ceva despre ordonare…

O colegă mi-a provocat zilele trecute un moment de gândire, tot mai rar în ultime vreme J Era vorba despre cum ar trebui creatorii să își ordoneze arhiva.

Nu vreau sa discut acum mecanismele concrete, ci aș vrea doar sa zic două vorbe despre strategia generală a problemei la noi.

În România, cu o contribuție serioasă sovietică (asta ca să lămurim sursa „tradiției”…), sistemul de evidență al arhivei la creatori este gândit nu ca să ajute creatorul, ci ca să ajute procesele arhivistice, în special Arhivele Statului(Naționale). Să explic: de ce faci inventare la arhivă? Ca să regăsesc informația, în primul rând. Ei, la noi, inventarele, gândite pe termene de păstrare, servesc în primul rând selecționării, și doar în al doilea rând, prin folosirea nomenclatorului, servesc la regăsire (pentru că, nu-i așa, ca să găsești dosarul pe care îl cauți, trebuie să identifici clasa/categoria în care a fost clasat, apoi să vezi termenul de păstrare și să te duci la anul/anii respectiv(i) și să identifici cota dosarului efectiv (bun, vorbesc la nivel de perfecție, teoretic, știm cum e în practică). Booon. La nivel de u.a. permanente, situația e și mai limpede: ele trebuie făcute în câte 4 exemplare, din care 3 vin la Arhive, ca să le putem pune noi la domeniile noastre de evidență. Este absolut clar că pe creator nu îl încălzește cu nimic, din punct de vedere al regăsirii informației, această separare pe termene de păstrare; dimpotrivă, mai mult îl încurcă. Arhivele însă sperau, prin acest mecanism, să rezolve problema prelucrării, în sensul că dacă arhiva era preluată cu inventare perfecte, nu mai era nevoie de prelucrare în Arhive.

Abordarea acesta este stupidă, ne-a învățat viața, din cel puțin două motive: 1. În rare cazuri avem inventare pe bune, făcute la compartimente, păstrate de-a lungul timpului etc.; în majoritatea cazurilor, înainte de preluare, se mai face un rând de inventare, pentru ceea ce s-a mai găsit (hmm…..) în depozit demn de predare la Arhive. 2. Niciodată, dar niciodată, personalul de la arhiva creatorilor nu va reuși să facă un inventar de nivelul celui cerut pentru cercetarea istorică. Din motive de bun simț. Deci, treptat, în practică și-a făcut loc noțiunea de inventare de preluare, prin care sunt definite aceste inventare de la creatori, fiind un soi de „inventare temporare” până când arhivistul le va lua din nou la mână și le va re-prelucra.

Ce-are de-a face ordonarea cu asta? Ei bine, la creatori (vorbesc la modul ideal, și doar pentru u.a. permanente), se aduc la depozit niște dosare care au în comun: compartimentul și termenul de păstrare. Ele, în sine, aparțin mai multor categorii/clase din nomenclator, deci formează mai multe fragmente de serii. Anul următor, teoretic, la fel etc. în momentul când privești de la distanța unor ani, vezi că, de fapt, în structura acestor predări, se mai realizează o relație orizontală între u.a, multianuală.

seriile la creator

În tabel, pe verticală, am considerat coloana ca reprezentând inventarul, iar celulele — câte un indicativ din NA, care cuprind u.a. (1…n). În fiecare an, (dacă NA se păstrează), avem aceleași categorii de dosare. Asta înseamnă că, privind din anul 8 înapoi, că vedem cum se leagă între ele categoriile, adică vedem seriile de dosare. Aceste serii nu apar însă nicăieri ca atare în inventarele de creator, pentru ele sunt cumva retrospective, în timp ce inventarul de predare la depozitul creatorului e inventar pe ce există efectiv.

Iluzia folosirii inventarelor de creatori în Arhive e lovită și aici din nou: sigur că poți prelua la arhive și poți păstra în instrumentele de informare către utilizator ordonarea cronologică; dar în felul acesta nu evidențiezi seriile, care, ca și celelalte forme de grupare a documentelor (compartimente/ subfonduri și fonduri) ajută la regăsire. Un exemplu elocvent e fondul Autotransport de la Brașov (http://cautare-bv.arhivelenationale.ro/cautare-bv/detail.aspx?id=46828; de deschis ierarhia și urmărit cum se agregă u.a. ). Pentru evidențierea seriilor, este nevoie să fie urmată schema aceea care spune că arhiva se organizează pe compartimente, în cadrul lor pe probleme (serii) și apoi cronologic.

Asta înseamnă, în mod necesar, că inventarele creatorilor nu pot fi considerate inventare pentru o arhivă istorică, ci necesită o reorganizare a informației, de natură a facilita regăsirea și, în egală măsură, de contextualizare. Pentru ca la nivel de an nu poți întotdeauna vedea ce se schimbă într-o organizație; dar la nivel de serie, pe termen mai lung, orice modificare în activitatea/atribuțiile/ organizarea creatorului apare imediat. Acest lucru a fost evident și pentru alții, înainte mea – de asta australienii nu lucrează cu nimic deasupra seriilor și de asta L. Duranti, de pildă, spune că arhivistul trebuie să recreeze contextul necesar de înțelegere al uni creator trecut. Și de asta prevederea din Normele Tehnice, care spune că orice fond mai mic de 500 u.a. se ordonează strict cronologic este una dintre cele mai mari aberații arhivistice produse vreodată în Românica; e viziune de conțopist, nu de arhivist.

La sfârșit, o posibilă dilemă: relevând seriile peste practica unui creator nu se încalcă respectul față de ordinea inițială? Din punctul meu de vedere nu. Pentru că eu nu schimb nimic din coordonate creatorului: nu modific anul; nu modific compartimentul; nu modific seria. Pur și simplu citesc altfel, transversal și diacronic, inventarele lor, pentru că astfel am o înțelegere mai bună a informației existente. Dimpotrivă, relev contextul pe termen lung, aspect pe care el, în practica lui de records management, nu are cum să o releve; depinde de acumulările viitoare.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s