Am văzut în însemnarea anterioară că sistemele ar trebui să fie asociate cu vârstele arhivelor, pentru că astfel putem identifica si setul principal de funcționalități necesare.
Acum, aș vrea să scriu despre altă condiționalitate, și anume tipologia documentară.
Dacă ne gândim la tradițional, orice informație, din orice domeniu, era transpusă simplu: text pe hârtie. Sau imagine pa hârtie. Sau sunet/imagine pe o peliculă. Totul era static, iar dinamica informației se producea în mintea umană: făceam calcule pe o coloană, generam un document nou cu date compilate din mai multe documente etc.
În mediu digital, poate fi în continuare așa, dar mai poate fi și altfel. Pot avea un Excel (bine, foaie de calcul tabelar, să nu fac reclamă MSFT…), cu o formulă într-o celulă, astfel încât să mi se recalculeze automat o sumă , la orice modificare din cifrele sursă. Sau pot avea corespondență combinată (,,îmbricată”, parcă îi zicea…), în care agenda de persoane și o bază de date Access se leagă de anumite părți ale unui text în Word pentru a genera documente noi, automatizat. Care documente pot fi salvate ca atare, în formă finală, sau pot fi re-generate, prin folosirea acelorași parametrii, oricând în viitor. Se poate obține un bilanț contabil, ca document de sine stătător sau se poate oricând genera bilanțul din aplicația de contabilitate, care va interoga datele sursă și va genera un raport (= bilanțul); același, de fiecare dată, dacă sunt același condiții de generare. Adică, putem avea ,,documente finale” sau ,,documente în devenire” — ultim caz în care întreg sistemul (mă rog, toate datele din sistem) sunt susceptibile de a fi „„arhivabile”.
Dincolo de similaritate, totuși, la o privire mai atentă, și în sistem analogic există diferențe determinate de tipologia documentară. În majoritatea multe cazurilor, nu există un singur registru de intrare-ieșire într-o organizație, deoarece fluxuri diferite de lucru au evidențe diferite. Să ne gândim doar la cererile pentru informații de interes public (L544), care au, conform legii, un registru distinct. Sau la autorizații de construcție care sunt emise pe evidență diferită (nu știu dacă e cerut de lege, dar e văzut în practică). În plus, pe sistem de evidență, rubricile din registre, condici (a.k.a., „metadatele”) variază, în funcție de nevoi specifice. Unii au nevoie de semnătură de predare, alții de semnătură de ieșire; unii vor nr de document, alții vor număr de document și număr de anexe. Una e evidența la Resurse Umane, alta la Contabilitate, alta la corespondența obișnuită.
Ei, în mediul digital este mai evident că sistemele informatice producătoare de informație (și documente) sunt construite pentru a răspunde nevoilor profesionale specifice de activitate. Ele au fost proiectate după regulile specifice domeniului; ca să zic așa, adunarea din Contabilitate s-ar putea să nu fie aceeași cu adunarea de la Urbanism. Dacă în lumea fizică nu conta prea mult că registrul de evidență de la judecătorie nu bate ca metadate cu registrul de intrare-ieșire, pentru că tot registru era și tot dosare aveam, în mediu digital lucrurile nu mai pot fi separate atât de clar. Pentru că o aplicație simulând un registru de intrare-ieșire nu va putea fi de folos la înregistrarea și urmărirea dosarelor. Suplimentar, datele pot fi descompuse diferit în sisteme diferite, iar agregarea informației (,,documentul” tradițional) să se facă după alte reguli, la nivelul fiecărui flux. Implicația, altfel spus, e că pot digitaliza un flux întreg de activitate și să am un singur sistem pentru asta. Și alt sistem, pentru alt flux. Unde e documentul? Unde e dosarul? Nu doar că nu sunt, dar, acolo unde ar putea fi generate, s-ar putea să arate diferit, de la flux la flux.
Niște exemple pot fi ilustrative. Tradițional, avem registrul de intrare, care ține evidența documentelor. În cele mai multe cazuri, informatizarea a început cu registrele, pentru că sunt sisteme limitate, independente oarecum, conțin date structurate și… e mai simplu. Asta s-a materializat, la modul cel mai banal, într-o bază de date, cu o tabelă ce avea coloanele corespunzătoare registrului, la care se poate atașa (asta e deja next level…) fișierul cuprinzând documentul (da, știu, un document =/= un fișier, dar să păstrăm lucrurile simple). Avem deci registrul plus documentul – o minune a informatizării… Dar asta emulează și unifică cumva fluxul analogic, nu reinventează nimic. Pe de altă parte, pot privi și invers lucrurile. Eu ca scriitor de hârtii sunt interesat de hârtie, nu de număr. Numărul e o chestie de flux, de procedură, de birocrație — nu mă privește. Ca urmare, pot imagina un sistem în care eu îmi scriu doc-icsu’ și, în momentul salvării, sistemul să îi aloce automat un număr, să îmi prompteze o fereastră în care să îi pun ceva descriere – rubricile alea din registrul de intrare. Și atât. Am nevoie de registrul de numere? Îl pot genera ca raport. Dar el e secundar, accentul e pus pe document, nu pe evidența lui (de fapt, asta ar presupune cu adevărat digitalizarea activității organizației — regândirea activității ca pentru mediu digital, nu emularea proceselor fizice/analogice; altfel, cum am mai spus, e doar digitalizarea birocrației… Jos birocrația!).
Lucrurile se complică atunci când sisteme diferite ar trebui să interacționeze, ele păstrându-și datele separat. Necaz mare. Adică, emailurile rămân în clientul de email, pedefeu’ rămâne pe disc, verificarea unor rezultate se poate face în sistemul de evidență al XXYYZZ — unde se unifică datele pentru cazul respectiv? Te duci la doctor, el verifică online analiza de la laboratorul X, se uită online în evidența bolilor tale în dosarul de sănătate și emite pe PC lui o adeverință că ești sănătos (sanchi…). Unde sunt documentele complete? (În aer, pardon, cloud).
Ce reținem din toate astea? Un-sistem-pentru-tot e puțin probabil să poată fi implementat. Mai probabil, fiecare flux de lucru are o aplicație proprie, profesională, dedicată. Cel mai adesea, ce era înainte totalitatea documentelor unei organizații (arhiva, ok?) este împrăștiată și partajată (în sensul general din limba română a verbului a partaja, adică a împărți, nu a împărtăși, da?) între mai multe sisteme. Asta presupune că așa-zisa arhivare electronică are o anumită complexitate și are nevoie de niște delimitări/clarificări suplimentare, legate de metadate, obiectul arhivării, metodologie și, mai ales, legătura cu alte sisteme pentru a da sens (sens care, înainte vreme, era dat de prezența tuturor actelor referitoare la o problemă într-un singur dosar; adică, ce era înainte implicit, trebuie să fie acum explicit).
Ah, și PS pe azi: arhiva e folosită aici și în continuare cu sensul arhivistic, de totalitate a documentelor produse de o organizație. Cu accent pe TOTALITATE (adică nu doar dosare permanente sau seriile de acte contabile).
(poate va urma)
Bogdan's Archival Blog -- Blog de arhivist 