Descrierea arhivistică — o glosă

Am mai discutat despre descriere vs. inventariere. In contextul RiC, revin asupra subiectului.

In viața reală de până acum, se inventariau u.a. (adică se luau în evidență ca obiecte fizice), după niște elemente de informație (metadatele, am spune). Dar, în mod normal, în prefața la inventar făceai și o descriere a fondului și a creatorului. Apoi, la sală, iarăși în mod normal, se făceau și niște liste de fonduri pe domenii de activitate, pentru ușurința accesării.

Din start așadar, nevoia fizică a determinat vreo 3 entități: documentul și grupările sale, creatorul, funcția abstractă (domeniul). Dintre acestea, structură clară de descriere are doar documentul. Creatorul are ceva, dar nu întotdeauna e respectat (în sensul că se descriu istorii și fapte de arme ale organizației, chestii care au prea puțin de-a face cu favorizarea înțelegerii materialului arhivistic produs), iar domeniul/funcția abstractă — nik.

Bun, să ne uităm un pic la logica lucrurilor. De ce descriem fondul în ansamblu? Pentru că ar trebui să ne ofere o imagine asupra materialului arhivistic existent, asupra modului de acumulare/organizare a materialului, asupra calității (ca informație și autenticitate/proveniență) și cantității lui. Problema aici este că, mai ales pentru structurile complexe, la nivel de fond este insuficientă descrierea la nivel de fond. Mai întâi, pentru că nu există un sistem unic de organizare. Pot fi structuri/subfonduri cu (sub)sistem arhivistic propriu (ex. tipic: poți spune ca fondul e ordonat structural cronologic, dar seria de resurse umane să fie alfabetică). Apoi, pentru că diferite părți pot avea istoric propriu (de pildă, cartea funciară, care a trecut de la judecătorii la notarii, la judecătorii și apo la Cadastru).  Apoi pentru că pot fi alte elemente de conținut care să nu justifice includerea într-o prezentare generală de fond (de ex,. nu se justifică în prezentarea unui fond de prefectură detalierea aspectelor legate de refugiați — dar este extrem de important la seria respectivă să furnizăm detalii care permit localizarea rapidă a informațiilor despre acest fenomen).

Altfel spus, nevoile de regăsire ar obliga, în mod normal ca diferite structuri să aibă descrieri. După mine, nu toate în mod egal. Dar să aibă această posibilitate.

De ce descriem creatorul? În logica normală, creatorul determină materialul arhivistic. Adică nu poți avea (ei, nu…) un fond arhivistic cu ani extremi diferiți de anii de funcționare ai creatorului. Numele fondului e dat de numele creatorului. Structura fondului, în multe cazuri, e dată de structura organizatorică a creatorului. Sistemul arhivistic  (sau sistemele…) al creatorului determină, în mod normal, acumularea și organizarea arhivei. Altfel spus, descriere a creatorului ar trebui să includă, pe lângă aspectele normale de identificare/localizare a entității, referiri concrete la sistemul de organizare, sistemul de atribuții, sistemul arhivistic care a condus la formarea și organizarea arhivei. Astea, mai mult decât ce personalități au fost în diferite funcții acolo, ce premii a primit instituția etc., pentru că nu facem „vânzare”, reclamă comercială la cât de valoroasă a fost organizația, pentru că dacă nu avea vreo relevanță probabil nu exista pe lume; și dacă a funcționat, înseamnă că într-un domeniu, ceva, a jucat vreun rol.

Ei, dar din simpla prezentare de la paragraful dinainte, vedem că acest creator se leagă de alte aspecte: atribuții (așa-zisul mandat), funcțiile și activitățile organizației, domeniu de activitate. În măsura in care nu există niste descrieri, de unde ştie utilizatorul (care poate fi si arhivistul viitor) despre ce e vorba, de unde să ştie unde să caute un anumit document, dacă nu ştie cine s-a ocupat de ce? De unde să ştie  X ca tribunalul a fost odată, în timp, echivalentul judecătoriei sau ca primarul era şi judecător? Sigur, poti spune ca e treaba lui, dar atunci îţi poate reprosa ţie, profesionist, ca e treaba ta să ii mediezi conţinutul şi să îţi faci colecţiile accesibile, aşa cum şi bibliotecarii fac cataloage de cărţi şi clasificări zecimale şi dosare de autoritate ca să faciliteze regăsirea şi întelegerea.

În cazul fondurilor personale (și nu numai), sunt elemente de descriere care nu sunt suficiente. Faptul că X a trăit nu știu unde, nu e suficient. Evident, nevoie să zici și ce activități a desfășurat, ce poziții instituționale a avut, ce ocupații a avut. XY a fost medic (ocupație), a fost doctor la dispensarul sătesc (poziție), a scris poezii (ocupație). Cu, toate aceste elemente pot fi structurate (adică să ai toată lista de ocupații, toată lista de poziții de ierarhie etc.), ele sunt tratate de RiC ca entități separate. La modul ideal, această structurare poate permite identificarea tuturor doctorilor, tuturor poeților…

Trăgând linia: o arhivă nu e doar o sumă de documente și atât. E un produs informațional al unei entități (creatorul), care îndeplinește anumite atribuții, funcții și activități, prin intermediul anumitor poziții din organigramă, care pot fi ocupații distincte și specifice. În îndeplinirea… , creatorul sau împuterniciții săi generează documente. Un document pentru o acțiune, o serie pentru o activitate, o parte structurală pentru o funcție etc. Aceste documente sunt organizate (acumulate, grupate, păstrate) conform sistemului arhivistic al organizației. Și după ce toate astea sunt limpezi, și după ce toate lucrurile par atât de logice încât orice ar putea identifica documentul dorit, creatorul se reorganizează, arhiva sau părți ale ei se mută/reorganizează etc. și iese babilonia universală.

Iar descrierea arhivistului e făcută pentru a ghida utilizatorul în balamucul ăsta.