Despre externalizarea productiei de documente. Si cloud again.

Un coleg m-a intrebat recent care e regimul arhivei create de un prestator pentru un tert. Respectiv, daca eu am firma si externalizez contabilitatea, toate dosarele cu documente financiar-contabile sunt ale mele sau ale contabilului?

Reflexul este sa spui ,,ce prostie de intrebare!”, dar nu e chiar asa. De pilda, in multe locuri se aprobau nomenclatoare care aveau ca pozitii ,,carti de munca”. Dar cartile munca nu erau ale organizatiei, ci ale angajatilor si erau date in pastrare/completare angajatorului pe o perioada limitata de timp, deci nu aveau ce cauta in nomenclator! La fel, chiar in trecutele vremi, fabricile primeau spre executare anumite comenzi. Mai ales la fabricile de armament, erau documentatii ale MApN – care si le lua inapoi dupa finalizarea comenzii. Este asa-numitul caz al ,,documentelor imprumutate”, care documente, evident, nu au ce sa caute in nomenclatorul celui care, vremelnic, le detine. Din simplul motiv ca, cel putin pe cursul normal al activitatii, nu trebuie sa le arhiveze.

Legat de problema initiala, definitia fondului arhivistic zice asa: ,,totalitatea documentelor create și primite de către o organizație în cursul desfășurării activității sale și păstrate cu scop de dovadă a activității derulate sau de informare.” Ei,

• …hartiile alea contabile nu sunt create de organizatie, ci de un tert. Acum, e o simpla intamplare ca tertul e o persoana fizica autorizata sau juridica; si angajatul cand lucreaza e platit pentru munca lui, deci e irelevant cine presteaza respectivul serviciu; reevant este ca sunt pentru organziatie.
• … hartiile cuprind evidenta activitatii organizatiei
• …sunt pastrate de organizatie pentru nevoile sale. Ca sunt pastrate la sediu sau in alta parte, iarasi e putin relevant; el trebuie sa le aiba, si sunt sub administrarea sa.

Deci, dupa mintea mea, tin de fondul arhivistic al organizatiei care si-a externalizat activitatea.

Acum, o situatie similara va fi si in cloud. Pana cand Arhivele Nationale se vor trezi sa scoata ceva cerinte si pentru arhiva din nori (suna mishto, nu? ca la o explozie :p), lucram cu ce avem: art. 12 – ,,creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege”. Adica, eu imi pun arhiva in nori, dar raspunderea e a mea. E tot arhiva mea si nu a celui care ma gazduieste. Si atunci am obligatia de a aplica toate cerintele legale pentru respectiva arhiva.

PS: de ce naiba nu i-or fi spus ,,legea pentru furnizarea serviciilor de depozitare a documentelor electronice” si i-au zis ,,legea arhivarii electronice”? Se rezolvau toate problemele si nu ne mai incalecam in nici un fel. Sigur, nu sunt naiv si stiu de ce:  aia care au stat in spatele initiatorilor  au incercat sa impuna un soi de obligativitate si ea sa fie dusa in avantajul firmelor private care ofereau ,,arhivarea” electronica. Problema e ca, asa cum am constat si pe pielea mea recent, ei nu stiau nimic serios despre arhivare…