De curand, am vazut intr-un document o definitie care m-a lasat cujetator… Se spunea acolo cum ca nomenclatorul arhivistic iashte: o listă sistematică a categoriilor de documente create şi primite de către o instituţie care reflectă gruparea în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora [etc.]
Bon. Asa o fi. Hai sa ne ducel la clasici, la dictionarul SAI din 1981:
Nomenclatorul, ziceau ăi bătrîni, este instrument de lucru în arhiva unei organizaţii, constând dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituţiei respective, iar în cadrul acestora pe probleme şi pe termene de păstrare. N. serveşte registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conţine şi are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente şi de a orienta întreaga organizare ulterioară a activităţii arhivistice [etc.]
Bon. Cine are dreptate? Aia batrani sau aia mai fragezi?
Pai, sa o luam ca la scoala de arhivistica, anul 1. Am un maldar de documente. Cum il aduc sub control? Divizand in bucati mai mici. Asa ca inventez compartimentele, si separ arhiva pe compartimente. Apoi, in compartimente, separ pe niste grupe, pe probleme. In masura posibilului (aici e fereastra mica de pe vremuri, deschisa de urmasi cu piciorul), impart categoria si dupa termenul de pastrare, ca sa imi faciliteze selectionarea. Ceea ce ramane, la nivel de unitate cronologica (anul, cum ziceau batranii), asociez foaie cu foaie si fac atatea dosare cate imi ies pana la epuizarea cantitatii de hartie.
Adica, pe concret: sunt birou notarial; imi impart activitatea pe functie de baza si functie suport (ma rog, nu e acceptat de legea actuala, dar asa s-a aprobat…. no comment (acum)); din hartiile create de functia de baza, separ actele autentificate; apoi, in cadrul acestei grupe (zisa si categorie sau, pentru teoreticieni si cititori de logica, “clase”) ma apuc sa le ordonez cronologic, si apoi divizez cronologia in subgrupe de 300 file rezultand, clar! dosare.
DECI.
DECI.
Nomenclatorul imi da clasele/grupele/categoriile. Adica imi divizeaza productia documentara in structuri administrabile. INSA NU IMI SPUNE IN CE DOSAR SA PUN ACTELE!!!!!! Pentru ca, pur si simplu, in momentul intocmirii NA, nu pot anticipa cate acte imi vor veni si daca voi avea, la o categorie, unul sau mai multe dosare!
NA este o abstractizare a productiei documentare. Concretul, in meandrele sale 😛 , e apanajul altui instrument – inventarul arhivistic.
Deci, batranii au castigat! Dar nu pentru mult timp, ca vor fi invinsi 😀
Sau 😦
Bogdan's Archival Blog -- Blog de arhivist 
Buna ziua,
Va urmaresc de ceva vreme postarile cu interes.
Lucrez la Serviciul de Arhiva, intr-o companie care activeaza in domeniul financiar.
In momentul de fata, avem incheiat un contract cu un operator economic prestator de servicii arhivistice. Tinand cont de faptul ca nu am avem spatiu in cadrul cladirii pentru depozitarea documentelor, ne-am gandit la externalizarea unei parti a acestora (ar fi vorba aici de anii 2010-2012 pentru documente apartinand Departamentului de Contabilitate). Mi -a fost transmis de catre directorul economic ca nu am avea voie sa externalizam aceste documente, pentru ca suntem obligati sa pastram la sediul nostru ultimii 5 ani. Ma puteti ajuta cu un raspuns referitor la aceasta nelamurire? Exista un act normativ ca sa ne oblige sa pastram ultimii 5 ani la sediul nostru? Eu am cautat legislatia referitoare la documentele contabile, dar nu am reusit sa gasesc un act normativ care sa faca referire la acest aspect.
Va multumesc anticipat pentru raspuns!
Ordinul MFP nr. 2634/2015
art. 36: … Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
37. Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entităţile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate
Deci, cred ca ar trebui sa mai citeasca 🙂