arhivare (3) [actualizare]

Am discutat despre conceptul de arhivare aici si aici.

Intr-una din discutii, spuneam ca nu mi se pare fericit termenul de “sistem de arhivare electronica” (SAE) pentru ceea ce englezii denumesc ERMS (Sistem de management al actelor electronice), pentru ca arhivarea implica trecerea in pasiv a documentului, din spatiul operational in spatiul de pastrare/depozitare semi/in-activa. Or, un ERMS include si registratura, care nu e parte a arhivarii.

Imi mentin  pararea, insa am aflat ceva care schimba un pic datele problemei. Si totul tine, ca in multe cazuri, de concepte. Asa cum am patit cu ,,fiabil” (care in franceza inseamna “de incredere” si se aplica la orice, inclusiv persoanelor, fata de romana, unde mecanismul e ,,fiabil”; si, prin urmare, englezescul “reliable record” tradus in franceza cu ,,document d’ activite fiable, nu pote fi in romaneste document fiabil, ci “act de incredere” sau “credibil”) si aici e un șpil pe care l-am aflat azi.

Spune Marie-Anne Chabin, in cursurile online de la /www.france-universite-numerique-mooc.fr:

Archiver consiste, pour une personne physique ou morale, à mettre dans un lieu contrôlé et sécurisé tout document qui présente une valeur de preuve ou de mémoire susceptible de servir dans l’avenir, en veillant à sa bonne conservation dans le temps et en permettant de le retrouver facilement.

Bon. Pana aici, nimic nu contrazice definitia romaneasca.

Dezvoltand insa, MAC mai spune:

L’archivage est un acte qui s’inscrit dans le cycle de vie de l’information. Il consacre le changement de statut de l’information qui, de document ordinaire, non sécurisé, sans règle de vie, devient un document contrôlé dans un environnement fiable où il est soumis à des règles de vie bien définies. Le moment de l’archivage, ce moment où on reconnaît à un document ou à un fichier son statut de « document à conserver » en l’enregistrant dans un système, est un moment central et crucial dans le cycle de vie de vie de l’information.

Ei, si aici deja lucrurile sunt diferite. Se stie ca Franta nu are sistem de registratura; lor practic le lipseste sistemul in care documentul devine act, adica primeste numar de inregistrare devenind oficial, iar din acel moment organizatia primitoare isi asuma obligatiile arhivistice asupra lui. Dar din ultimul text citat ar rezulta ca arhivarea, in inteles francez, include ceea ce noi facem prin registratura.

Ceea ce implica faptul ca “systeme d’archivage electronique”, in spatiul acoperit de intelesul francez al ,,arhivarii”, e un termen corect folosit.

PS: pe de o parte, e logic: daca documentul aflat in regim operational face parte din arhiva curenta, atunci e normal ca intra in regim de arhivare…

Actualizare: discutand azi cu MAC, imi atragea atentia asupra unei stupizenii: daca un document e arhivabil, asta inseamna ca are potentialul de a deveni arhiva. Or, in doctrina arhivistica romaneasca, arhivarea e practic transformarea din arhiva curenta in arhiva intermediara. Deci, documentul ala e deja in stadiu de arhiva curenta; atunci cum sa fie arhivabil daca e deja arhiva? (I)Logic, nu? Morala zilei este ca m-a convins: arhivarea implica transformarea unui simplu document in material de arhiva, fapt care se produce odata cu inregistrarea lui. Si atunci, da, accept: ERMS poate fi un SAE!! Cu conditia sa schimbam definitia arhivarii.