Firme de prelucrare – records management sau arhiva istorica?

Vor aparea pana la urma si actele alea normative privind arhiva unitatilor lichidate. Si se va permite si firmelor private sa prelucreze arhiva lichidatelor.

Boon. Trecand peste faptul ca s-a reglementat doar activitatea firmelor care prelucreaza arhivele prapaditilor, si cele care prelucreaza externalizat arhiva viilor…, mi-a tecut prin cap o intebare: dupa care practica vor prelucrea arhiva? In regimul lor obisnuit, aceste firme vor prelucra ca peentru o arhiva in viata: repede un inventor (nu prea amplu rezumatul, ca oricum stie clientul ce e inauntru), ordine si disciplina.

Dar, arhivele astea vor fi arhive… istorice. Creatorul e dus. Nu mai e nimeni care sa inteleaga despre ce e vorba in documente decat folosind documentele insasi. Adica… nu intram cumva in sfera de prelucrare a arhivelor istorice? Cu provenienta, context si alte alea? Pentru ca daca iei o arhiva  si o aranjezi dupa gustul tau, facnd praf si context, si provenienta si tot, e, dpdv arhivistic, o crima.

Deci, sunt firmele pregatite pentru arhiva istorica? Oare or fi gata de ISAD(G)??

(Da, stiu, e o gluma. Patronii vor bani, nu hartie aranjata frumos pe raft…)

Mentenanta, ca activitate arhivistica :)

La DEX scrie asa: mentenanta = Totalitatea operațiilor de întreținere și reparație ale unui sistem tehnic.

Lasand partea cu tehnicul la o parte, mie mi se pare ca exista o maaare problema in arhivistica de la noi. Vorbim de evidente, de ordine, de fluxuri de activitati chiar, dar nu acordam prea mare atentiei mentenantei ordinii arhivistice… Adica bun, am evidente, dar daca lucrez intens pe o arhiva, draga de ea se mai si ravaseste… Platesc eu, primarie, pe unu’sa imi faca arhiva sa arate cu staif, dar asta e o arhiva de vitrina; or, oamenii au nevoie de lucruri din vitrina si intr-un an ajunge biata arhiva ca mai inainte.

De asta eu cred ca un accent mai mare decat se pune acum ar trebui asezat pe partea de intretiere si reparatie a ceea ce exista; cum facem ca arhiva aia sa arate asa frumos mereu, chiar fiind functionala si nu doar tablou cu natura moarta. Mi se pare chiar mai important decat sa ii inventi pe angajati la creatori sa faca inventare: inventarele ti le face o firma; folosirea arhivei si intretinerea ei o fac angajatii..

F.A.N.: rationalitate sau hazard?

Legislatia arhivistica de la noi urmareste, de mai bine de 50 de ani, sa pregateasca ,,istoria”, identificand si protejand documentele cu valoare istorica (asa-zisul F.A.N., intr-o terminologie nu prea arhivistica) inca din momentul crearii lor, prin evidentiere in cadrul Nomenclatorului, inventariere separata etc. Pe hartie, lucrurile stau perfect si dau o aura de rationalitate ,,colectarii” documentelor permanente, Este oare asa?

Ar fi interesant de facut un studiu care sa stabileasca in ce masura pozitiile de ‘Permanent’ stabilite prin Decretul 353, de pilda, au fost intr-adevar preluate; ca intr-adevar exista in depozitele lor si in depozitele noastre. Acelasi lucru si  prin nomenclatoarele sau ITP ulterioare. Nu stiu care ar putea fi rezultatele studiului si concluziile. Pot doar impartasi o parere subiectiva: ma tem ca rationalizarea ‘permanentelor’ a esuat si ca ceea ce preluam este de fapt rezultatul hazardului.

DACA ar fi asa , a cui e vina? Decenii la rand, AN au folosit resurse enorme de oameni si timp pentru ‘supravegherea si protectia speciala’ a FAN,   Nu si-au facut oamenii treaba? Sau chiar sunt conditii obiective care nu puteau  conduce la rezultatul dorit?

Fara sa exclud total prima varianta, cred mai degraba ca scopul si mecanismul legislatiei sunt nerealiste, imposibil de atins in practica prin sistemul proiectat. Sa ma explic.

Permanentele se identifica ca si clasa teoretica prin NA si sunt concretizate in existenta lor prin inventare. Pai, daca cineva a intocmit prost un NA, nu exista de fapt pozitia aia de permanent. Ca e prost intocmit, sau ca de fapt au creat, dar nu au inventariat  – cum poti demonstra?

Apoi, una dintre cele ma mari nenorociri e treaba cu dosarul pastrat la compartiment. Legislatia iti spune ca il treci pe inventar chiar daca a ramas la compartiment; dar, daca dosarul nu e constituit, ce sa treci? E dosar deschis… Ca sa nu mai vorbesc de cei care nu dau drumul la dosare nici sa ii picuri cu ceara; intr-un fel, ii inteleg: ei raspund lau n control, nu arhivarul..

In al treilea rand, presupunand ca toate sunt OK, cand a fluctuat personalul de 10 ori pe an si inventarele vechi s-au “ratacit” ce se intampla? Exact, se reprelucreaza arhiva. Se inventariaza dosarele pe care le mai gasesti in arhiva – de restul cine poate sti ca au existat?…

Si uite asa, desi ne tinem cu dintii de niste permanente gandite si analizate foarte academic, la preluare ajungi sa iei ce a mai ramas. Daca a mai ramas…

 

Deci, munca in zadar??

 

:)

Aici.

MI-aduc aminte de o discutie de la MCSI de acum vreo 23 ani, in care Dansii sustineau ca arhiva electronica a administratiei publice sa stea pe datacentre private… 🙂 

Arhivele, intre records management si archives management systems

Un articol drag mie, scris acum cateva luni pe aeroportul din Frankfurt :), pentru o conferinta din Tuzla (aia din Bosnia si Hertegovina, nu a noastra 🙂