistice românești, diferența e irelevantă.

Azi am întâlnit un exemplu grăitor.

Poziția din nomenclator: dosare juridice, citații, sentințe. (10 ani, ofcors. De ce 10? Nu știe nimeni. Da’ 10!!).

Dosarul: o terfeloagă de 300 de file.

Utilizabilitate: trei nule, ca făina. Era nevoie de identificarea una 3 sentințe, inclusiv de identificat care era definitiva, dintr-o epocă densă în procese. A fost un coșmar. Pierdere de timp îngrozitoare. Totul era ordonat cronologic, reclamația 1, întâmpinarea 1, acțiunea 2, citația 1, întâmpinarea 2, acțiunea 3 etc. La sfârșitul dosarului nu pricepeai nimic.

Era după normă? Da.

Era documentul alocat poziției din nomenclator („probleme și termene de păstrare”)? Era.

Era dosarul de 300 de file? Da.

Nimic de comentat, exceptând fapt că nu îți folosea la nimic.

La modul firesc, pentru fiecare proces trebuia să existe un dosar distinct. Da, erau 20 de procese, existau 20 de dosare, toate cu același indicativ. Da, nu aveau „sfânta” limită de 250-300 de file, dar, și dacă ar fi conținut 3 file, măcar lucrurile erau limpezi și nu pierdeai timpul cu acul în carul cu fân.

Însemna asta consum suplimentar de materiale? Da, desigur. Dar pe principiul ăsta, punem totul direct în cutii sau în saci, că e mai ieftin.

Constituirea unui dosar trebuie să servească unor scopuri pragmatice, de management al informației, și nu de management al volumului.

Părerea mea.

Despre selecționare

Deși sistemele care conțin acte nu sunt create pentru arhiviști, arhiviștii trebuie să evalueze aceste sisteme și să ia decizii referitoare la distrugerea sau păstrarea actelor conținute. În mod tradițional, arhiviștii au luat aceste decizii pe baza examinării actelor, după ce acestea și-au îndeplinit rolul lor de a sprijini nevoile operaționale ale organizațiilor care le-au produs. Apariția actelor electronice, care nu permit examinarea lor fizică, a condus arhiviștii la căutarea unor abordări alternative pentru evaluare. S-a realizat curând că dacă arhiviștii puteau lua astfel de decizii pe baza analizei funcțiilor organizației și a nevoii de mărturie pentru acele funcții, ei ar putea evita obligația de analiză a actelor însele. În plus, ei și-ar putea concentra eforturile pe sistemele care produc acte cu valoare permanentă, care sunt relativ puține la număr, în loc să irosească resursele pe pentru evaluarea sistemelor care produc acte cu valoare insignifiantă.

David Bearman. 1993.

(Ah, da: în România, prin legislația arhivistică din 1996, a instituit obligația de a analiza dosar cu dosar arhiva supusă selecționării).

Atunci când e bine și la noi… ;)

Se tot discuta în spațiu public cum că ce la noi e interzis, în alte țări e permis, și că ce rău e la noi etc.
Avem însă un contra-exemplu.
Prin 2016, izbucnea în SUA scandalul e-mail-urilor fostului secretar de stat Hillary Clinton. Povestea, aici. În esență, problema era că Mme Clinton a folosit un server de email privat cât era în funcție, și nu contul oficial al MAE american. Astfel, 1). exista suspiciunea ca documente secrete (clasificate) să fi părăsit zona protejată și 2). MAE nu avea în arhivă documentele care îi aparțineau de drept, multe dintre ele fiind pe serverul Mmei.
Ce ne interesează din poveste este desigur, punctul 2. Lucru logic, demnitarul sau funcționarul care lucrează într-o organizație nu are drept de proprietate asupra documentelor organizației, chiar dacă le semnează/întocmește. În spațiul carpato-dunărean, chestia asta s-a hotărât din câte știu prin 1829, când rușii ne-au separat viața privată de cea profesională din administrație, și au zis „#băbăieți, ce se întâmplă la serviciu, rămâne la serviciu”. (cred că era legat și de faptul că #băbăieții începuseră să fie salariați). Dacă e să facem o comparație cu lumea reală, e ca și cum cineva de la o bancă pleacă cu documentele clienților la altă bancă, atunci când își schimbă serviciul. Nu spun că nu se întâmplă, dar sigur e incriminat.
Boon. Ei, în SUA a fost rău, intervenind și NARA (Arhivele Naționale), ca instituție care monitorizează arhivele instituțiilor federale (ca la noi — mă refer la atribuții, desigur…)

