Category: web si e-mail

Mecanismul de confidențialitate Gmail

BFPLeave a comment

… sau un nou cui in sicriul arhivei o nouă provocare arhivistică.

Am testat astăzi noul mecanism de la Gmail privind mecanismul de confidențialitate. Mai acum câteva secole, ceva similar a încercat și Microsoft, dar nu prea funcționa (pe undeva normal, o dată ce descărcai emailul în Outlook, cam greu să rechemi/ștergi mesajul).  Gmail vine însă cu o altă logică, prin care ei păstrează controlul mesajului și, prin urmare, au posibilitatea efectiv să blocheze accesul. Practic, destinatarul unui email “securizat” primește un email-link (sa te ții atacuri phising de-acuma…) care, o dată accesat, permite vizualizarea emailului în browser.  Totul bazat pe cloud.

Capture.PNG

Implicații arhivistice:

1. Emailurile trimise pot fi blocate: azi îl vedem, si nu e…  Impactul este nimicitor pentru ceea ce înseamnă documentare si arhivă: nu doar ca nu mai ai corespondența sub controlul tău, dar e posibil să nici nu o mai poți accesa. Știu, asta e politica standard pentru corespondență clasificată, dar asta e un pic problematic apropos de transparență administrativă.

2. Captura emailurilor pentru eventuala arhivare trebuie realizată în momentul primirii. Rămâne o discuție cum, deoarece emitentul poate dezactiva print, forward etc. Cred că rămâne ca alternativă captura de ecran, ceea ce e o glumă…

3. Cei cu sisteme deconectate de internet, dar cu acces la email, nu vor putea vizualiza nimic.

 

sms ca act oficial :)

BFPLeave a comment

Sa sporim miza. 🙂

Intreg articolul AICI. Partea relevanta:

,,…a spus Dragoş Pîsla­ru, ministrul muncii, într-un răspuns trans­mis prin SMS-uri unor întrebări ale ZF de clarificare privind categoriile de angajaţi de la stat care vor intra în evidenţa Revisal.”

Ministrul a raspuns in calitate oficiala, nu in calitate de persoana fizica. Acele raspunsuri angajeaza, intr-un fel sau altul, functia. Nu ar trebui sa aiba caracter oficial? Si daca da, nu ar trebui arhivat?

Pare o gluma, dar nu e. E OK, e modern asa cum s-a intamplat. Dar ajungem la cazul pecare mi l-a povestit cineva, din Canada, unde la cererea de autorizatie pentru constructie se raspunde printr-un… sms. Care, implicit, e act, face parte din arhiva institutiei, e raspuns oficial si trebuie arhivat.

In nici un caz nu sustina ca ar fi trebuit sa le dea o hartie (d,a stiu, noul proiect de lege a arhivelor cere ca actele electronice cu valoare permanenta sa fie printate… ma rog, cine a scris asta sa o aplice :). Spun doar ca 1. trebuie sa fim constienti de natura in schimbare a actelor si 2 – sa dezvoltam instrumentele necesare pentru a captura si arhiva actele, indiferent in ce forma sunt ele produse.

despre sisteme de e-mail management

BFPLeave a comment

reguli din Texas

obiectivele unui sistem de management email:
– sa stocheze e-mailuri pentru anuite perioade de timp stabilite
– sa permita distrugere la sfarsitul termenului de pastrare
– sa faca actele usor de regasit…
– … de catre personalul care are aceste drepturi (deci sunt necesare masuri de securitate)
(RECMGMT-L@LISTS.UFL.EDU)

1. If the entity is private (not subject to FOI laws in particular, or heavily regulated on communications, like broker-dealers), then the vast majority of email traffic is either 1) complete junk, or 2) transitory, neither of which require long retention periods. The amount of content that represents “official records” should be small; but if not, that can often be addressed through proper and regular training on why not to use email for certain tasks, and what processes/systems to use instead so capturing records is easier.

2. Email users do not want to leave their email interface in order to manage email so make sure any “profiling” tasks can be done within Outlook (if you ask them to manage it at all … see #3).

3. Application of retention and disposition rules should be transparent to the end user whenever and wherever possible. Strive to automate classification, retention and disposition. It will add a ton of defensibility to your email mgmt program, too, as a result of consistent application of rules.

4. *If* you *must* rely on end-users to classify email, the less choices the better. More than 3-5 in a list of choices and they will just pick the top one or the one that gives them the longest retention period regardless of content …which results in mis-filing and inappropriate application of retention rules.

5. This is the important one … if end users feel that the rules/process is either 1) too onerous, or 2) gets in their way of actually getting their job done, they will create a “black market” and squirrel email away somewhere … which just moves the problem, it doesn’t solve it (and may create new problems). Make sure that your requirements focus on the business first – creating an environment in which the job can get done, not just on creating an ideal governance environment.

(RECMGMT-L@LISTS.UFL.EDU)

(atentie, se aplica cadrului legislativ american!)