Îmi stă de mult pe cursor să scriu ceva despre sistemele informatice și abordările lor referitoare la informația electronică. De câteva luni, am participat la câteva schimburi interesante de experiențe, și în afara țării, și în cadrul unor proiecte de la noi, cu finanțări diverse. Experiența asta mi-a ridicat întrebări. Multe. Dar și o dorință de a exprima din nou faptul că perspectiva arhivistică este, de multe ori, altceva decât ceea ce se vehiculează a fi.
Azi așa vrea să scriu despre diferențe de terminologie, filosofie și sisteme.
Paranteză
Îmi va fi foarte greu să mai fac referință la ,,tradiția arhivistică românească”. Sunt într-o pasă proastă de ceva vreme, constatând că ,,lumea bună arhivistică” nu citește, dar se exprimă. Plenar. Modifică și înlocuiește lucruri clare și limpezi conceptual cu altele, neclare/clare doar pe contexte limitate; totul punctual, cu simț practic și gospodăresc, fără se întreba sau analiza ce se întâmplă cu tot eșafodajul conceptual din care ei scot o proptea sau o cărămidă, deteriorându-l grav ca rezistență. Așadar, e foarte posibil ca ceea ce scriu eu aici să fie invalid din punctul de vedere al dezvoltărilor arhivistice specifice patriei noastre. Ura!
Închid paranteza.
Tradițional, la noi (vezi și pe la Sacerdoțeanu) și încă în multe locuri pe Pământ, se considera că, din punct de vedere al responsabilității și valorii operaționale, o arhivă are 3 vârste: arhiva curentă, arhiva de depozit (intermediară) și arhiva istorică.
Să glosăm azi pe marginea chestiunii.
- Am auzit pe cineva care spunea că circula în ANR mai demult o teorie cum că arhiva ia naștere în momentul constituirii dosarului. Nu am găsit încă în RA sau în altă parte vreo materializare a unui astfel de gând. Ce s-a publicat oficial (și din ce am citit eu), adică articole, Dicționarul științelor auxiliare, Tratatul de arhivistică, toate au mers pe cele 3 vârste. De altfel, nu am cunoștință nici la nivel internațional să excludă cineva partea de ,,birou” din existența arhivei. Aaaa, că ANR în normativele emise a intrat prea puțin în zona operativă, e cu totul altceva. Prea puțin — dar nu deloc, pentru că registratura generală apare indicată doar în legislația arhivistică. Deci, nu se ignoră complet. De ce e relevantă treaba asta: dacă vorbim de management arhivistic al documentelor (sau management al actelor), atunci vorbim de administrarea proceselor arhivistice, care diferă în funcție de vârsta arhivei. Or, conform modelului, arhiva începe când documentul devine act sau, în termeni mai profani, când documentul devine oficial, ,,că a luat număr” („da’ c-ar fi dacă…” – voi discuta în altă însemnare pe blog).
- Arhiva curentă începe așadar cu registratura. Asta, acolo unde registratura există. Pentru UK, Spania, Italia, Germania, Rusia, Slovenia (ah, da, și România), e ceva firesc. Pentru Franța însă, așa ceva nu există. Pentru că ei nu au registratură. Pentru ei, discuția arhivistică propriu-zisă cam începe atunci când viața curentă a documentelor a încetat. Ce e înainte de a trimite documentele la depozit — prea puțin se discută. De ce e relevantă treaba asta: când vorbim despre proceduri arhivistice și sisteme de management arhivistic trebuie să vedem dacă se referă la ciclul complet de viață al documentelor sau doar la bucăți. De pildă, Legea Arhivării Electronice de la noi este neclară (cel puțin pentru mine) dacă se referă la depozitarea după arhiva curentă (deci, doar ca arhivă de depozit sau intermediară) sau include și arhiva curentă.
- Fiecare stadiu al vieții documentelor are niște nevoi specifice. Partea de arhivă curentă necesită flexibilitate sporită, și de aici integrări frecvente cu sisteme de management de documente și alte sisteme profesionale de activitate specifică. Partea de arhivă de depozit/intermediară pune accent pe stocare pasivă și regăsire. Unii accentuează aici nevoia de exploatare a conținutului, pentru capitalizarea informației trecute—și de aici multele proiecte de digitalizare de documente și recunoaștere optică (vom reveni). În fine, partea de arhivă istorică — reamintesc, adică după 30 de ani, adică arhiva permanentă — care pune accent pe păstrare pe termen lung și regăsire în contextul în care amintirea funcționărească a creării documentelor este de mult apusă, iar noi straturi de descriere a împrejurărilor de creare a arhivei se adaugă peste conținut și metadatele inițiale.
