Terminologie arhivistica. Teorie pratica (actualizat 2)

Avea Blaga o poezie in care zicea: ,,şi tot ce-i neînţeles/ se schimbă-n neînţelesuri şi mai mari”.

La fel si eu, de fiecare cand reiau si aprofundez normativele noastre arhivistice, descopar noi si noi sensuri. Neintelesuri, mai bine spus.O prima idee: operatiuni arhivistice.   De vreo 5 ani, de cand mi-am dat seama, ma tot irita cum se foloseste expresia asta fara ca nimeni sa se uite la semnificatia ei. “Operatiune arhivistica” vine de la Sacerdoteanu. Adica de prin 1940. De atunci lucrurile s-au schimbat, iar termenul a devenit aproape arhaic. In unele cazuri, inca se mai foloseste – operatiune financiara = presupune o tranzactie financiara. Nu o activitate complexa, ci doar o actiune. La fel, operatiunea matematica – o adunare, o scadere (nu folosesc termenul de operatie – modernul pentru operatiune – chirurgicala, pentru ca medicii folosesc interventie – si stiu ei de ce). Oricum, operatiunea presupune un pas, o executare, si nu un complex de actiuni. Daca ne mai uitam la terminologia de management de azi, operatia sau tranzactia este cea mai mica parte a muncii; e actiune, punct. In comparatie cu actiunea, activitatile sunt un ansamblu de actiuni, adica un set de operatii individuale care, agregate, duc la realizarea unui obiectiv. In buna masura, putem spune ca actiunea este imediata, pe cand activitatea este proces. Ei, revenind la “operatiunile arhivistice”, cum se poate ca ordonarea (cu stabilire criterii, sortare, aranjare, poate si cotare) sau inventarierea (adica descrierea fizica si intelectuala a u..a si consemnarea acestora intr-un sistem de evidenta) sau selectionarea (cu ale ei 3 subdiviziuni: evaluare, eliminare sau pastrare) sa fie OPERATIUNI? Dupa mine sunt activitati, toata ziua. Activitati arhivistice. Participa mai multi agenti, au de multe ori sub-procese, au durata mare in timp. E important lucrul asta de stabilit, dintr-un bun inceput, pentru ca, daca ne adresam transdisciplinary (asa cum e arhivistica), e bine sa avem notiuni clare.

Mai departe: in inalta sa intelepciune, legiuitorul a zis asa in Normele metodologice din 2013 (OMAI 137): prelucrare arhivistică = ansamblul operatiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părţi a acesteia, în ceea ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea şi selecţionarea, cu scopul de a asigura evidenţa şi utilizarea documentelor.

Prima observatie e legata de fondare/ordonare. Cu exceptia rusilor, de unde ne-a venit lumina in anii 1950 (una din componentele de baza ale actualei “traditii” arhivistice romanesti), nimeni nu mai are (cel putin dupa stiinta mea) termenul de ,,fondare”. Si in Romania s-a incercat o teoretizare a fenomenului (deloc intamplator la unul dintre arhivistii apropiati de Sacerdoteanu si care au mai citit si altceva in viata in afara de Norma Tehnica – ma refer la Marcel Dumitru Ciuca). In articolul lui MDC din 1979 din RA, se spune: ordonarea se poate face la mai multe niveluri: la nivel de fond (numita si fondare), in cadrul fondului si in cadrul unitatii arhivistice. Toate sunt “ordonari”. Asa e si in engleza: e “arrangement”, indiferent de nivel si fațete. Si e normal sa fie asa: in ciuda “teoreticienilor” care incearca sa “descopere” logici particulare pentru fondare, “ordonare” inseamna sa aranjezi ceva dupa un criteriu. Ca acel criteriu e apartenenta la un fond, apartenenta la o parte structurala (subfond) sau serie sau la un anumit loc in cadrul unui dosar, printre alte documente – esenta fenomenului e aceeasi: aranjezi dupa criterii. De aceea, dupa mine, fondarea e o instanta a ordonarii.

