MAC – o carte excelentă (1)

Marie-Anne Chabin, De la documentele de arhiva la urmele digitale, Paris, Ed. Klog, 2018

 

,,Riscul de indisponibilitate a datelor sau documentelor, care se referă la un terț sau la probleme interne, este în centrul managementului arhivistic al documentelor (records management), după cum ne arată standardul ISO 15489 (2001, 2016). Cauzele indisponibilității unei informații sunt în special dispariția (distrugerea) suportului, faptul că este prost clasificat sau prost indexat și mai greu de găsit decât acul în carul cu fân, faptul că datele au fost corupte și că fișierul nu mai poate fi deschis sau încă faptul că a fost transferat neautorizat către un terț și nu mai este accesibil. Consecințele indisponibilității merg de la timpul pierdut cu regăsirea până la sancțiuni administrative grave trecând prin costurile reconstituirii datelor și riscul mediatic, dacă incidentul a devenit public.

Păstrarea excesivă reprezintă faptul de a păstra în propriile spații de depozitare/stocare (sau la firme de depozitare sau stocare digitală) documente cu termen de păstrare expirat. Costul suplimentar de păstrare poate fi neglijabil, dar nu gradul de încredere al informației: ar fi mai bine să se evite ca documentele nevalidate sau modificate (deci, care nu mai sunt actuale) să aglomereze rezultatele căutării și să de a bătăi de cap utilizatorului, fără a mai vorbi despre documente confidențiale depășite. În fața riscului unei utilizări de date perimate, unii autori de aplicații informatice sau depozitari online propun de-referențierea; acesta este un răspuns parțial, pe care o migrare de aplicație sau un motor de căutare îl poate ocoli și poate duce la accesarea datelor. De altfel, odată cu Regulamentul european din 2016, păstrarea excesivă (deci nejustificată) de date personale poate fi foarte scumpă, sub forma amenzii sau riscului reputațional.”