Fizic versus electronic (1)

O prima comparatie intre arhiva fizica si arhiva electronica, la nivel de evidente.

comp fiz electr

Comparatia vizeaza strict implicatiile pentru Arhivele NAtionale sau pentru o arhiva istorica cu mai multe surse de preluare.

In prezent, prin lege si instructiuni sunt stabilite un set de metadata care caracterizeaza entitatile arhivistice. Registrul de intrare iesire realizeaza o evidenta pentru fiecare act intrat, pe vreo 10 coloane; deci, 10 metadate atribuite fiecarei act. La nivel de dosar, numarul metadatelor este mai mic, fiind cuprinse in inventarul arhivistic. Ca principiu si in linii mari, TOATE organizatiile se incadreaza in aceste metadate.

La nivel electronic insa, FIECARE organizatie si-a definit propriul sistem, dupa nevoile/mofturile/interesele proprii (sau nu :)). La inregistrare se culeg in general datele obligatorii, dar si altele, in functie de ce a cerut organizatia respective (ex: unele au asociat un camp cu codul de bare, altele au marcat nivelul de urgenta etc.). In cazul fericit in care isi mai grupeaza actele si in “dosare”, relevand asocierile de acte, fiecare organizatie are definite propriul set de metadata, cerute de ea (sau oferite de firma furnizoare :)).

Daca in cazul organizatiilor este de anticipat ca ele ar putea avea probleme in momentul migrarii, pentru ca vor trebui 1. sa isi echivaleze toate metadatele cu noul sistem (mai ales daca e un nou producator) si 2. sa migreze toate datele, inclusiv cele pasive si irelevante (obiectiv irelevante, si subiectiv irelevante) si am indoieli serioase ca vor migra tot (vezi, pe larg, aici, p. 53), tragedia, zic eu, se va produce in momentul transferului catre ANR.

Daca in prezent iei inventarele si gata, indiferent de organizatie, la transferul arhivei electronice, pentru FIECARE organizatie in parte va trebui sa ai, sa spun asa, un alt sistem de inventar, adica alt set de metadata. Cum nu poate nici un om intreg la cap sa isi imagineze ca vei administra o arhiva electronica altfel decat cu un sistem electronic, va fi extreme de interesant de vazut cum va trebui sa isi adapteze ANR sistemul electronic ca sa incarce metadata diferite pentru arhiva fiecarei organizatiI!!! Daca acum stii ca in sistem incarci: cota la cota, indicative la indicative, cuprins la cuprins, date la date si observatii la observatii – si gata! -, cand va veni fiecare organizatie cu alte camp descriptive – ce sistem va trebui sa ai ca sa aduni toate datele alea???

In momentul cand arhivistu’ roman isi va da seama ce a insemnat inactiunea ANR pe zona informatica, lipsa initiativelor de a stabili metadata minimale pentru arhiva electronica si o schema comuna sau unitara de export de date, va fi prea tarziu. Si atunci, ori isi vor angaja o armata de programatori sa incerce echivalarea metadatelor (nu vor fi bani), fie vor lua datele si le vor pune intr-un colt.

Si atat.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s