Despre descrierea arhivstica

Am ramas dator cu o insemnare despre descriere versus inventariere. Am actualizat o insemnare anterioara dupa intalnirea de la Paris a EGAD si recent am dat peste un articol de-al Lucianei Duranti* care mi s-a parut ca exprima mai bine decat orice evolutia. Redau cateva idei mai jos.

Este cunoscut că [în antichitate] arhivele au fost păstrate doar pentru folosire administrativă de către creatorii lor, că ele au fost păstrate de creatori și că documentele erau regăsite pe baza ordonării fizice, care era pe subiect și apoi cronologic. Prin urmare, scopul descrierii nu era să ghideze utilizatorii în cercetare, nici să instituie un control asupra diferitelor grupări arhivistice, nici să faciliteze regăsirea pentru arhivist. Mai mult, se știe că în Mesopotamia antică, față de Grecia sau Roma, nu exista conceptul de „încredere publică”, și deci descrierea nu avea rol d autentificare. Probabil, motivul pentru care au fost întocmite repertorii era acela de a evita consultarea directă a documentelor și a avea o imagine gestionară a conținutului arhivei, în caz de mutare intempestivă, din cauza incendiilor, războaielor etc.

…

În Grecia și Roma antică, descrierea era necunoscută pentru alt scop decât în sensul original al termenului: copiere. Documentele erau copiate fie de utilizatori, fie de scribi pentru consultare în afara arhivei, și erau regăsite pe baza formei exterioare și a ordonării fizice.

…..

Inventarele întocmite între sec. 12-15 în orașele state italiene aveau ca scop principal furnizarea dovezii existenței documentelor, care puteau fi citite public în consiliul orășenesc; scopul secondar era să țină evidența materialului păstrat, spre folosul viitorilor custozi. Documentele erau enumerate piesă cu piesă, și conform ordonării fizice, dulap cu dulap.  

…

în sec. 13, în Regatul Neapole și în secolul 14, în Ducatul de Savoia, întocmirea de inventare a devenit una din sarcinile obișnuite ale arhivistului. Documentele transferate de fiecare oficiu creator trebuiau păstrate într-un dulap separat, și enumerat conform ordonării fizice… Scopul [acestor instrumente] era atât juridic (să ofere dovada existenței documentelor), cât și administrativ (să păstreze controlul asupra arhivei și să faciliteze regăsirea documentelor necesare pentru desfășurarea activității.

…

Conceptul de descriere a continuat în timpul monarhiilor absolutiste, când arhivele erau secrete și inaccesibile, iar întocmirea de indecși și de instrumente de regăsire încrucișată era de obicei asociată cu acesta. Motivul pentru această activitate intensă de descriere era acela că arhivele marilor monarhii erau considerate primele arhive concentrate, în sensul că ele păstrau material create încă de la începutul Evului Mediu, de către toți suveranii precedenți și prezenți și de oficiile subordonate lor. Nevoia de control fizic și administrativ s-a simțit acut, nu doar pentru scopul de regăsire efectivă (operațiune care se desfășura în principal pe baza listelor de amplasare și a aranjamentului fizic la raft al arhivei), ci și pentru garanția că depozitele de arhivă își îndeplinesc funcția de ,,memorie eternă”.

……

Cele de mai sus arată că descrierea arhivistică nu a fost parte a prelucrării, care în schimb se concentra pe ordonare, respectând agregările naturale de documente… și care se finaliza cu amplasarea fizică a materialului în depozite. Această situație a rămas constantă până la sfârșitul sec. 19, cvând descrierea și ordonarea au devenit o singură operațiune integrată.

…..

Totuși, reformele administrative care au avut loc În perioada Iluminismului au determinat închiderea fondurilor create de oficiile anterioare și a determinat o separare între arhiva la creator și arhiva istorică, rezultatul fiind că arhivele istorice, deținând doar fonduri închise, au căpătat în principal o funcție culturală.  Monarhii și nobilii, instituțiile bisericești și laice… cu o istorie lungă și prestigioasă, au dorit să își sporească valoarea arhivelor prin facilitarea folosirii lor de către savanți. Prin urmare, istorici au fost angajați ca arhiviști pentru a produce documente descriptive care, pe lângă scopul lor tradițional, puteau ghida cercetătorii către cele mai interesante documente.

…

În consecință, arhiviștii au început să dezvolte metode de ordonare care să reflecte ordinea în care materialul trebuia să fie prezentat în instrumentele de cercetare. Schemele-șablon de ordonare, destinate a facilita studiile istorice,  erau uneori cronologice, dar cel mai adesea pe subiecte, în consonanță cu viziunea raționalistă și clasificatoare a secolului 18, care reflecta spiritul Iluminismului și Enciclopediei. Astfel, descrierea a devenit strict legată de ordonare, și intelectual, a început atât să preceadă, cât și să determine ordonarea în procesul de prelucrare arhivistică. Documentele erau descrise piesă cu piesă, și cele mai importante beneficiau de rezumate , astfel încât descrierile jucau adesea rolul de „surogate” (înlocuitor) pentru documentele înseși.

