o discutie de registratura

Avem in Instructiunile de la creatori urmatoarea formulare:

art. 9: ,,In cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.”

Booon. Initial am crezut ca o fi vreo greseala, dar nu, si in normele pentru creatori la D 472 e aceeasi formulare (ma rog, ceva mai detaliata: ,,Documentele expediate ca raspuns la un document primit anterior se inregistreaza la numarul de inregistrare al acestui document, completandu-se numai coloanele h-l” – adica partea de Iesire din Registru.)

Eu unul am o mare problema cu aceasta prevedere. Lasa faptul ca nu imi permite sa separ intrarea si iesirea, cu registre si numere separate, si ca trebuie sa merg practice in sistem partida; lasa ca nu am loc, daca am vreo 10 raspunsuri la o intrare, sa le trec pe toate in registru. Problema mea este ca incalca regula de baza a registraturii: fiecare act trebuie sa aiba un umar distinct, care sa il individualizeze.

In sistemul partida clasic, desi apparent e acelasi numar de act, de fapt ai INTRARE nr x, si IESIRE NR. X, deci, theoretic, nu e chiar acelasi numar. Insa, daca ai acele 10 raspunsuri, vei avea pe iesire 10 acte, cu continut diferit, cu date de emitere diferite, dar cu acelasi numar. Ceea ce nu mai e OK  deloc.

In ISO 154879 se spune clar: ,,Scopul primar al registraturii este să furnizeze dovada că un document a fost creat sau integrat într-un sistem de administrare a documentelor, iar un beneficiu suplimentar este că facilitează regăsirea. Aceasta include înregistrarea unor scurte informaţii descriptive sau metadate despre document şi atribuirea a unei identificator pentru document, unic în cadrul sistemului.”

Acum, e o discutie si aici cu ce inseamna “raspuns”. Daca raspuns este ceea ce asteapta destintarul de la tine,  atunci este deja o limitare acceptabila. Adica, daca unul iti scrie ca vrea niste pere, si tu ii raspunzi: 1. mai astepata; 2. o sa primim saptamana viitoare; 3. nu acum, ci cealalta saptamana, a murit camionul pe drum; 4: uite, ai anexate perele pe care le-ai cerut, ar fi normal ca doar 4 sa fie raspuns si 1-3 sa fie corespundenta pe problema. Dar asta e o interpretare.

Presupunand insa ca textul juridic este correct, ce marcheaza de fapt registratura la noi in Romania? Vedem ca nu identifica practice documentul in sine, ci toate documentele asociate unei probleme/caz (sau unei “lucrari”, cum gresit i se mai spune*) . Ceea ce poate fi perfect rezonabil, si altii fac asa (in speta, englezii).  Problema e ca traditia noastra administrative nu are nimic de-a face cu englezii, ci cu francezii/germanii. Care se refereau la act si nu la problema.

Lasand si asta la o parte, presupunand (desi nu o recunoaste nimeni oficial) ca s-a decis odata, in istorie, ca in Romania registratura sa se refere la problema, e clar ca aceasta situatia nu mai corespunde cu sistemele electronice de registratura, care identifica fiecare act in parte.

Deci, in momentul asta, pe oricare parte am lua-o, eu cred ca prevederea din Instructiuni este depasita. (Si, pe traditia noastra, atat cat stiu eu, e si gresita).

————————–

*) Eu cred ca e gresit pentru o “lucrare” este o sarcina administrativa si nu neaparat tot ansamblul de hartii referitor la o problema. De pilda,  daca unul revine la o probema anterioara, sarcina poate fi data altui lucrator (care va avea o “lucrare”), chiar daca prin subiect hartiile vor fi clasate in acelasi dosar ca si cele anterioare.

E loc pentru “dispozitie” in arhivistica romaneasca?

Mai multi cunoscuti m-au intrebat ce e cu “dispozitia” care tot apare in textile traduse de mine, pentru ca nicaieri nu apare la noi un astfel de termen. Partial asa e, si poate ar fi trebuit o discutie mai larga. Numai sa ai cu cine sa o duci…

1. Clar, termenul este de imprumut in arhivistica, de la englezescul “disposition”. Conform lui ISO 15489, dispozitia este ,,un set de procese asociate cu implementarea termenelor de pastrare, cu distrugerea sau cu decizii de transfer, avand la baza documente de dispozitie sau alte instrumente”. In mod concret, dispozitia presupune:
a). o distrugere imediată, incluzând suprascrierea sau ştergerea
b). reţinerea, pentru o perioadă ulterioară, în cadrul diviziunii administrative
c). transferul către o zonă de depozitare corespunzătoare sau pe un suport, sub controlul organizaţiei
d). transferul către altă organizaţie care are asumată responsabilitatea pentru afacerea respectivă, prin restructurare, vânzare sau privatizare
e). transferul către o zonă de depozitare gestionată în numele organizaţiei de către un furnizor independent, faţă de care au fost stabilite aranjamente contractuale corespunzătoare
f). transferul de responsabilitate pentru gestionare către o autoritate corespunzătoare, în timp ce depozitarea fizică a documentului este reţinută de organizaţia creatoare
g). transferul către arhiva organizaţiei, sau
h). transferul către o autoritate de arhive istorice externă.

2. La noi, toate aceste actiuni sunt reglementate juridic prin art. 9, al.3 din Legea Arhivelor: ,,Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, an functie de creatorii la nivel central sau local, an urma selectionarii, transferului an alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neanlaturat”.

3. Tot la noi, dispozitia este un termen juridic, care inseamna: ,,1. Din punctul de vedere al drepului civil, dreptul de dispozitie este alcatuit din dreptul de dispozitie materiala si dreptul de dispizitie juridica. Dreptul de dispozitie materiala este posibilitatea proprietarului de a dispune de substanta bunului, adica de a-l transforma, consuma sau distruge, cu respectarea reglementarilor in vigoare. Dreptul de dispozitie juridica se concretizeaza in posibilitatea proprietarului de a instraina dreptul de proprietate, cu titlu oneros sau gratuit, prin acte intre vii sau mortis causa, si de a-l greva cu drepturi reale derivate, principale sau accesorii, in favoarea altor persoane, cu respectarea regimului juridic stabilit de lege. 2. Prevedere obligatorie cuprinsa intr-un act normativ; masura luata de un organ ierarhic superior, obligatorie pentru organul ierarhic inferior caruia ii este comunicata. ((Sursa: http://www.rubinian.com/dictionar_detalii.php?id=478)

4. Ei, problema de care m-am lovit la traduceri este ca ,,scoaterea din evidenta arhivei”, adica termenul cel mai apropiat de sensul lui “disposition”, acopera doar partea finala (adica efectiv scoaterea din evidenta in urma eliminarii/transferarii documentelor), pe cand acele actiunile anterioare, in totalitatea lor, nu sunt definite nicicum in arhivistica de la noi. Cum le-am spune la toate actiunile care determina soarta documentelor odata ce a trecut un anumit numar de ani? Eu cred ca, global, ar trebui sa se numeasca dispozitie, respective: selectionare, prelungire termen de pastrare, externalizare pastrare, transfer catre ANR…

Parerea mea!

Hmm.. Ce prosti, noi avem zeci de proiecte din astea!! Reusite cica :)

La americani, paperless office