o discutie de registratura

Avem in Instructiunile de la creatori urmatoarea formulare:

art. 9: ,,In cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.

Booon. Initial am crezut ca o fi vreo greseala, dar nu, si in normele pentru creatori la D 472 e aceeasi formulare (ma rog, ceva mai detaliata: ,,Documentele expediate ca raspuns la un document primit anterior se inregistreaza la numarul de inregistrare al acestui document, completandu-se numai coloanele h-l” – adica partea de Iesire din Registru.)

Eu unul am o mare problema cu aceasta prevedere. Lasa faptul ca nu imi permite sa separ intrarea si iesirea, cu registre si numere separate, si ca trebuie sa merg practice in sistem partida; lasa ca nu am loc, daca am vreo 10 raspunsuri la o intrare, sa le trec pe toate in registru. Problema mea este ca incalca regula de baza a registraturii: fiecare act trebuie sa aiba un umar distinct, care sa il individualizeze.

In sistemul partida clasic, desi apparent e acelasi numar de act, de fapt ai INTRARE nr x, si IESIRE NR. X, deci, theoretic, nu e chiar acelasi numar. Insa, daca ai acele 10 raspunsuri, vei avea pe iesire 10 acte, cu continut diferit, cu date de emitere diferite, dar cu acelasi numar. Ceea ce nu mai e OK  deloc.

In ISO 154879 se spune clar: ,,Scopul primar al registraturii este să furnizeze dovada că un document a fost creat sau integrat într-un sistem de administrare a documentelor, iar un beneficiu suplimentar este că facilitează regăsirea. Aceasta include înregistrarea unor scurte informaţii descriptive sau metadate despre document şi atribuirea a unei identificator pentru document, unic în cadrul sistemului.”

Acum, e o discutie si aici cu ce inseamna “raspuns”. Daca raspuns este ceea ce asteapta destintarul de la tine,  atunci este deja o limitare acceptabila. Adica, daca unul iti scrie ca vrea niste pere, si tu ii raspunzi: 1. mai astepata; 2. o sa primim saptamana viitoare; 3. nu acum, ci cealalta saptamana, a murit camionul pe drum; 4: uite, ai anexate perele pe care le-ai cerut, ar fi normal ca doar 4 sa fie raspuns si 1-3 sa fie corespundenta pe problema. Dar asta e o interpretare.

Presupunand insa ca textul juridic este correct, ce marcheaza de fapt registratura la noi in Romania? Vedem ca nu identifica practice documentul in sine, ci toate documentele asociate unei probleme/caz (sau unei “lucrari”, cum gresit i se mai spune*) . Ceea ce poate fi perfect rezonabil, si altii fac asa (in speta, englezii).  Problema e ca traditia noastra administrative nu are nimic de-a face cu englezii, ci cu francezii/germanii. Care se refereau la act si nu la problema.

Lasand si asta la o parte, presupunand (desi nu o recunoaste nimeni oficial) ca s-a decis odata, in istorie, ca in Romania registratura sa se refere la problema, e clar ca aceasta situatia nu mai corespunde cu sistemele electronice de registratura, care identifica fiecare act in parte.

Deci, in momentul asta, pe oricare parte am lua-o, eu cred ca prevederea din Instructiuni este depasita. (Si, pe traditia noastra, atat cat stiu eu, e si gresita).

————————–

*) Eu cred ca e gresit pentru o “lucrare” este o sarcina administrativa si nu neaparat tot ansamblul de hartii referitor la o problema. De pilda,  daca unul revine la o probema anterioara, sarcina poate fi data altui lucrator (care va avea o “lucrare”), chiar daca prin subiect hartiile vor fi clasate in acelasi dosar ca si cele anterioare.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s