terminologie, din nou – instrument de evidenta/informare

O discutie interesanta cu ceea ce acopera termenul de instrument de informare/evidenta sau inventor, in romana si in engleza.

A. La noi, un fond poate avea mai multe inventare. Un inventor poate acoperi un fond intreg sau doar parti din el.

La modul cum e gandit Portal Archives Europe, un finding aid este suma descrierilor tuturor entitatilor dintr-un fond. Mie mi s-a parut ciudat, pentru ca, in inelegerea mea, finding aid e orice instrument care ajuta la regasire.

am interpelat pe reprezentatul APEx la Bucuresti (Win van Dongen), in mai anul asta. In urma discutiei, a rezultat ca asta e sensul termenului la olandezi! Ceea ce ei au tradus ca finding ad trebue sa fie suma descrierilor unui fond. Discutand cu Luciana Duranti,  la APEX Budapesta, a spus si ea ca ala nu poate fi un finding aid, ci ca ar fi trebuit sa fie archival inventory!!! Adica, in viziunea ei (posibil principal pe traditie italiana, dar nu exclud si alte influente). Ideea e ca pentru ea inventarul arhivistic este TOT, nu doar o parte a fondului.

De unde rezulta,  revenind la paragraful 2 de mai sus, ca halul in care privim noi inventarul e specific romanesc.

B. Tot legat de finding aid, LD mi-a impartasit o chestia extrem de interesanta. Cum finding aids servesc nu doar la regasire, ci inclusiv la autenticitate, evidenta etc., Interpares nu mai foloseste termenul asta, ci descriptive instruments. Ceea ce m se pare super tare.

C. Pentru ca a inceput sa se copieze o definitie, dar trunchiata, profit de abordarea subiectului sa redau definitia completa pentru instrument de evidenta, asa cum am conceput-o pentru proiectul de Norme tehnice de prelucrare arhivistica (mort acum, dar traitor in fragmente :))

instrument de evidență = document cu caracter de sinteză prin care se furnizează informații durabile și precise prin înregistrarea și controlul proceselor, documentelor, persoanelor etc. din punct de vedere cantitativ și calitativ. Așadar, instrumentul de evidență presupune:

— individualitatea — documentul nu este parte a proceselor, fenomenelor, lucrurilor, bunurilor, persoanelor, ci exterior acestora, reflectând în sinteză realitatea existentă (de pildă, un document nu poate ține evidența lui însuși)

— stabilitatea — instrumentul de evidență nu este o informare orală sau o scriere efemeră, el trebuie să aibă o formă scrisă, cu un grad acceptabil de fixitate a informației, care să îi asigure durabilitatea pentru perioada de valabilitate intenționată.

— precizia — instrumentul de evidență trebuie să asigure o identificare unică și neechivocă a proceselor, documentelor, persoanelor etc. evidențiate, cu elementele ce le caracterizează din punct de vedere cantitativ și calitativ.

Instrumentele pot fi de mai multe tipuri:

instrument de evidență fizică = instrumentul de evidență care conține informații referitoare la cantitate și la caracteristicile fizice ale documentelor (stare de păstrare, formate etc.).

instrument de evidență intelectuală = instrumentul de evidență care conține informații referitoare la conținutul informațional al documentelor, la relațiile cu alte materiale arhivistice și la contextul creării documentelor. în cadrul prezentului material, instrumentul de evidență intelectuală este denumit și „instrument de informare”.

instrument de evidență ale creatorului = instrumentul de evidență produs de creator pentru evidența materialelor arhivistice proprii; în mod tradițional, sunt denumite „instrumente contemporane de evidență”. prin opoziție, în prezentul material, formula „instrument de evidență” desemnează materialele întocmite de către lucrătorii anr.

instrument de evidență principal = instrumentul de evidență care cuprinde listarea într-o ordine aleasă (de obicei, în funcție de modul de constituire/existență fizică) a unor entități

instrument de evidență auxiliar = instrumentul de evidență care oferă ordonări alternative celor din instrumentul de evidență principal, cu scopul de facilitare a accesului la informația cuprinsă în acestea din urmă.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s