Categorii, clase, documente, grupări de documente

Am observat în mai multe rânduri, în ultima vreme, un părerism zdrobitor legat de nomenclator, ca ce e, ca ce conține etc. Ca sunt documente in nomenclator – sunt o dudă. Ca nomenclatorul ajută a plasarea (sic!) documentelor în dosare. Aceeași dudă, că dacă ai mai mult de un dosar la o categorie, atunci nu mai știi, în baza nomenclatorului, în care dosar e documentul X. Și, dacă ar fi așa, nu armai fi nevoie de inventar. Iar pozițiile din nomenclator sunt fie grupări, fie genuri, fie documente.

Oamenii, la începutul istoriei, puneau act lângă act. Când treaba asta a devenit prea complicată la regăsire, au inventat grupări/asocieri/agregări de documente. Așa a apărut dosarul. Dosar care, la rândul lui, putea grupa actele cronologic (și, dacă dosarul era prea mare, se alcătuiau volume) sau pe sub-asocieri tematice sau de altă natură, care se cheamă sub-dosare. Criteriul de a grupa actele în dosare variază; ne zice MoReq2010:

  • Because they relate to the same business transaction or process,
  • Because they have the same business classification,
  • Because they share the same subject area or topic;
  • Because they relate to the same person, place, project, case, client, event or incident,
  • Because they share common metadata,
  • Because they have the same source or format,
  • Because they are managed by the same business unit,
  • Because they are intended for the same audience,
  • Because they have the same level of security access control, or
  • Because they are held under the same retention and disposal conditions.

Bun. Acum, când ai 300 documente și 3 dosare totul e în regulă. Dar dacă ai 20000, și răspândite prin organizație? De unde știi în care dosar sa pui actul, de unde știi în care dosar a pus actul ăla dinaintea ta? Și atunci, faci asocieri mai ample, care să reunească dosarele care au criterii comune. Implicit, dacă un dosar cuprinde documente, dosarele care au caracteristici comune le transferă și documentelor, deci putem spune ca sunt categorii de documente, categoria find definită de anumite caracteristici comune de grupare a documentelor (de ce coborâm la documente și nu rămânem la dosare? 1. Pentru că pot fi mai multe ‘dosare’ (de fapt, volume) la o categorie; 2. Pentru ca nu toate documentele sunt grupate în dosare, dar pot forma categorii).

În concluzie, nomenclatorul nu conține acte/documente. Conține clase/categorii. adică niște criterii care stau la baza identificării unor documente care satisfac acele criterii. Criteriile nu pleacă, în majoritatea cazurilor, de la genul actului, pentru ca acele categorii reflectă o activitate care produce acte/documente, or doar în anumite cazuri activitatea produce același gen de act. Bun, avem categoria – asta e o grupare intelectuală (grupare, daca plecăm de la documentul individual, sau divizare, dacă privim producția documentară în ansamblul ei). Din mormanul astfel adunat, începem să le mai divizăm o dată, făcând grupări pe dosare. Poate rezulta 1 dosar fizic/categorie intelectuală, sau 200 de dosare/categorie, sau dosar in 70 de volume/o categorie, sau 2 dosare, fiecare cu 3 subdosare/ categorie. Ca să știm câte dosare fizice sunt, facem un inventar al lor.

Atât de simplu.

Advertisements

2 thoughts on “Categorii, clase, documente, grupări de documente

  1. In Russian tradition, nomenclature is defined as “a systematic list of headings of files (dossiers) created in the organization, along with their retention periods”, see http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2556

    In my country good nomenclature essentially is 1) a high-level (similar to Australian records series level) finding aid, and 2) a retention management tool which in many organizations is used as local retention and disposition schedule.

    BTW I’ve found your recent conference paper “Properties for records: Is there a consensus?”, and IMHO it’s excellent! 🙂

    • Well, for nomenclature, your tradition should be our tradition too 🙂 And yes, this is the correct approach, “heading”. Problem is that, if you include bookregisters or other type of non-files aggregation, the definition is not very accurate. Some people even argue that, except for files, the others should not be included in it… And yes, we also associate the classes with retention periods. 2 in 1, file plan and retention schedule:)

      And yes, bascically it is the list of series! Yes, yes! 🙂 I am happy I am not the only one seeing this :)))

      Thanks for the “Properties…” i loved writing it. Unfortunately, I discovered some more ideas afterwards, so very likely I will come again to the topic.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s