După cutumele și metodologiile arhivistice, se spune așa: ,,După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului și se predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.” Întrebarea este: de la constituirea cui? A dosarului sau a documentelor?
Îndeobște, se consideră că documentele se predau la depozit în anul următor creării lor. Adică documentele din 2011 se predau la arhivă în primele luni din 2012. Dar asta se întâmplă, unde se întâmplă, pentru arhivă – să îi ziceam – administrativă sau de secretariat sau serială – adică cea care adună hârtii cronologic și se resetează ca evidență la începutul fiecărui an.
Dacă vorbim de alte tipuri de dosare sau de grupări de documente, vedem însă că lucrurile stau cu totul altfel și că discutăm, de fapt, despre întocmirea dosarului sau, mai precis, ,,închiderea dosarului” – adică acel moment în care alimentarea cu documente a respectivei grupări încetează și se decide că orice alt document venit nu se va mai adăuga la gruparea existentă, ci la alta, nou-deschisă.
În esență, documentele se grupează laolaltă și formează un dosar nu pentru că trebuie să formeze un dosar (unele documente stau foarte bine separate), ci pentru că anumite nevoi practice le obligă să stea împreună. Atât timp cât o activitate nu e finalizată, este posibil ca nici dosarul să nu fie închis, pentru că nevoile de lucru pot varia. Pe de altă parte, e necesar să vedem la ce anume se referă cuvântul dosar. Astfel, avem dosar că unitate logică, de conținut = grup de documente care activează laolaltă din motive practice (se referă la aceeași problemă, au același termen de păstrare etc.). Dar mai avem și dosar-volum, ca unitate fizică) = coperte care adăpostesc niște hârtii. În primul caz avem ,,dosare de personal” , în al doilea avem volumele unui dosar de personal…
Revenind în concret, să luăm câteva exemple:
construcția unei autostrăzi. Închizi dosarul la sfârșitul anului și îl predai la arhivă? De predat, nici nu poate fi vorba; de închis, poți închide volumele, dar nu dosarul problemei.
În cazul unui dosar de instanță: poate concepe cineva că un dosar care curge pe mai mulți ani să fie oprit la sfârșitul unui an? Nici vorbă, el va continua până la soluționarea cauzei. La fel, dacă un dosar (cum vedeam pe la TV, la AN sau SOV) are zeci de volume, nu se predă nimic la arhiva semi-activă, chiar dacă dosarul-volum e închis, până la închiderea dosarului-cauza.
O situație similară o reprezintă așa-numita ,,mapă operativă”, care cuprinde tot felul de planuri, situații, ordine, care sunt active și necesare în activitatea curentă. Mapa este de fapt o formă de păstrare curentă a unor documente diverse (= dosarul fizic), reunite pe criteriul nevoii imediate de acces (sau dosar de lucru). Caracteristica acestor documente este că ele se vor retrage individual și vor fi înlocuite cu altele (de pildă, un plan PSI a fi înlocuit cu altul. Mapa operativă va exista permanent, dar conținutul se modifică mereu). Ei, practic, nu poate exista în arhivă o mapă operativă ci, eventual, dosare constituie din fiecare document în parte retras din mapa operativă, care se vor preda la Arhivă după scoaterea un uz (și constituirea dosarului separat).
Cum e cu procedurile retrase? În mod normal, ar trebui să se constituie un dosar cu proceduri retrase, în momentul retragerii. Asta nu exclude însă nevoia păstrării unui exemplar din versiunea de procedură retrasă, cu rol de documentare istorică. Cum e cu ordinele care vin și sunt retrase? După mine, ele nu ar trebui niciodată să se constituie în dosare, dacă se știe că se retrag, ci ar trebui să fie eventual păstrate în mape. Eu unul însă nu găsesc arhivistică retragerea ordinelor specifice de lucru, deoarece, dacă ele determină activitatea unei organizații, ar trebui să rămână ca exemplar de referință normativă privind modul de lucru, la fel ca ROF și ROI; se exclud de aici cazurile de documente „împrumutate”, cum ar fi proiecte transmise spre execuție în beneficiul expeditorului de pildă, M.Ap.N. cere fabricarea unui tanc și trimite planurile după care fabrica X trebuie să îl realizeze; această comandă nu afectează modul concret de lucru al organizației, ci este doar un produs printre altele. Ordinele care reglementează însă activitatea ar trebui arhivate la destinatar.
