ce e “arhiva”? (actualizare2)

(actualizari la sfarsit)

Nu, nu glumesc. E o intrebare reala.

Definitia clasica, stiuta de toti, este

totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul şi metoda de inscripţionare, create şi/sau deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică, de drept public sau privat, în cursul desfasurarii activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în decursul existenţei acesteia.

Definita se preteaza la observatii:

1. Care e diferenta fata de fondul arhivistic?

O definitie buna a fondului arhivistic ar fi:

totalitatea documentelor create, primite si pastrate de o organizatie în cursul desfasurarii activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în decursul existenţei acesteia.

Definitiile sunt frapant de asemanatoare. Din acest motiv, prin 2010 daca imi amintesc bine, impreuna cu Sanda Priminescu, am adaugat pe un text ce se voia atunci sa devina Legea Arhivelor fraza:

O arhivă poate fi formată din unul/una sau mai multe fonduri arhivistice şi colecţii arhivistice.

Relatia ar fi deci una de incluziune, arhiva este ceva mai mare sau egal decat fondul. Intentia era de a defini in ansamblu ceea ce creatorul detine in depozitele sale ca o arhiva, urmand ca “detaliile” organizarii sa fie fondurile si colectiile.

Parea o idee buna in acel moment,  pornind de la premisa ca fondul nu e doar ce e in depozitele ANR, ci tot ceea ce produce creatorul (vezi initierea discutiei AICI).(1)

2. Arhiva tehnica…

In limbajul obisnuit, arhiva se foloseste insa si cu alte sensuri. Las la o parte Sfanta Treime definitionala de prin lucrarile straine (documente-depozit-institutia de arhiva istorica) si ma refer la banale formulari gen: arhiva de stare civila, arhiva de carte funciara, arhiva tehnica, arhiva electronica, arhiva scolara, arhiva operativa etc. Se poate constata ca sensul difera de definitia data, chiar daca sintagmele sunt specifice profesiei. Concluzia logica este ca definitia are probleme si ca, de fapt, ar trebui sa sune cam asa:

arhiva = totalitatea documentelor pastrate, rezultate din desfasurarea activitatii organizatiilor sau a anumitor diviziuni din organizatii, a exercitarii unor functii sau activitati etc.. De obicei, criteriul care sta la baza gruparii documentelor (organizatia, persoana fizica, functia care a produs  etc.) este asociat termenului “arhiva”: arhiva tehnica, arhiva de stare civila etc.

De ce cred ca e mai bine asa:

1. Accentul principal cred ca sta pe pastrare, nu pe producere. Ceea ce conteaza este ceea ce pun deoparte ca sa fac o arhiva, cu intentia de a pastra. Eu pot produce documente si sa nu pastrez (de pilda, daca sunt la un birou de intocmire acte de firme)
2. Alt element esential sta in caracterul rutinier, autonom si complet de adunare a materialelor. Rutinier – adica o data ce am stabilit ce pastrez, documentele se aduna in activitate obisnuita. Autonom – procesul nu are nevoie de pilotare, se desfasoara conform unui program stabilit. Complet – adun tot ce satisface criteriul stabilit, nu face fiecare ce vrea. Totalitatea documentelor scolare, la o scoala, formeaza arhiva scolara, spre deosebire de arhiva administrativa. Arhiva scolara se formeaza din materialele documentare care se intocmesc in mod obisnuit in activitatea scolii, grupeaza toate documentele si nu mai necesita decizii la fiecare material documentar daca trebuie sau nu sa fie inglobat. La fel, arhiva tehnica.
3. Scoaterea din arhiva, pe de alta parte, nu afecteaza statutul de arhiva: ce e acolo e tot o arhiva, doar ca se decide sa se pastreze un set limitat din materialul adunat.  Acest lucru nu afecteaza caracterul complet, care se refera la adunare, nu la existent.
4. Arhiva se deosebeste de fond prin aceea ca poate sa nu aiba la baza o singura provenienta. Se apropie de fond prin aceea ca materialul este pus la pastrare pentru a servi ca marturie a activitatii. In cazul in care criteriul de intrare in arhiva este dat de documentele produse de un singur creator, atunci arhiva = fond arhivistic.
5. Arhiva nu cred ca poate contine colectii, in sensul de colectii active, ci doar colectii pasive, care de fapt sunt tratatate ca fonduri (vezi o discutie AICI)(2).   In plus, daca o colectie este ceva partial, care teoretic se imbogateste permanent, arhiva se inchide cand functia, organizatia etc. producatoare de documente inceteaza sa mai produca efecte documentare. Cand activitatea muzeului se inchide, colectia de fotografii istorice va putea sa fie preluata si imbogatita de alta institutie, pe cand arhiva muzeului va inceta sa primeasca materiale. In plus, arhiva are aproape intotdeauna si o valenta juridica, in timp ce colectia are aproape intotdeauna valente culturale.

Parerea mea!

—————————

(1)  Intre timp, apropos de FAN, daca ne gandim ca Fondul Arhivistic de stat e suma documentelor cu valoare istorica, ajungem la concluzia ca fondul arhivistic grupeaza doar documentele istorice… Ma rog, nu mai dezvolt.

(2). Pe post de PS: cum e cu colectiile Arhivelor Nationale atunci… Sunt deschise… Eo discutie de purtat. Eu cred ca exista o diferenta intre “fonduri preluate de” si “colectii constituite de”. Mai reflectez, totusi, asupra problemei.

==========================================================

Actualizare 1 (31.08.2016). Dupa 2 zile inca sunt de acord cu definitia 🙂

Ca diferenta fata de fond, mai sintetic,  as gasi:

• fondul are doar o provenienta ,  intr-o arhiva pot fi mai multe
• fondul acopera “toate” documentele unui creator, arhiva nu neaparat

=========================================================

Actualizare 2 (2.09.2016): Tot despre ce e o arhiva discuta si CIA, pe noul website.

Dar nu despre arhiva asta discutam, da? Acolo e arhiva din limba engleza, care se refera la documentele cu valoare pe termen lung. In limba romana, arhiva nu se limiteaza la atat.