Un ministru in lupta cu birocratia. Atat cat a inteles din ea.

 

Aici.

 …schimbarea ar trebui să fie făcută pe verticală, de sus în jos, și speră că luna aceasta va ajunge pe masa Guvernului Cioloș un pachet legislativ prin care să fie tăiate majoritatea hârtiilor inutile semnalate de cetățeni, printre care și copia legalizată. Totodată, acesta adaugă că ministerul pe care îl conduce va direcționa fonduri europene pentru informatizare, doar către acele instituții care fac baze de date care să comunice între ele.

 

  1. Mi se pare Kolossal (ca maslinele…) că, dacă cetățeanul a scris pe site, atunci guvernul trebuie să facă hârtia aia dispărută. De pildă, eu voi semnala pe net să se declare inutil contractual de împrumut la bancă.🙂 Lăsând aberația la o parte (e posibil să fie distorsionată informația și de presă), problema mi se pare semnalul pe care un ministru, deci un șef de administrație, îl da public: spuneți-ne voi (cei care sunteți clienți și înțelegeți relativ cerințele) de ce e nevoie să reformăm administrația. Deci, nu întreb pe cei care, teoretic (!!!) sunt profesioniști în domeniu, pentru că îi consider niște tâmpiți. După mine, și să fie așa, nu spui public: dacă un ministru spune așa despre administrație, cetățeanul pe cine să mai respecte? Funcționari = luzări, WTF.
  2. Modul cum s-a pus problema cu copia legalizată mi se pare tare de tot. Să înțeleg deci, că atunci când mă duc la primărie să îmi fac un buletin, nu mai am nevoie de acte legalizate. Deci, o să mă duc să îmi fac un buletin pe numele Ghinea Cristian. Fac doar declarație pe proprie răspundere. Sau nici aia, ca e prea multă birocrație.
  3. Deci, dacă ești o instituție care nu ai echivalent, nu vei primi bani să te dezvolți, pentru că nu ești interconectat. Rezultă din puțul gândirii ministeriale că Arhivele, de pildă, vor trebui să se lege la Cazier. Că bazele trebuie interconectate – ai, n-ai treabă.

Atunci când începi să înțelegi mațele sistemului, șocant este că nimeni nu este de vină sau nimeni nu a produs sistemul așa cum este el. Asta cu mamele nu apare în nicio lege, nu e o lege sau o hotărâre de Guvern, sau un ordin al acelei agenții, care să spună: Mamele trebuie să facă trei dosare. Pur și simplu, proasta obișnuință la nivel descentralizat a făcut ca fiecare agenție să ceară noi și noi documente, noi și noi dosare. De asta și diferă de la un sector la altul. Am avut această experiență traumatizantă pentru mine, în care vine consilierul de stat și explică unui șef de agenție că așa se întâmplă procedurile la agenția lui.

  1. Păi, da… Dacă sunt 3 instituții diferite, care au activități paralele și fiecare are nevoie de dosarul respectiv, ce să facă? Să nu ceară hârtiile? Să ceară dosarul de la altă instituție dacă au nevoie să verifice ceva, pe motiv că trebuie să facă un singur dosar? Prostia nu e la cerut dosare, prostia e la modul de divizare al atribuțiilor și al instituțiilor. Stau de un an (de când am aflat) și nu pricep de exemplu de ce într-un județ exista peste 10 instituții care se ocupa de agricultură… Oare nu ar trebui început cu regândirea structurii instituționale?
  2. Degeaba zici ca pui în digital documentele (1 – nu bagi toate documentele în sistem, că nimeni nu are timp să scaneze totul și nu ai nici resurse de stocare; 2 – nu ai totul informatizat, deci poți să legi bazele de date între ele, tot nu răspund la toate nevoile). E vorba de fluxuri de activitate, acolo e problema! Nu lucrezi pe facebook, frațioare… E administrație, e juridic, e nevoie de acte, nu de însemnări pe blog…

 Omul spune: Nu e adevărat, nu apare în nicio lege. OK, lasă legea, haide să vedem cum se întâmplă în practică. Am ajuns să culeg testimoniale de la femeile care lucrează la Guvern, despre cum au făcut ele dosarele. Până la urmă l-am convins. Dar ăsta este un exemplu mic a felului în care s-au desfășurat discuțiile respective, în care fiecare susține că numai așa se poate face. Și că are o explicație, o chichiță mică, o necesitate, o Curte de Conturi, Curtea de Conturi este marele Bau-bau. Oamenii spun că au trebuit să inventeze acele hârtii pentru că le-a spus Curtea de Conturi la un control și au adăugat acea hârtie ca să nu le mai spună Curtea de Conturi anul viitor. După câteva luni de dialog structural cu instituțiile, am ajuns la concluzia că nu aia este metoda.

