ingroparea arhivei

Cum ingropam o arhiva, astfel incat sa pierdem urmele dosarelor lipsa?

(sigur, nu e un indemn sa faca cineva asa ceva, ci doar o semnalare a breselor legale, uneori chiar urmand sfaturile ANR in control…)

1. Reinventarierea arhivei. Daca o reinventariez, se presupune ca tot ce a existat inainte drept cota dispare, deci urma anterioara de control s-a dus. Facem noi inventare, cu ce exista acum. Data viitoare, iarasi ascundem inventarele, amestecam cateva polite, si iar o luam de la capat, mascand dosarele lipsa.

2. LS pe categorii. Sfantul Graal al corectarii gestiunii. Desi instructiunile vorbesc de selectionare pe categorii (sau pe serii) doar pentru categorii mai mici de  5 ani, se mai practica, cu miloaga, si pentru tp mai mari. Si acolo, arunci tot. Chiar si ce nu trebuie, dar, mai ales, arunci si ce nu ai si a fost odata…

Cum se poate raspunde responsabil la chestia asta?

  1. Evident, inventarele la compartiment facute si inregistrate in Registrul de evidenta curenta; plus gestiune pe instrumentele de evidenta. O varianta practicata serios in afara, este ca la fiecare compartiment sa fie o persoana  responsabila cu clasarea si arhivarea, care, la deschiderea unui dosar, sa inregistreze actiunea asta intr-un instrument de evidenta. Evident, asta implica eliminarea inventarelor pe termene de pastrare, facand o singura lista cu toate dosarele deschise la nivel de compartiment. Cand se preda, se preda pe baza listei asteia si e o evidenta clara a ceea ce s-a creat si s-a predat.
  2. Verificarea existentului (,,inventarierea” contabila). Macar o data pe an (de fapt, in functie de frecventa), si macar pe pozitiile care apar in registrul de depozit. E uimitor cum legislatia noastra arhivistica, atat de obsedata de control, nu prevede asa ceva. Arhiva e un organism viu, deci aqcolo se misca lucrurile; or, o evidenta, oricat de frumoasa ar fi, nu poate reflecta realitatea fara intretinere permanenta. Asadar, din pct meu de vedere,  degeaba ai inventare minunate azi, daca nu intretii ordinea acelor inventare. Intr-un an de zile, noile inventare sunt bune de aruncat. Si alti bani, alta inventariere etc.
  3. Limitarea LS doar la categoriile intr-adevar omogene (chitantiere etc) si, desigur, respectarea instructiunilor cu limita de 5 ani. Daca se apuca sa arucne dosare, acolo pierzi controlul. Daca arunca u.a. omogene, e usor de vazut ce se arunca, pentru ca o condica intre boniere sare in ochi.
  4. Impunerea raspunderii gestionare pe instrumente de evidenta si pe lipsurile constatate. Din pacate, pentru lipsuri aici nu e sanctiune in LAN.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s