Evenimentul declansator si utilitatea lui limitata. La noi, in Romanica.

Evenimentul declansator (trigger event) este un element de baza in managementul ciclului de viata al unui act. Practic, evenimentul declansator (ED) este cel care spune de cand incepe sa curga (de cand se declanseaza) termenul de pastrare al actului. De pilda, daca am o factura incheiata in ianuarie  2000, ED este sfarsitul exercitiului financiar, pentru ca asa imi spune legislatia fiscala; deci expirarea termenului de pastrare, este 31.12.2010, nu 31.01.2010. Dar… se poate folosi asa ceva in arhivistica romaneasca?

ED este vital pentru foarte multe categorii de acte, in ciuda senzatiei generalizate ca inchiderea dosarului determina declansarea termenului de pastrare. Sau, mai bine spus, convingerea gresita ca tuturor dosarelor li se aplica aceeasi logica ca dosarelor de corespondenta administrativa, aceea de “intrerupere” la sfarsitul unui an calendaristic.

Exemplele sunt multe. Actele scolare se incheie pe an scolar, nu pe an calendaristic. Deci, ele expira, in mod normal, la 31.08, nu la 31.12. Dosarele de instant pot fi inchise intr-un an, dar cauza sa fie finalizata ulterior, prin apeluri, recursuri etc. Dosare cu contracte. Dosare personale etc.

Daca in multe cazuri se poate spune ca e irelevant, pentru ca nu e cantitate mare, dosarele personale sunt in mod particular interesante, prin volumul lor. Ce termen sa le dai? In mod normal, te gandesti la ce contin, la ce folosesc si la ce ar putea folosi. Evident, dupa plecarea unui angajat, dosarele personale pot servi la regimul de munca pe care o anumita persoana l-a avut:  ce atributii a avut (in cazul in care apare vreo ancheta ulterior plecarii din organizatie), in ce mediu a lucrat (daca deschide vreun proces pentru boli profesionale, peste ani), ce drepturi a avut ca salariat (pentru pensionare). Recalcularea pensionarii – joaca preferata a guvernelor romanesti de vreo 10 ani incoace) – este cea care obliga la termen de pastrare temporar pe termen lung, care ar impune disponiblitatea documentatiei pe o perioada egala cu varsta medie de viata din Romania deci undeva pe la 70-80 de ani.

Booon. Insa, una e sa ai un dosar personal al unui angajat care a lucrat la varsta sa biologica 16-25 de ani, si alta sa ai dosarul unui angajat cu varsta biologica 60-65 de ani. In primul caz, ca sa ajungi cu documentatia la varsta biologica a subiectului de 80 de ani, trebuie sa pastrezi dosarul timp de 80-25 = 55 de ani. Pentru cazul 2 insa, dosarul ar trebui pastrat 80-65 = 15 de ani. In acest caz, daca se pune un termen de pastrare de la inchiderea dosarului, diferenta este  40 de ani!!! Adica, obligi organizatia sa pastreze cu 40 de ani mai mult decat ar fi necesar.

Folosind rational ED si rationamentul pastrarii, rezulta ca de fapt tp pentru un dosar personal ar trebui sa curga raportat la data nasterii subiectului: pastram dosarul Anul nasterii + 80. Adica, pentru dosare inchise in anul 2000, pastram dosarul 1 pana in 2000+80-25 = 2055, iar pentru dosarul 2: 2000+80-65 = 2015.

Dar, la modul cum este conceputa inventarierea astazi, este cvasi-imposibil de operat, exceptand un efort disproportionat. Conform art. 18 din Instructiuni.., “Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelasi termen de pastrare, create in cursul unui an, de catre un compartiment de munca”. Deci, pe exemplul de mai sus, dosarele ar trebui sa figureze pe inventarul din anii 2000-25+16 = 1991, respectiv 1995. Nu figureaza nicaieri data nasterii; nu figureaza nicaieri data inchiderii dosarului (care, in mod normal, e data de referinta; deci inscrierea pe inventarul anului de creare e oricum o aberatie majora). Si atunci, pentru a aplica riguros o ratiune de pastrare, va trebui sa verifici periodic fiecare inventar, pentru a analiza cand expira un anumit dosar. Si, cand ai cantitati semnificative, e pur si simplu nefezabil.

Lucrurile sunt pur si simplu criminale cand e vorba de contracte. Criminale, din 2 perspective. Exceptand cazul in care cineva e inteligent si deschide dosar pentru fiecare contract, mai multe contracte sunt puse in dosarul de “contracte”. Aici sunt mai multe termene: arhivistic, poate fi de la data inchiderii dosarului = este aberant, pentru ca 1-pot fi contracte pe termene diferite, 2-pot exista aditionale la contracte; legal – de la finalizarea contractului; contabil, daca in baza contractului se fac plati, atunci contractul SI aditionalele trebuie pastrate cel putin  10 ani de la finalizare, ca sa poata justifica platile.

Ca urmare, de unde calculam termenul??

Dupa mine, primul pas care trebuie facut e sa fie eliminata aberatia inventarierii la anul de inceput al dosarului, exceptand cazurile justificate de continut (daca exista…). Efectul direct va fi un anumit haos d.p.d.v. al arhivei istorice, care nu va fi constituita corect (cu ordonare la anul de inceput), insa, dupa mine, arhivistul istoric trebuie sa faca si el ceva… Iar ordinea virtuala rezolva aceasta problema. Un al doilea pas este promovarea dosarelor de proiect sau de caz, adica sa nu mai comprimam intr-un singur dosar documentatii din activitati diferite. Cel mai clar exemplu ar fi ca fiecare petitie sau cerere, de pilda, sa fie tratata ca un caz separat, ca un dosar separat (fara sa implice si copertarea savanta a fiecaruia… ). In felul acesta, termenele si selectionarile pot fi facute efectiv pe baza valorii documentatiei, iar evidenta poate fi realizata pe parcursul constituirii dosarelor la compartimente, nu doar in momentul predarii la arhiva. Adica, introducem in circuitul arhivistic instrumentele de evidenta ale creatorului.

In final, reiau o axioma pe care o tot repet, degeaba: organizarea arhivistica la creator trebuie sa reflecte nevoile creatorului, nu pe cele ale ANR. Apoi, cred ca inventarele de predare la depozit, eventual facute pe categorii, sunt mult mai eficiente decat cele pe termene de pastrare si la finalul anului. Reglementatori ar trebui sa defineasca beneficiile unui sistem sau altul si beneficiarii; pentru ca un sistem se justifica doar pentru ANR, si nu pentru creatori, acestia din urma vor simti instinctiv ca fac o treaba doar pentru ANR, nu si pentru ei.  Cu efectele implicite…

 

 

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s