Dilema zilei: documentele primite si cui apartin ele

Înscris în lemnul arhivistic se zice așa: ,,documentele primite de o organizație aparțin fondului arhivistic al acesteia”. Această formulă, enunțată inițial pentru arhivă istorică, e folosit și pentru arhivă la creatori ca adevăr la fel de încrustat în lemn.

Pe bune?

Prima dilemă e ce înseamnă ,,aparțin”: sunt proprietatea organizației sau nu? Țin minte că odată, undeva, am citit ca o corespondență transmisă aparține destinatarului. Dar nu mai știu unde am văzut asta😦 Pe Internet, apare o referință la o LEGE nr.83 din 12 iulie 1996 Legea serviciilor poştale, (abrogată din câte mi-am dat seama) unde, la art. 25 se pune că: ,,Trimiterile poștale aparțin expeditorului până în momentul predării lor la destinatar.” Ceea ce ar prezumă că, ulterior, devin proprietatea destinatarului. Deci, ar confirma ideea inițială, că dacă am trimis o scrisorike la cineva, acea scrisorike devine bunul cineva-ului respectiv.

Implicația devenirii ar fi, după cât drept știu eu, că respectivul ar fi proprietar al bunului. Și ca proprietar ar avea drepturi depline de posesie, folosire, uzufruct. Adică e a ei/lui și face ce vrea cu ea și o valorifica cum vrea. Inclusiv o muta cu fondul arhivistic la Arhive. (vezi totusi si discutia cu fondul si arhiva aici.)

Ei, în viața nu-i așa.

– scrie și într-un proiect de lege, și a mai apărut și prin presă: când decidenții din administrație primesc câte o informare din partea unor servicii de informații, ei sunt obligați ca, după citire, să le remită emitentului.
– în cazul informațiilor clasificate, emitentul poate cere restituirea documentelor după 1 milion de ani; dacă destinatarul vrea să facă ceva cu documentele respective, nu poate dacă nu cere aprobarea emitentului. La fel, în privat, apare în subsol că “e o informație confidențială a organizației X”
– în mai toate organizațiile serioase, apare și la finalul unui email, alături de prostia aia cu salvați mediul și nu printați e-mailul*, și o notificare: ,,prezentul mesaj aparține organizației X”.
– dacă ai o cerere cuprinzând date personale și persoana oglindită cere ștergerea, ești obligat să o faci (nu intrăm în detalii și excepții).
– dacă primești un mail cu tot felul de briz-briz-uri grafice, s-ar putea să te trezești și cu o notificare ca acele elemente sunt dreptul intelectual exclusiv al emitentului și că nu poți să le folosești sau să faci ce vrei cu mesajul respectiv.
Și atunci, a doua dilemă și ultima, tu, ca biet primitor și formator de fond arhivistic, cum să procedezi? Ce e de arhivat și ce nu? Care e statutul corespondenței trimise? Cui aparțin de fapt documentele expediate?

Tot ce știu e că apare o evidentă discrepanță între o tradiție arhivistică și o realitate de producție documentară. Lucrurile astăzi sunt ceva mai complexe decât în urmă cu vreo 50 de ani, când s-au elaborat practicile astea.

Ce interpretări ar fi?

a). o prima specie ar fi identificarea mesajului de proprietate pentru ,,documentele în tranzit“. Atât marcajele de atenționare de pe documentele clasificate, cât și cele care apar la subsolul corpului mesajului de email vorbesc despre ,,definirea fără drept” sau ,,dacă nu sunteți destinatarul acestui mesaj”. Altfel spus, dacă între expeditor și destinatar intervine cineva, acele notificări atrag atenția asupra faptului că nu au drepturi asupra respectivului mesaj. Procedura pare întemeiată, dar nu mai pare așa dacă ne gândim, la modul în care se operează cu documentele greșit adresate: ca să marchezi faptul că ai primit un document, dar l-ai retrimis pentru că nu îți era adresat, ele se înregistrează și se trimit cu adresă către destinatarul real, marcându-se în acest fel o etapă parcursă de corespondență. Dacă ar fi să respectăm pe bune acele marcaje, evident că procedură de înregistrare/înaintare nu s-ar mai putea realiza, pentru că asta presupune o procedare a documentului. Deci, undeva e o problemă: fie în mesaje, fie în procesare. Oricum, dacă cineva Z intră accidental în posesia unui astfel de material și omite să procedeze mai departe, acel document în tranzit va avea oprirea finală în arhiva lui Z; care e regimul documentului atunci? Îl elimin pentru că nu e adresat instituției, sau îl țin pentru că nu știu exact de ce l-a ținut Z și care au fost interesele lui în a nu îl inainta?