….

…documentele puteau fi adesea atribuite mai multor fonduri sau serii. Teoreticienii acelor timpuri au căzut de acord că documentele trebuie să fie atribuite ultimului grup în care au jucat un rol activ, sau au văzut în descriere și ordonarea intelectuală un mijloc de a arăta vicisitudinile sorții lor… Această istorie a arhivei a devenit o parte integrantă a inventarelor europene la începutul sec 20, și a însoțit istoria oficiilor care au contribuit la crearea lor. Motivul pentru care introducerea istorică a devenit o componentă importantă a inventarelor doar relativ recent este că, până la începutul secolului 20, inventarele nepublicate erau considerate documente de uz intern ce trebuiau consultate doar de arhivist, care desfășura cercetarea pentru savant prin folosirea cunoștințelor dobândite în procesul de descriere. Inventarele publicate erau ghiduri detaliate pentru arhivele la care făceau referire și, prin urmare, nu aveau nevoie de astfel de introduceri.

….

 (în perioada recentă)păstrarea ordonării fizice inițiale a fondurilor deschise implică posibilitatea de a prognoza cât de mare va fi acel fond la momentul încetării activității creatorului și de a rezerva spațiu suficient pentru a depozita întreaga arhivă. Mai mult, date fiind preluările parțiale succesive de la creator, fondul integral nu există în păstrarea creatorului, deci nu mai există o ordine fizică pentru întregul fond. Aceasta duce mai departe la ideea că principiul provenienței și al ordinii inițiale pot fi respectate doar intelectual, adică, prin intermediul descrierii. Astfel, descrierea nici nu mai precede ordonarea fizică sau intelectuală, nici nu tratează documentele separat de relațiile lor contextuale, ci începe să fie o „reprezentare”, mai degrabă decât un înlocuitor, al materialului în ordinea sa intelectuală; descrierea devine una cu ordonarea. Din acest motiv tot mai frecvent, nivelurile de ordonare par a fi niveluri de descriere. De asemenea, din acest motiv descrierea a pierdut tot mai mult din scopul de evidență a arhivaliilor din instituțiile de arhivă istorică, facilitând regăsirea fizică a documentelor și furnizând acces la informații. Scopurile (de evidență) sunt acum satisfăcute prin registre și liste de acces și de amplasare, indecși și tot felul de instrumente de evidență. Scopul principal al scrierii despre documente a devenit treptat… acela de a ilustra relațiile de proveniență și contextuale.

…

…rezultă că evoluția istorică a conceptului de descriere este legată direct de 2 elemente: 1. Relația între materialul arhivistic și creator și 2. Tipul de utilizator al materialului arhivistic. Aceste elemente au influențat scopul descrierii, procesul și produsele și relațiile sale cu alte activități arhivistice.

Astfel, scopul descrierii e evoluat de la crearea de surogate ale documentelor și de la furnizarea de evidență gestionară a arhivei la a servi memoria permanentă a societății și a furniza dovada existenței documentelor; de la îndrumarea cercetării științifice și de la stabilirea celui mai util mod de ordonare la relevarea ordinii intelectuale a materialului fizic dezorganizat sau amestecat; și, în cele din urmă, de la ajuta arhivistul în desfășurarea cercetării pentru savanți la îndrumarea oricărui tip de autor în cercetarea sa individuală, prin explicarea relațiilor contextuale și a istoriei interne a arhivei.

Produsele descrierii au evoluat de la repertorii analitice și liste la ghiduri și cataloage și de la inventare pe teme, formă fizică sau intelectuală la inventare structurale.

În acest proces, descrierea și-a schimbat relația cu ordonarea de mai multe ori, și a cunoscut ea însăși o fragmentare internă. Rezultatul acestei fragmentări este că descrierea însăși (adică reprezentarea documentelor în relațiile lor contextuale) s-a individualizat și separat de pregătirea (atât în contextul arhivelor la creatori, cât și la arhivele istorice) de instrumentele interne de control administrativ, juridic și fizic, și de la crearea (mai ales în cazul arhivelor istorice) de instrumente de regăsire, acces și exploatare a documentelor de către utilizatorii externi. Dată fiind varietatea instrumentelor descriptive care rezultă din aceste trei activități (adică, păstrarea sensului, exercitarea controlului și furnizarea accesului) se poate afirma că, luat împreună, ele oglindesc toate ideile care au fost asociate cu termenul de descriere de-a lungul secolelor. Este foarte posibil ca noile tehnologii și documentele create să aducă atât o reintegrare a celor 3 activități într-un concept unificator de descriere, care a absorbit integral ordonarea, cât și producerea unui instrument descriptiv principal, cu scop multiplu.

_______________

• Origin and Development of the Concept of Archival Description in Archivaria 35 (Spring 1993)