Despre evaluarea arhivistică

Angelika MENNE-HARITZ, Appraisal or Documentation: Can We Appraise Archives by Selecting Content? in American Archivist / Vol. 57 / Summer 1994

Scopul evaluării depinde de cum sunt percepute scopurile muncii arhivistice, ca întreg. Am examinat câteva abordări orientate spre conținut relative la evaluare. Premisa de bază a tuturor acestora este că arhivele urmăresc să contureze, pe cât de adevărat posibil, o imagine a societății. Dar materialul brut cu care trebuie să lucrăm nu se conformează acestor ambiții.

Documentele de arhivă nu sunt adevăr pur. Ele au întotdeauna un scop, chiar dacă nu îl exprimă literal. Nicio lege nu poate fi atât de puternică încât să îi facă pe oameni să facă ceva ce nu are sens pentru activitatea lor. Ei creează documente pentru ca au nevoie de ele, nu pentru că cineva a dispus crearea lor. Nimic în comunitatea umană nu se întâmplă accidental. Puterea de muncă nu este folosită pentru scopuri fără beneficii, directe sau indirecte. Beneficiul poate fi al comunității sau al societății, și poate fi politic legitimat. Posibilitatea de a trage la răspundere este un astfel de beneficiu social care este general acceptat în societățile democratice. Dar direcționarea și controlul proceselor decizionale este un beneficiu foarte direct. Este motivul pentru care documentele sunt create, deoarece cu ajutorul lor  toate eforturile individuale pot fi efectiv orientate către un scop sau o țintă comună. Acesta este adevăratul motiv pentru apariția istorică a documentelor [administrative moderne], dezvoltate din documentele pregătitoare pentru registrele și diplomele medievale și dobândind în timp un rol mai important decât acestea, înlocuind la final diplomele și registrele  odată cu creșterea guvernelor și cu un mai mare grad de diviziune a muncii.

Documentele de arhivă nu sunt întocmite pentru posteritate. Documentele sunt create deoarece sunt necesare celor care le creează, nu ca o colecție de informații, ci ca instrumente intelectuale de lucru, pentru direcționarea și controlul proceselor decizionale. Și, prin urmare, documentele de arhivă sunt credibile. Cu cât mai bine au servit scopurilor primare în inițierea și controlul proceselor intelectuală de activitate, cu atât sunt mai autentice și de încredere în evidențierea acestor procese pentru scopuri secundare, fie ele de informare sau de mărturie. Totuși, mărturia nu este accesibilă fără o prelucrare specială a documentelor. Trebuie operate și evidențiate de profesioniști, de arhiviști care sunt pregătiți în acest sens. Balastul și redundanța trebuie eliminate, pentru a face restul documentelor elocvente și clare.

Conținutul informațional din documente nu este niciodată obiectiv. Nu poate fi astfel. Dimpotrivă, are întotdeauna un scop. Deci, rolul mărturiei poate fi descris ca o evidențiere a scopurilor primare, ca un supliment necesar pentru valoarea informațională, fără de care aceasta nu are sens sau poate fi interpretată greșit sau este pur și simplu banală. Din acest motiv redundanțele trebuie eliminate. De aceea mărturia este un scop, nu un instrument, pentru evaluarea arhivistică. Arhiviștii sunt singurii specialiști care au instrumentele teoretice și metodologice pentru a face mărturia accesibilă și astfel de a revela contextul explicativ al informației.

Arhiviștii sunt responsabili atât pentru păstrarea contextului, cât și a informației. Arhiviștii pot fi descriși ca singurii specialiști pentru scopurile secundare ale documentelor administrative, pentru răspunderea juridică, economică sau politică, în sensul că ei permit mărturiei să fie revelate și că oferă tuturor utilizatorilor ocazia să interpreteze mărturia în felul lor, oferind altora șansa de a-și urma propria argumentare sau de a interpreta sursele în mod diferit. Transparența sau claritatea proceselor decizionale din administrație este unul din fundamentele democrațiilor moderne reprezentative. Arhivele pot garanta o privire directă în interior, după anumite perioade, definite politic, în timp ce publicarea și accesibilitatea lor în prezent depind de o protecție necesară a guvernelor împotriva influențelor exterioare.

Dacă munca de arhivă urmărește să facă mărturiile accesibile, atunci evaluările bazate pe conținut pot suplimenta evaluarea. Dar selecția documentelor pentru documentare nu o va putea niciodată înlocui.