Ei, la noi nu e așa de rău ca la ei, asta voiam să spun. Un articol de presă încadrează pe cod penal „fapta” unui ministru, care a cerut acces la email-urile oficiale ale predecesorilor lui. Adică, practic, a cerut acces la arhiva ministerului. Adică exact invers decât în SUA! Ei, ne-ar fi invidiat Mme Clinton, fără îndoială!!!!
La noi, cod penal, zbierete, acuze (la adresa celor de la IT, care i-au dat parola).
Deci, în viziunea „unei părți a presei”, e absolut firesc ca documentele create de un demnitar să nu fie accesibile decât lui, ca memoria instituțională să înceapă și să se termine cu mandatul, alfa și omega… Instituțiile sunt persoane. Ca în Evul Mediu. (Dat fiind că birocrația e născută tocmai ca reacție la sistemul de ev mediu, o fi și viziunea asta parte din lupta împotriva birocrației, mai știi…)
Dilemele mele, însă, ar fi totuși:
1) Ce mama zmeilor de sistem informatic au ministerele noastre, dacă băiatu’ de la IT știe parola ministrului? Curat securitate informatică…
2) De ce nu erau mail-urile alea în arhiva instituției?
3) În mâna cui o sta memoria instituțională a Statului Român? Oare la băiatu’?… O fi bine, o fi rău? O fi de secol XXI?
În rest, dacă o informăm despre condiții, cred ca Mme Clinton s-ar bucura să vină la noi…

MAC – o carte excelentă (2)

(continuare)

p. 21

Distingem 3 niveluri de informație relative la o organizație:

  • informația organizației,
  • informația din organizație și
  • informația despre organizație.

Dpdv al managementului arhivistic în organizație, relevantă este prima dintre ele.

Definiție:

„Informația organizației  este aceea care a fost emisă, primită și gestionată în numele organizației, ca persoană juridică. Este vorba despre documente și date care angajează responsabilitatea organizației, în raport extern, dar și cu intern sau în relația cu subcontractori.”

PS, BFP: Știu că e clasic. Dar la noi se uită, de multe ori, ca arhiva unei organizații nu e orice  hârtie, așa cum digitalul e și el o arhivă, nu proprietatea lucrătorului.

Despre sisteme informatice și documente. Sau date. Sau ce or mai fi ele (1) (updtd)

Îmi stă de mult pe cursor să scriu ceva despre sistemele informatice și abordările lor referitoare la informația electronică. De câteva luni, am participat la câteva schimburi interesante de experiențe, și în afara țării, și în cadrul unor proiecte de la noi, cu finanțări diverse. Experiența asta mi-a ridicat întrebări. Multe. Dar și o dorință de a exprima din nou faptul că perspectiva arhivistică este, de multe ori, altceva decât ceea ce se vehiculează a fi.
Azi așa vrea să scriu despre diferențe de terminologie, filosofie și sisteme.
Read More »

Documentul ca instrument

 

Umaniștii studiază artefactele umane în încercarea de a înțelege, dintr-o perspectivă particulară și într-un anumit context, ce înseamnă a fi om. Termenul artefact este folosit aici în cel mai larg sens: un artefact este un obiect creat de oameni. Artefactele pot fi obiecte de interes primare sau să servească drept mărturie a activităților, evenimentelor și intențiilor umane. Arhiviștii fac o distincție utilă între un obiect creat intenționat, ca o finalitate în sine, și un obiect care este un produs secundar al activității umane, obiect având de obicei o funcție de intermediere, ca un mijloc sau un instrument. Romanele, poemele, culegerile de texte, picturile, filmele, sculpturile și simfoniile sunt create ca finalități în sine. Dosarele de instanță, certificate de naștere, referatele, facturile, contractele sau corespondența facilitează sau  funcționează ca un mijloc pentru alte obiective sau ca mărturie sau consemnare a anumitor acțiuni desfășurate. Desigur, artefactele care sunt un scop în sine pot funcționa de asemenea ca mărturii. Un roman, de pildă, poate fi văzut ca un obiect literar, cu anumite calități estetice și intelectuale sau ca mărturie pentru limbajul folosit sau pentru a identifica valori culturale importante într-un anumit context istoric.

D.V. Pitti, Designing Sustainable Projects and Publications in A Companion to Digital Humanities, ed. Susan Schreibman, Ray Siemens, John Unsworth. Oxford: Blackwell, 2004. (http://www.digitalhumanities.org/companion/)

Categorii, clase, documente, grupări de documente

Am observat în mai multe rânduri, în ultima vreme, un părerism zdrobitor legat de nomenclator, ca ce e, ca ce conține etc. Ca sunt documente in nomenclator – sunt o dudă. Ca nomenclatorul ajută a plasarea (sic!) documentelor în dosare. Aceeași dudă, că dacă ai mai mult de un dosar la o categorie, atunci nu mai știi, în baza nomenclatorului, în care dosar e documentul X. Și, dacă ar fi așa, nu armai fi nevoie de inventar. Iar pozițiile din nomenclator sunt fie grupări, fie genuri, fie documente.