Ca o concluzie, ori de câte ori se pune problema implementării unui sistem informatic pentru managementul de documente (generic vorbind), consider că trebuie avută în vedere etapa din ciclul de viață la care se referă. Cred că e o risipă de bani să creezi un sistem de păstrare a arhivei istorice cu modul de registratură. Se poate, dar dacă ne gândim la costuri și la faptul că arhiva care implică resursele unui sistem compatibil OAIS va deveni cu adevărat operațională după zeci de ani de la crearea documentului, ne dăm seama că e cvasi-inutil: până când să fie nevoie de el, se schimbă deja tehnologia…
Și pentru că veni vorba de managementul arhivistic: folosesc acest termen pentru a face diferența între managementul arhivistic sau (nefericit spus[1]) gestiunea documentelor[2] și managementul documentelor. Managementul documentelor și sistemele informatice aferente nu se ocupă doar de acele documente care devin arhivă, ci de tot felul de alte lucruri care fac viața mai ușoară în crearea unui document oficial: lucru în colaborare, stocare la comun pentru consultare etc. Atunci când vorbim de management arhivistic al documentelor (sau de management al actelor) vorbim clar de procese arhivistice: registratură, clasificare după nomenclator, selecționare/eliminare. Mi s-a reproșat adesea că e o diferențiere inutilă act/document, mai ales că Legea Arhivelor nu folosește termenul de act. Poate, dar nu mi se pare. Dacă cei care spun asta ar fi avut suficientă interacțiune cu bibliotecarii, care vorbesc doar despre documente (adică, în principal cărți…) și despre patrimoniu documentar, a cărui salvgardare e în centrul meseriei lor, și-ar fi pus întrebarea unde e documentul de arhivă în toată ecuația, și cum se identifică el. El este special, mi-am răspuns eu, prin faptul că nu e doar document, generic, informație pe suport, ci este o informație pe suport produsă într-un context determinat (process-bound information), cu scopul de a fi o mărturie a acelui proces/context. Care informație poate fi astfel denumită act sau document de arhivă. (Cu arhiva care începe din momentul înregistrării, da?)
(Ah, trebuie să spun și asta: ultima frază este o prostie trebuie ignorată, e valabilă în majoritatea țărilor lumii și în universul meu de gândire, dar nu în România. Pentru că ANR a decis că nu e așa. În normele metodologice de la OMAI 137/2013, există următoarea definiție: document = informaţie înregistrată pe orice fel de suport, creată sau primită şi păstrată de către un creator/deţinător de arhive. Deci, documentul de arhivă, în accepțiunea ANR, nu e process bound information. E orice informație pe suport păstrată de o organizație. Deci, și biblioteca documentară, da? Și pliantul de Lidl, și Monitorul oficial. Și nu e păstrat ca dovadă a activității sau sursă de informare. Important e să fie păstrat, fie și pentru împachetat zacusca. Orice e uitat în organizație e arhivă, că e păstrat. Inclusiv invitația la o expoziție. Adică chestiile alea despre care Sacerdoțeanu preciza expres că nu se înregistrează, nu se bagă în arhivă etc. Dar ce știa ăla? Un ignorant, domne… E altă epocă astăzi)
Ca o ultimă idee: cele de mai sus se concretizează prin nume diferite date sistemelor și specificațiilor și, dacă le cunoaștem, știm la ce să ne așteptăm. Dacă ai o bibliografie de limbă engleză (dar engleză-engleză, nu limba xxx englezită), lucrurile sunt limpezi: dacă e document, e orice; dacă e record – e act/document de arhivă (nu înregistrare!!!!!). Deci sisteme de management de document sau management arhivistic de documente/management de acte. Așa poate fi înțeles ISO 15489, ISO 16175, ISO 23081, MoReq etc. Dacă ai surele de informație din alte limbi, e altceva. ISO 14641 vorbește despre Archivage électronique – Spécifications pour la conception et l’exploitation d’un système d’information pour la conservation des documents électroniques și traduce în engleză ca Electronic archiving – Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic documents preservation. Ceea ce este o prostie. Archives și archiving, în arhivistica engleză, se referă la documente cu valoare istorică. Nu însă acolo unde arhivă e tot, cap-coadă. În engleză, se mai poate referi la arhivare–compresie, în zona de IT. Dar aia nu e arhivistică, e IT. ISO 14641 e tentativa franceză de răspuns la MoReq. Și da, nu se referă la registratură și clasare, deci procese arhivistice, pentru că e… altceva. Stocare. Dacă știi ce sistem să ceri, primești funcționalitățile pe care le vrei. Davă nu, ghinion…
[1] Gestiunea implică, după mintea mea, ceva static: gestionezi lucrări curente. Reactiv. Managementul sau administrarea, tot după mintea mea, înseamnă mai mult, inclusiv planificare, conducere de proces, evaluare. Proactiv. Atât tip cât sistemul arhivistic de documente este gândit înainte de a se manifesta (creezi nomenclator, pregătești registre de evidență etc.), consider că este corect management sau administrare, și nu gestiune. Și da, știu ca în franceză sau în italiană e invers, însă acolo ,,gestiunea” are sens superior ,,administrării”. Așa e limba…
[2] Așa cum apare în SCIM.
Bogdan's Archival Blog -- Blog de arhivist 