La ce e bun nomenclatorul arhivistic?

De curand, am vazut intr-un document o definitie care m-a lasat cujetator… Se spunea acolo cum ca nomenclatorul arhivistic iashte: o listă sistematică a categoriilor de documente create şi primite de către o instituţie care reflectă gruparea în unităţi arhivistice, împreună cu termenele de păstrare ale acestora [etc.]

Bon. Asa o fi. Hai sa ne ducel la clasici, la dictionarul SAI din 1981:

Nomenclatorul, ziceau ăi bătrîni, este instrument de lucru în arhiva unei organizaţii, constând dintr-o listă sistematică a tuturor categoriilor de documente, create în decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a instituţiei respective, iar în cadrul acestora pe probleme şi pe termene de păstrare. N. serveşte registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conţine şi are scopul de a pune ordine în constituirea arhivei curente şi de a orienta întreaga organizare ulterioară a activităţii arhivistice [etc.]

Bon. Cine are dreptate? Aia batrani sau aia mai fragezi?

Pai, sa o luam ca la scoala de arhivistica, anul 1. Am un maldar de documente. Cum il aduc sub control? Divizand in bucati mai mici. Asa ca inventez compartimentele, si separ arhiva pe compartimente. Apoi, in compartimente, separ pe niste grupe, pe probleme. In masura posibilului (aici e fereastra mica de pe vremuri, deschisa de urmasi cu piciorul), impart categoria si dupa termenul de pastrare, ca sa imi faciliteze selectionarea.  Ceea ce ramane, la nivel de unitate cronologica (anul, cum ziceau batranii), asociez foaie cu foaie si fac atatea dosare cate imi ies pana la epuizarea cantitatii de hartie.

Adica, pe concret: sunt birou notarial; imi impart activitatea pe functie de baza si functie suport (ma rog, nu e acceptat de legea actuala, dar asa s-a aprobat…. no comment (acum)); din hartiile create de functia de baza, separ actele autentificate; apoi, in cadrul acestei grupe (zisa si categorie sau, pentru teoreticieni si cititori de logica, “clase”) ma apuc sa le ordonez cronologic, si apoi divizez cronologia in subgrupe de 300 file rezultand, clar! dosare.

DECI.

DECI.

Nomenclatorul imi da clasele/grupele/categoriile. Adica imi divizeaza productia documentara in structuri administrabile. INSA NU IMI SPUNE IN CE DOSAR SA PUN ACTELE!!!!!! Pentru ca, pur si simplu, in momentul intocmirii NA, nu pot anticipa cate acte imi vor veni si daca voi avea, la o categorie, unul sau mai multe dosare!

NA este o abstractizare a productiei documentare. Concretul, in meandrele sale 😛 , e apanajul altui instrument – inventarul arhivistic.

Deci, batranii au castigat! Dar nu pentru mult timp, ca vor fi invinsi 😀

Sau 😦

uite fondul, nu e fondul…

Referinte de baza – 3 articole care, dup amine, ar trebui sa fie referinte obligatorii pentru profesie

Laura Millar

Peter Horsman

Geoffrey Yeo

Esenta lucrurilor

Oamenii astia pornesc de la definitia fondului: totalitatea(1) documentelor create primite si pastrate… bla bla bla. Si spun ca practic nu exista asa ceva in realitate, ca totalitatea documentelor. NU doar in arhivele istorice, nici macar la creatori, datorita frecventelor modificari. Ca fondul arhivistic e ceva virtual (dupa cum spunea Terry Cook, in 1992), dar e fond doar la un anumit moment in timp, si nu permanent.

Si cu atat mai putin poate fi numit fond ceea ce e in depozitele de arhiva istorica, unde sunt fragmente (documente permanente) ale ramasitelor din fondurile creatorilor (ce mai au si ei ramas in arhiva, in momentul de Data crearii+ 30 ani).

Concluzie: fondul nu exista.

Dar ce exista in arhive, atunci? Ceva. Yeo sustine ca sunt colectii, de fapt.  Horsman spune ca sunt grupuri de arhiva. MIllar spune ca sunt niste resturi. Iar provenienta si ordinea initial trebuie intalese ca o documentari ale acestor fragmente, raportate la creator, detonator, si functiile care au afectat istoricul acelor “ramasite” arhivistice.

Superbe articole, desi lungi ca dracu’.  Recomand cu caldura citirea lor. Vor face mai putin amara desfiintarea ISAD(G), care se pregateste 😛

 

________________

1). unii arhivisti mai finuti, constienti ca ‘totalitatea’ e discutabila, nu spun totalitate, spun ,,ansamblul”. Ansamblul poate fi un dosar. Sau 3 documente. Deci nu acopera definitia intentionata a fondului.

din nou despre acte pe web

Cazul aici.

Dat fiind subiectivismul sursei, nu discut daca e real sau nu. Ceea ce vreau sa subliniez este faptul ca exista documente care au valoare de act in zona site-urilor. Si ca acestea trebuie sa fie monitorizate asa cum, in lumea fizica, daca iau un dosar dintr-o parte in alta trebuie sa il iau pe condica. Zona web-ului institutional nu este, sau nu ar trebui sa fie, un spatiu de haiducie, ci un spatiu administrat, la fel ca orice alt produs birocratic.