Documentele clasificate? Delicată problemă. Înseamnă clasificarea că documentele sunt active? Nu cred. Documentele clasificate sunt în aceeași speță cu cele restricționate la acces pentru diferite motive (date personale, de pildă). Dar accesul este doar una din funcțiile arhivistice, și nu are neapărată legătură cu procesul de constituire al dosarului. Deci, după mine, odată închis dosarul cuprinzând documente clasificate (deci, nu predat la BDC, ci închis dosarul!), el intră în același regim arhivistic ca orice alt dosar, în arhiva semi-activa.
În cazul documentelor rezultate din activități ciclice, care au însă o altă cronologie decât cea anuală 1/01-31012, cum ar fi documentele școlare. Nu știu concret cum se procedează, dar mi se pare firesc ca dosarele școlare să fie constituite pe an școlar nu pe an calendaristic. Adică nu se va rupe niciodată la 1 ianuarie un dosar, pentru a începe altul, dacă documentele dinăuntru se referă la ciclul școlar septembrie-iunie.
Pe de altă parte, dacă sunt bancă și creez zece mii de facturi pe luna, mă tem că o constituire a dosarului se va face lunar și predarea la arhiva „pasivă” idem….
Concluzia este că arhiva curentă ține atât timp cât problema generatoare de documente este încă activă (dacă discutăm de activități gen dosare de caz sau activități proiect) sau, pentru activități continue, atât timp cât se convine, practic sau reglementar (documentele au o cantitate care permit păstrarea lor în birou, sau obligatoriu la sfârșit de an etc.).
ÎNSĂ, depinde foarte mult de logica arhivei. Logica de mai sus este o logică latină (Franța, Italia). Într-o tradiție germană, exemplificată în multe locuri din Ardeal, arhiva nu este împărțită în curentă și intermediară/de depozit/semi-activă/pasivă, ci arhiva registraturii și arhiva istorică. Altfel spus, un document intră și, odată rezolvată lucrarea, el merge direct în arhiva registraturii. Tot ce e operațiune arhivistică se face aici. De aici, arhivele ies doar prin selecționare sau transfer către arhiva istorică. Atunci, evident, cronologia de mai sus pică, deoarece și constituirea dosarelor este alta, și logica de funcționare este alta. Am întâlnit structuri are folosesc acest sistem și în zilele noastre, de pildă, la Serviciile de urbanism, unde cantitatea de documente ,,curente” este atât de mare, încât practic formează o adevărată arhivă a serviciului, nepredata la ,,arhiva mare”.
Concluzia concluziei: totul depinde de profilul activității. Cum depistezi anomalia vs. activitate firească? Păi, asta ar trebui să fie reglementat intern. Sau, dacă nu, se pot identifica documentele rezultate din alte activități care nu au justificarea păstrării la compartiment, și, dacă nici alea nu sunt predate, e o anomalie, nu o nevoie :)…
PS: de unde curge termenul de păstrare? Depinde de documente și logica păstrării.
Cum se fac inventarele? Delicată treabă… Legislația spune că se înscriu la inventarul u.a. din anul de început. Dar la selecționare, se selecționează după anul de sfârșit, în majoritatea cazurilor. Și procedură despre cum faci încrucișarea celor două nu e… Aici, mă tem că va trebui găsită o soluție metodologică, pentru că pentru oricine a încercat să aplice sistemul legal e un coșmar…
Bogdan's Archival Blog -- Blog de arhivist 
In acele zile gloriase cand testam EDRMs cu Richard Blake si gasca lui la Arhivele Britanice, dosarele aveau sectiuni (parts) care puteau fi inchise in conditiile in care dosarul (folder) ramanea deschis. In Moreq2 sunt mentionate dar s-au pierdut pe drum si n-au mai ajuns in Moreq2010.
Problema cu inchisul dosarelor este spinoasa, mai ales cand ai in fata legislatie de pastrare care nu-ti precizeaza cand incepe termenul de pastrare (retention schedule). Am citit nenumarate acte oficiale care spun ca trebuie sa tii un act cinci ani dar nu spune cand incepe numaratoarea (trigger point/ trigger date).
Daca ai cumva acea Rationale de la TNA mergi la modulul A4 retention and disposal si reciteste ce e scris acolo. Pana azi consider acea Rationale, care a fost de fapt un document de lucru intern, cea mai clara explicatie a principiilor de arhivare curenta (records management)
Asa e, o stiu, este extaordinara! O bijuterie… Lupta e sa introduci si in Romanica asa ceva… E vorba de ceva mai mult decat sa schimbi o lege… E vorba de creiere si viziune.