Categorii, clase, documente, grupări de documente

Am observat în mai multe rânduri, în ultima vreme, un părerism zdrobitor legat de nomenclator, ca ce e, ca ce conține etc. Ca sunt documente in nomenclator – sunt o dudă. Ca nomenclatorul ajută a plasarea (sic!) documentelor în dosare. Aceeași dudă, că dacă ai mai mult de un dosar la o categorie, atunci nu mai știi, în baza nomenclatorului, în care dosar e documentul X. Și, dacă ar fi așa, nu armai fi nevoie de inventar. Iar pozițiile din nomenclator sunt fie grupări, fie genuri, fie documente.

Oamenii, la începutul istoriei, puneau act lângă act. Când treaba asta a devenit prea complicată la regăsire, au inventat grupări/asocieri/agregări de documente. Așa a apărut dosarul. Dosar care, la rândul lui, putea grupa actele cronologic (și, dacă dosarul era prea mare, se alcătuiau volume) sau pe sub-asocieri tematice sau de altă natură, care se cheamă sub-dosare. Criteriul de a grupa actele în dosare variază; ne zice MoReq2010:

• Because they relate to the same business transaction or process,
• Because they have the same business classification,
• Because they share the same subject area or topic;
• Because they relate to the same person, place, project, case, client, event or incident,
• Because they share common metadata,
• Because they have the same source or format,
• Because they are managed by the same business unit,
• Because they are intended for the same audience,
• Because they have the same level of security access control, or
• Because they are held under the same retention and disposal conditions.

Bun. Acum, când ai 300 documente și 3 dosare totul e în regulă. Dar dacă ai 20000, și răspândite prin organizație? De unde știi în care dosar sa pui actul, de unde știi în care dosar a pus actul ăla dinaintea ta? Și atunci, faci asocieri mai ample, care să reunească dosarele care au criterii comune. Implicit, dacă un dosar cuprinde documente, dosarele care au caracteristici comune le transferă și documentelor, deci putem spune ca sunt categorii de documente, categoria find definită de anumite caracteristici comune de grupare a documentelor (de ce coborâm la documente și nu rămânem la dosare? 1. Pentru că pot fi mai multe ‘dosare’ (de fapt, volume) la o categorie; 2. Pentru ca nu toate documentele sunt grupate în dosare, dar pot forma categorii).

În concluzie, nomenclatorul nu conține acte/documente. Conține clase/categorii. adică niște criterii care stau la baza identificării unor documente care satisfac acele criterii. Criteriile nu pleacă, în majoritatea cazurilor, de la genul actului, pentru ca acele categorii reflectă o activitate care produce acte/documente, or doar în anumite cazuri activitatea produce același gen de act. Bun, avem categoria – asta e o grupare intelectuală (grupare, daca plecăm de la documentul individual, sau divizare, dacă privim producția documentară în ansamblul ei). Din mormanul astfel adunat, începem să le mai divizăm o dată, făcând grupări pe dosare. Poate rezulta 1 dosar fizic/categorie intelectuală, sau 200 de dosare/categorie, sau dosar in 70 de volume/o categorie, sau 2 dosare, fiecare cu 3 subdosare/ categorie. Ca să știm câte dosare fizice sunt, facem un inventar al lor.

Atât de simplu.