b). o alta un alt tip ar fi cel al ,,documentelor împrumutate“. Sistemul era o practică comună în timpul comunismului, acum am observat că s-a mai rărit, dar tot există. Sistemul presupune că X transmite către Y un document, urmând ca după un anumit timp (mai îndelungat) X să solicite restituirea lui. Am întâlnit cazuri în care armata trimitea la o uzină un proiect pentru a-i fi realizat un produs, urmând ca după fabricare, planurile să fie restituite. Lucru interesant, aceste documente formau o arhivă separată în administrarea arhivistica a uzinei!! Nu erau niciodată amestecate cu documentele proprii. Celălalt caz este al unor ordine/decizii centrale, primite, luate în evidență, arhivate și apoi.. retrase. Această ultimă practică aș spune că este tipică pentru sistemul comunist, când nu mai știai peste 3 ani dacă adevărul era același cu cel de azi și atunci părea normal să ștergi urmele. Dar arhivistic vorbind, este o practică criminală. Motivația de bucătari a celor de la Centru era că ,,nu mai sunt necesare în activitatea curentă”; or, este evident că în lipsa acestor normative de reglementare a activității, se pierde baza juridică care determină cum și de ce s-a procedat cum s-a procedat; este piatra unghiulară a oricărui proces de activitate și, prin urmare, documentul fundamental în orice arhivă. Cazul fondurilor PCR cred că este ilustrativ: nu știu în câte județe nomenclatoarele și instrucțiunile de arhivare emise de CC al PCR s-au păstrat în set complet și la nivel local, ele fiind retrase și înlocuite, iar ,,exemplarul princeps” fiind păstrat la București (pe naiba!!). Din punctul meu de vedere, un exemplar trebuie păstrat la nivelul organizației care l-a aplicat, fără comentarii. Aviz cazurilor actuale cu ,,managementul calității”, când unii ,,înlocuiesc” complet versiunile ieșite din uz…

c). un tip asemănător celor al documentelor împrumutate, dar pe care l-am pus separat datorită intervalului de timp cât stau la destinatar (măsurabil în zile) îl reprezintă ceea ce am numit ,,documentele fantomă“: cele care au existat dar nu lasă urme… Sunt așa numitele documente informative, ,,citește și restituie-le” (s-au tot invocat în presă, în ultima perioadă, în contextul numirilor în funcții sau al unor decizii luate de fostul președinte). Dpdv arhivistic, procedura e la fel de gravă ca și la b2, pentru că nu lasă urme deci nimeni nu va putea reconstitui procesul decizional. E mai rău ca la notari, singurul original rămâne la emitent, care îl poate modifica până la urmă cum vrea el și apoi să acuze că nu ai acționat într-un anume fel.. pentru că… el ți-a spus… dar tu… Documente decizionale fiind (pentru că mă îndoiesc că beneficiarii acestor informații sunt portarul și îngrijitoarea de la o organizație publică…) sunt de cea mai mare importanță și au o valoare istorică fără nici cea mai mică îndoială. Dar, cum ziceam, sunt fantome…

d). în fine o ultimă categorie, cu impact potențial pe termen lung, o reprezintă ,,documentele cu clauză“: acele documente care pot fi la tine, sunt ale tale, dar nu le pot folosi decât în niște limite stabilite de autor/emitent; autorul/emitentul își păstrează anumite drepturi asupra documentului devenit ,,al tău”. E, dacă vreți, la fel precum cărțile: o cumperi e a ta și ai drept de liberă dispoziție, însă nu ai voie să o publici sub numele tău, pentru că încalci condițiile stabilite de legea dreptului de autor. Aici ar fi acele documente cu date personale, cu desene și minuni, fotografii etc. La fel și cu documentele clasificate, unde emitentul își păstrează dreptul divin de a manevra nivelul de clasificare, indiferent unde a ajuns documentul respectiv. Dacă în activitatea operațională curentă aceste clauze au mai degrabă un impact moderat (depinde și de tip – datele personale nu intră în categoria asta), pe termen lung impactul crește, deoarece clauzele nu sunt întotdeauna explicite sau cunoscute, la fel ca atunci când au fost arhivate. Situația este evidență mai ales atunci când, la nivel de arhivă istorică, ești în situația de a judeca termene de dare în cercetare a documentelor–e clar că nu pot aplica formule generale, la nivel de fond, ci trebuie judecate la nivel de serie, de u.a. sau chiar mai jos – dacă e posibil (și nu prea e…).

_______

* susțin că e o prostie deoarece pagubă pe care o fac eu Naturii-Mama prin imprimarea unei foi de hârtie este de 1000000000000000000000000000 ori mai mică decât impactul pe care îl produce aceleiași Naturi-Mame toată tehnologia care a permis compunerea, emiterea, transmiterea, recepția și citirea acelui amărât de email. Hârtia e organică, se distruge și reintră în natură la prima ploaie. Fierăria și cablurile și toate anexele vor reintra în Natură într-o mie de ani. Deci, a se scuti…

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s