Legat de prima observatie, vine a doua: cand facem ordonare in arhivistica? La depozit? Pai, hai sa vedem ce e aia ordonare, conform aceluiasi act normativ: operaţiune de grupare a unităţilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic după un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme. Deci, e clar: nu faci ordonare a arhivei  decat dupa ce u.a. sunt predate la depozit; pentru ca, nu-i asa, la nivel de compartiment nu grupezi u.a. decat pe termene de pastrare si atat. Deci, ordonarea e parte a proceselor din arhiva de depozit/ intermediara. Dar… cum se cheama aranjarea documentelor intr-o u.a.? Hmmmm…. Pai, nu e ordonare, pentru ca nu apare in definitie. Cu toate acestea, in Instructiuni.., la celebrul articol 17, scrie: In vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operaţiuni: documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.)”. Deci, totusi, parca e tot ordonare (asta in cazul in care ordonarea aia nu e altceva decat ordonarea ,,arhivistica”…) Insa, nefiind decat o singura definitie, legal,

1). ordonarea se face doar la depozit, unde ai mai multe compartimente si te apuci sa faci o ordonare a u.a., insa in regim global, pentru ca altfel, nu ordonezi nimic: vin dosarele de la compartimente inventariate pe termene de pastrare, si le pui in ordinea numerelor de pe tricouri, pardon, coperte. Nu aplici, obiectiv, nici un alt criteriu in afara celui al nr de dosar. 

2). Mai departe, implicit, ordonarea de la constituirea dosarului nu este o activitate (,,operatiune”) de prelucrare arhivistica! De cine tine insa, nu stiu. Si nu inteleg, mergand mai departe, daca nu e arhivistica de ce e reglementata de legislatia arhivistica… Si nu mai inteleg nici de unde incepe arhiva, ca pare a se naste din momentul in care se predau u.a. la depozit..

Totusi, aceasta interpretare contravine abordarii privind inventarierea: inventariere = operaţiune de luare în evidenţă a documentelor si unitătilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic. Trec peste o prima observatie, care face definitia la fel de stupida ca si cea a unitatii arhivistice*. Observatia de baza este insa ca luarea in evidenta a documentelor si  u.a. (sic!) se face, in regim normal, la nivel de compartiment. Deci, in cazul inventarierii, fac prelucrare arhivistica la nivel de compartiment (deci, cu personal necalificat arhivistic…), in cazul ordonarii – nu! Dar nici nu le pot inventaria, pentru ca  mai intai trebuie ordonate (oamenii astia nu au auzit de PC si de ordonare virtuala…)

___________________________

* Conform definitiei, ca sa faci ordonare ai nevoie de nomenclator! (Desi, sincer, nu stiu la ce serveste, pentru ca singurul criteriu de ordonare utilizatbil pentru u.a. il reprezinta organigrama reflectata in NA…). Deci, in (retro-)prelucrare (de la depozit), daca nu ai NA, teoretic nu poti face ordonare – ceea ce este absurd!!!! La fel, u.a. contine in definitie formula: ,,…si ocupa o pozitie distincta intr-un instrument de evidenta”.  Si daca nu ai un instrument de evidenta – atunci nu poti delimita u.a.??

___________________________

O alta observatie, tine de activitatile arhivistice enumerate. Fiind prelucrarea arhivistica un ansamblu de operatiuni, adica F-O- I-S, rezulta ca astea din urma sunt operatiunile arhivistice (“axioma” in arhivistica noastra). Pai, si atunci restul ce sunt? Adica, hai sa luam LAN la puricat: inregistrarea; intocmirea NA; “constituirea dosarelor” (revenim); predarea la depozit; predarea la ANR – astea ce or fi?  Sub-operatiuni? Tehnici aditionale operatiunilor arhivistice? (pentru ca nicaieri nu sunt definite, in literatura profesionala, ca “operatiuni arhivistice”; si asta pt ca bietul Sacerdoteanu nu le-a numit, ca daca le numea el, asa ramaneau pana azi…). Sincer, ma indoiesc sa fie inregistrarea documentelor de resortul altei discipline; la fel, intocmirea NA.**

_________________________

** Pentru mine, e clar ca sunt mai multe activitati arhivistice decat FOIS. Daca separam aceste alte activitati de prelucrarea arhivistica, atunci trebuie definit un alt proces, similar prelucrarii, in care aceste activitati sa fie inglobate (poate administrarea?!).

