Azi, despre când se arhivează lucrurile…
Am mai discutat despre arhivare aici (și cu referințele anterioare). Hai să spunem, ca definiție de lucru, că arhivarea ar însemna punerea la păstrare intenționată a unui document/act, în vederea reutilizării lui ulterioare.
În legislația actuală se spune că „Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire” (da, nu e clar dacă e al doilea an de la creare sau anul următor creării, nici dacă nu cumva de la constituirea dosarului, pentru ca documentul se creează, nu se constituie…). Ca să nu mai spun că această cronologie în sine este relativă, ai situații în care unitatea arhivistică este constituită după 1 lună (cazul unor facturi numeroase) sau după n ani (cazul unui dosar de personal). Esența lucrurilor constă în scoaterea din spațiul de lucru a documentelor, pentru că ele devin semi-active sau pasive și încurcă locul.
Acum, în mediul electronic, informațiile din sistemele informatice nu mai „încurcă” spațiul operațional. Bun, excepție ar putea face documentele nestructurate/semi-structurate (office și emailuri), dar în majoritatea cazurilor, spațiul de stocare este atât de generos încât nu se pune problema curățeniei anuale. Ca urmare, nu mai facem arhivarea?
După mine, este o diferență de percepție. Considerând arhivarea ca ținând de stocare, există soluții tehnice care mută datele electronice de pe o zonă de stocare pe alta, fără ca la nivelul utilizatorului final acest lucru să fie perceput sau, măcar, cu un impact minim. Pur și simplu interfața rămâne aceeași, dar datele, în spate, sunt mutate pe alt storage. Ceea ce poate însemna două lucruri: fie extinderea permanentă a spațului de stocare activ (de pildă, creșterea unei baze de date prin adăugarea de spațiu), fie mutarea efectivă a unui set delimitat de date pe o altă zonă de stocare, astfel încât dacă aceasta e deconectată, să nu mai fie vizibil setul de date „arhivat”.
Pe de altă parte, există opțiunea eliminării complete din spațiul de producție a datelor/informațiilor pasive într-o altă zonă, separată și independentă de mediul de producție. Este logica legii arhivării electronice.
Care este „adevărata” arhivare electronică?
După mine, există argumente pro și contra ambelor variante. Avantajul la prima situație este dat de ușurința în exploatare pentru utilizatorul final. Arhiva se păstrează și ca sursă de informații. Folosirea aceleiași interfețe pentru regăsirea informaților, indiferent de statutul de pasiv (arhivat)/activ (nearhivat) oferă ușurință în exploatare, ușurință în mentenanță (practic, ai un singur sistem). Arhivistica e un strat secundar, invizibil pentru lucrătorul obișnuit, care are alt scop pe lume decât să gândească în termeni arhivistici. Pe de altă parte, atunci când se produc retrageri de sisteme din producție (decommissioning), este foarte posibil ca datele vechi (legacy) să nu mai fie legate de noul sistem (mai ales dacă sunt incompatibilități) sau, cel puțin, nu datele foarte vechi. Și atunci, avem un pachet de date/informații/ documente care fie vor avea nevoie de un alt sistem pentru administrare (cel vechi, pentru o perioadă sau un sistem dedicat de arhivare), fie vor rămâne abandonate…
Cealaltă variantă, a arhivării cu extragere din sistemul de producție, este în oglindă cu prima, ca avantaje/ dezavantaje. După mine, implică un alt sistem, deci alta interfață, alte competențe de căutare etc. Mai ales, dacă e și altă organizare a informației, e balamuc mare. Pe de altă parte, este soluția în cazul retragerii sistemelor din operațional.
După mine, o soluție care să permită accesul direct al utilizatorilor la arhivă proprie reprezintă adevărata revoluție digitală pentru arhiva creatorilor. Practic, oferă acces la tot tezaurul informațional al organizației, cu imaginea exactă a ceea ce a existat și fie se păstrează, fie a trebuit eliminat. Depozitele separate și independente reprezintă o transpunere a fluxului analogic, în condițiile în care logica acestuia nu mai există. Pentru că, să fim serioși, arhivarea în lumea fizică nu se produce decât atunci când nu mai e loc în birou. Or, dacă e loc, de ce să muți arhiva? 🙂
Bogdan's Archival Blog -- Blog de arhivist 