  1. Să înțeleg – cu asta se ocupă un ministru, să strângă ,,testimoniale” de la angajate de prin minister (remarc și că declarații sau mărturii nu e corect, pute miroase urât). Păi sunt reprezentativi cei angajați in ministere? Prin prisma experienței mele, nu prea…
  2. Să înțeleg că Guvernul trebuie să taie hârtii, nu să taie angajați care creează fluxuri documentare paralele cu cadrul normativ (adică cer abuziv documente despre care legea nu spune că ar fi nevoie).
  3. Curtea de Conturi, atenție — nu-i mai stresați pe oameni cu hârtii. Dacă se poate, să nu rămână urme ale activității. Să dea instituțiile doar niște declarații pe proprie răspundere că lucrează corect.
  4. @ sfătuitorii ministrului: poate ar trebui informat că există ceva ce se cheamă ISO 26122 — Work process analysis for records, ca să identifici ce acte sunt create și care e relația lor cu actele normative și nevoile interne de activitate. Și acolo se pot identifica buclele, dubletele, mișcările birocratice. Asta o fac profesioniștii, nu cetățenii. Că nici eu, ca profesionist al hârtiilor, nu mă duc la vulcanizare să îl învăț pe mecanic cum se schimbă roata la mașină. 

Bine, poate sunt rău. Poate s-a exprimat nefericit, poate se gândea la altceva, punctual, și a emis sentințe generale.

Știu și că trebuie debirocratizare, am scris despre asta în vreo 3 însemnări.

Personal am făcut 3 reclamații la Agenția socială nu-știu-care (după nașterea copilului) pentru că îmi cereau extras de cont. Și am refuzat. Și am reclamat până în pânzele albe că nu au dreptul să îmi ceară, pentru că nu trebuie să îmi știe ei suma din cont și i-am amenințat că îi reclam la Autoritatea aia cu datele personale. Ca să aflu, la sfârșit, că de fapt ei voiau să se asigure ca numărul de cont în care să vireze banii era scris corect!! Bine, că erau prea stupide madamele de acolo ca să ceară o scrisoare bancară în sensul asta (adică așa cum am rezolvat eu problema, discutând cu angajații de la bancă, fără să dau nici un extras de cont) și că ne considerau pe toți solicitanții niște tâmpiți care nu știu să scrie un cont bancar – e altă problemă.

La fel, știu instituții care au sisteme informatice de mai mulți ani, dar nici până azi nu le folosesc și nu au asimilat instrumentele electronice în procedurile de lucru. Asta e, electronic records, paper minds, vorba lui Terry Cook.

Deci, da, trebuie simplificat, raționalizat etc. Dar:

  1. Asta se face profesionist, iar din ce s-a scris că a spus ministrul numai profesionist nu e. Jignește Blitzkriegul, care a fost extrem de rațional. Ce propune ministrul mi se pare mai degrabă asemănător cu bancul despre Ceaușescu: au ras băieții un cartier întreg pentru că dăduse C. din mână – de fapt, îl înțepase o albină…
  2. Debirocratizarea nu înseamnă să ,,tai hârtii”, cum niște viziuni administrative rudimentare o pretind. Faptul că se mută în digital 1:1 cu ce e pe hârtie, tot birocrație rămâne. Tot dublează activitatea și acolo, dacă nu reformezi fluxurile de lucru. Poate că cetățeanul nu va vedea toată birocrația din spatele site-ului, dar asta e gunoiul de sub preș: mă interesează să închid gura publicului care cere simplificare sau să am o administrație eficientă și eficace?
  3. Nicăieri, dar nicăieri nu văd vreo preocupare nu doar să lege datele între ele, ci și să le păstreze pe viitor. Tot gândire rudimentară avem, chiar daca folosim FB (bine, până și acolo e funcție de arhivare, să nu-l jignim pe Muntele de zahăr (1).
  4. Debirocratizarea s-a impus pe agendă pentru că la nivel de cultură populară se simte nevoia. Dacă vom aștepta însă ca și arhivarea să se facă la nivelul culturii populare, e posibil ca atunci să fie prea târziu.

 

PS: Arhivele, ca de obicei, nu există în peisajul discuției, deși literatura profesională internațională abundă. Noi ne ocupăm de arhiva medievală🙂

 


 

1). Zuckerberg

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s