Oamenii, la începutul istoriei, puneau act lângă act. Când treaba asta a devenit prea complicată la regăsire, au inventat grupări/asocieri/agregări de documente. Așa a apărut dosarul. Dosar care, la rândul lui, putea grupa actele cronologic (și, dacă dosarul era prea mare, se alcătuiau volume) sau pe sub-asocieri tematice sau de altă natură, care se cheamă sub-dosare. Criteriul de a grupa actele în dosare variază; ne zice MoReq2010:

  • Because they relate to the same business transaction or process,
  • Because they have the same business classification,
  • Because they share the same subject area or topic;
  • Because they relate to the same person, place, project, case, client, event or incident,
  • Because they share common metadata,
  • Because they have the same source or format,
  • Because they are managed by the same business unit,
  • Because they are intended for the same audience,
  • Because they have the same level of security access control, or
  • Because they are held under the same retention and disposal conditions.

Bun. Acum, când ai 300 documente și 3 dosare totul e în regulă. Dar dacă ai 20000, și răspândite prin organizație? De unde știi în care dosar sa pui actul, de unde știi în care dosar a pus actul ăla dinaintea ta? Și atunci, faci asocieri mai ample, care să reunească dosarele care au criterii comune. Implicit, dacă un dosar cuprinde documente, dosarele care au caracteristici comune le transferă și documentelor, deci putem spune ca sunt categorii de documente, categoria find definită de anumite caracteristici comune de grupare a documentelor (de ce coborâm la documente și nu rămânem la dosare? 1. Pentru că pot fi mai multe ‘dosare’ (de fapt, volume) la o categorie; 2. Pentru ca nu toate documentele sunt grupate în dosare, dar pot forma categorii).

În concluzie, nomenclatorul nu conține acte/documente. Conține clase/categorii. adică niște criterii care stau la baza identificării unor documente care satisfac acele criterii. Criteriile nu pleacă, în majoritatea cazurilor, de la genul actului, pentru ca acele categorii reflectă o activitate care produce acte/documente, or doar în anumite cazuri activitatea produce același gen de act. Bun, avem categoria – asta e o grupare intelectuală (grupare, daca plecăm de la documentul individual, sau divizare, dacă privim producția documentară în ansamblul ei). Din mormanul astfel adunat, începem să le mai divizăm o dată, făcând grupări pe dosare. Poate rezulta 1 dosar fizic/categorie intelectuală, sau 200 de dosare/categorie, sau dosar in 70 de volume/o categorie, sau 2 dosare, fiecare cu 3 subdosare/ categorie. Ca să știm câte dosare fizice sunt, facem un inventar al lor.

Atât de simplu.

Arhivele si democratia. Episod de diagnoza

Vorbind despre faptul ca arhivistul, ca formator de istorie prin modul in care proceseaza arhiva, nu poate totusi lucra decat in niste limite, determinate in primul rand de mediul social, politic si cultural in care arhivele au fost create, se scrie in cartea asta:

“In both democratic and more authoritarian societies, it often requires negotiating as well between the cultures of the archive and those of the records-generating group or organization. The familiar story of the Nixon tapes is instructive in this regard. Until its sudden termination, the Nixon presidency was the most fully documented administration in U.S. history. As we know, almost every official Oval Office conversation was recorded, including those whose importance to scholars turned out to be that the people involved thought they were literally ‘off the record.” On one hand, presidential archivists struggled almost immediately to secure these materials as part of their formal “national heritage” mission. On the other, they served at the discretion of the presidential office and quickly found themselves in the midst of a bitter conflict over which of these presidential records belonged in the national archives.
The eventual triumph of openness in this struggle ultimately situated the tapes in the archives, but the clash of cultures it reflected had an unexpected consequence. No American president since Nixon (and we dare say no national executive in any country since) has allowed a similar real-space, real-time recording system to be installed, as far as we know. Almost all Oval Office conversations, on or off the record, have no direct transcripts for future scholars to examine. In a similar way, a court determination that the diaries of former U.S. Senator Packwood were public rather than private documents has also chilled a long culture of diary production. Even memoirs and other personally sensitive materials that find their way into paper or electronic form have become points of cultural, as well as legal and political conflict, further changing the culture of records production”.

Comentariile mele:

  1. Nici un presedinte, in nicio tare de atunci… Autorii nu au informatii corecte. O actualizare AICI. Si, decurgand din asta:
  2. Arhiva ca oglindire a maturitatii democratiei: la aproape 50 de ani de la Nixon, societatea romaneasca nu a manifestat nimic din reflexul democratic pe care americanii l-au manifestat atunci. Mai avem mult de mers.
  3. Arhiva ca masura a misiunii sociale a Arhivelor Nationale: au cerut Arhivele ca acele inregistrari sa faca parte din arhiva oficiala a Presedintiei, asa cum s-a intamplat cu inregistrarile lui Nixon?  Nu reprezinta oare o oglinda cat se poate de fidela a societatii? Oare ce pastram ca istorie, doar ce ne pun public demnitarii statului pe FB?