_________________________

Legat de lista de activitati de mai sus si de preluctarea arhivistica, o discutie interesanta este legata de constituirea dosarelor. Asa cum era scris mai sus, in fragmentul citat din  art. 17al Instructiunilor, constituirea dosarelor este de fapt un proces, alcatuit din mai multe “operatiuni”: clasare (grupare, ma rog), “ordonarea” documentelor; eliminare agrafe, si non-documente (de fapt, non-acte), legare, numerotare, completare coperta, certificare. Remarc faptul ca una din “operatiuni” este legarea dosarelor. Si remarc ca ea este o parte intrinseca a constituirii u.a., care se presupune a fi realizata iar de personal necalificat, fiind in responsabilitatea compartimentelor…

Cred, de altfel, ca asta este una din marile probleme ale legislatiei si gandirii arhivistice de la noi: pe de o parte, se doreste instituirea de standarde profesionale prea-inalte: standarde ocupationale, autorizari etc. Pe de alta parte, se dau responsabilitati unor persoane care nu au — si e firesc sa nu aiba– nici un fel de competenta in domeniu. E firesc, pentru ca acei oameni au alte meserii, or responsabilitatile alea tin de arhivistica. Cum poti sa pretinzi de la niste oameni care nu au legatura cu profesia sa iti faca rezumate in inventare care, cel putin pe paradigma actuala, ar trebui sa devina instrumentele de cercetare la Arhive, dupa 30 de ani? Cum poti sa ceri unei persoane cu studii medii sa faca un nomenclator arhivistic (pardon, de fapt sa initieze intocmirea, pentru ca tot cei fara pregatire, de la compartimente, ar trebui sa il faca!)?? Cum poti sa ceri aceluiasi arhivar cu studii medii sa faca fondare si ordonare pe arhiva neprelucrata (vezi art. 40 din Instructiuni) când tocmai asta este treaba arhivistului, nu doar a arhivistului de organizatie, ci a insusi arhivistului de la Arhivele Nationale — organizatie care are ca ratiune principala a existentei tocmai activitatea asta?

Pe de alta parte, cum poti sa pui semnul egal intre o autorizatie de prelucrare arhivistica sau una de depozitare si una de legatorie?  (si apropos, ca tot sunt aici: cum poti inventa o autorizatie de utilizare, când 1 – nu ai definit ce e aia utilizare si 2 – orice creator e obligat, prin lege sa emita acele adeverinte, cu sau fara autorizatia ta de utilizare?) 

Legat de autorizari si OEPSA: pana la cel nivel se poate baga un OEPSA  in prelucrare? Dupa definitiile OMAI 137, un OEPSA autorizat corespunzator poate face prelucrare. Adica ordonare, inventariere, selectionare. Adica poate ordona, dar doar la depozit, pentru ca aranjarea documentelor in dosar nu e de resortul ei, si nici legarea dosarelor – pentru care are nevoie de autorizatie separata!. Si oricum, are nevoie de NA, ca fara el nu poate ordona 🙂; in schimb, poate inventaria u.a., atat la compartimente, cat si la depozit. Apoi, poate elimina documentele.

Apropos, tot in OMAI 137/2013, se inoveaza definitia selectionarii. Incepand cu anul de gratie 2013, nu mai inseamna evaluare, ci eliminare: selecţionare = operaţiunea de eliminare a unităţilor arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci când termenele de păstrare au expirat. Ceea ce ma face sa observ: 1. In mod sigur se elimina documente, nu u.a., ca doar evaluarea documentelor se face la nivel de document, nu de u.a…😀 ; 2: daca selectionarea e eliminare, cum s-o cheama vechea selectionare (adica evaluarea pentru identificarea (“selectia”!!) permanentelor fata de temporare, ca baza pentru eliminare sau pastrare)?

Cum spunea poetul “…şi tot ce-i neînţeles/ se schimbă-n neînţelesuri şi mai mari”…

PS (10.11.15) Cineva imi atrage atentia ca bat campii. Pentru ca de fapt OEPSA nu au baza legala sa prelucreze arhivistic pentru organizatiile in viata. Si are dreptate, asta fiind o noua mostra de claritate a legii. In situatia asta, toata discutia pe care am avut-o mai sus se reduce practic la ceea ce exista la depozit. Care reductie oricum nu rezolva problemele de mai sus, pentru ca definitiile trebuie sa fie aplicabile indiferent de punctul din fluxul arhivistic unde se afla arhiva. Pentru ca nu e normal sa ai definitii doar pentru OEPSA…

PS2 (22.11.2015): Si desi PS1 este valid, aflu de aici ca Ministerul Finantelor a decis sa se poata externalize activitatea de arhiva financiar contabila, fortand prevederea din Legea Arhivelor.  Asteptam reactia Arhivelor 😛

2 thoughts on “Terminologie arhivistica. Teorie pratica (actualizat 2)

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s