electronic records, paper minds

Mi-am adus aminte de titlul unui aticol de-al lui Terry Cook citind asta.

In mintea alor nostri, birocratia inseamna hartii; adica nu informatii din hartii, ci doar hartii.  Vor trece cativa ani pana sa vada ca, daca ei nu reformeaza numarul de informatii care sunt cerute, si in digital te poti afunda in ,,hartogaraie”… La fel cum, daca ai rationaliza informatiilepe hartie, ai reduce ,,birocratia”.

PS: nu scrie in articol cine va face implementarea. Sa dau eu un pronostic: sa fie oare Siveco? 😛

PPS: ultimele vesti despre Proiectul informatic al Arhivelor Nationale: Dupa vreo 3 ani de lupte crancene, in care cei mai crunti dusmani nu au fost cei externi.., s-a declarat un castigator. Daca nu ne suspenda aia de la UE fondurile, vom avea si soft de arhivistica – ScopeArchiv, din Elvetia (a avut prezentare la Bucuresti).  Cat despre restul… ,,si la nunta ta, a cazut o stea”… 😀

Informatie multa – viata scurta

Am gasit un grafic – pe care l-am redesenat si pus in engleza din spaniola – care ilustreaza o idee mai veche de-a mea. Poate cifrele nu sunt cele corecte, insa ideea se desprinde: concentram informatia tot mai mult, pe suporturi din ce in ce mai fragile.

Sursa: www.javeriana.edu.co; Hugo Carrión G. (www.imaginar.org) – Seminario: Preservación de Información Digital, Bogota, 2007.

Nici digitalul nu mai e ce-a fost…

De ani de zile vin si vrajesc lumea cat de mishto e cu digitalul… Cum ne salveaza el, dragutul, de spatii ocupate cu hartii nenorocite, cum ne va reduce costurile, ce mai, cum va fi paradis. Cei care au spus altceva au fost luati la pietre si erau reactionari, conservartori…

Dar, vai, tradare! Niste nenorociti din tabara lor vin acum si spun ca serverele costa bani! Si ca aglomereaza spatiul. Si ca nu  e bine cu ele… Mai sa fie…

 

reforma records management in SUA

Memorandumul prezidential.

NARA

Guvernul SUA vrea sa nu mai scrie pe hartie pana in 2019. (articol)

Comentarii:

– in procesul de modernizare a productiei documentare, Arhivele Nationala joaca un rol central

– NARA primeste sarcina de a gestiona lucrurile, in conditiile in care au mai probleme de finantare a programului ERA (platforma arhivare electronica)

– se vorbeste despre management centralizat, despre reducerea numarului de nomenclatoare arhivistice, despre eficienta in adminsitratia publicului.

 

La noi inca nu se vorbeste despre astea 🙂

despre sisteme de e-mail management

reguli din Texas

obiectivele unui sistem de management email:
– sa stocheze e-mailuri pentru anuite perioade de timp stabilite
– sa permita distrugere la sfarsitul termenului de pastrare
– sa faca actele usor de regasit…
– … de catre personalul care are aceste drepturi (deci sunt necesare masuri de securitate)
(RECMGMT-L@LISTS.UFL.EDU)

1. If the entity is private (not subject to FOI laws in particular, or heavily regulated on communications, like broker-dealers), then the vast majority of email traffic is either 1) complete junk, or 2) transitory, neither of which require long retention periods. The amount of content that represents “official records” should be small; but if not, that can often be addressed through proper and regular training on why not to use email for certain tasks, and what processes/systems to use instead so capturing records is easier.

2. Email users do not want to leave their email interface in order to manage email so make sure any “profiling” tasks can be done within Outlook (if you ask them to manage it at all … see #3).

3. Application of retention and disposition rules should be transparent to the end user whenever and wherever possible. Strive to automate classification, retention and disposition. It will add a ton of defensibility to your email mgmt program, too, as a result of consistent application of rules.

4. *If* you *must* rely on end-users to classify email, the less choices the better. More than 3-5 in a list of choices and they will just pick the top one or the one that gives them the longest retention period regardless of content …which results in mis-filing and inappropriate application of retention rules.

5. This is the important one … if end users feel that the rules/process is either 1) too onerous, or 2) gets in their way of actually getting their job done, they will create a “black market” and squirrel email away somewhere … which just moves the problem, it doesn’t solve it (and may create new problems). Make sure that your requirements focus on the business first – creating an environment in which the job can get done, not just on creating an ideal governance environment.

(RECMGMT-L@LISTS.UFL.EDU)

(atentie, se aplica cadrului legislativ american!)

dilema zilei…

Pentru functionari publici, o fapta poate fi sanctionata dupa cel mult 3 ani de la producerea ei(nu discutam de alte complicatii). Adica, daca nu e sanctionata in 3 ani, se reseteaza contorul… Daca ai facut nu-stiu-ce pe partea contabila, dupa vreo 10 ani ti se reseteaza iar contolul. Nu ai fost prins, esti negustor cinstit. La Arhive insa – sa te tii: daca in 1950 cineva nu si-a facut arhiva cum trebuie, vii tu in control in 2012 si il obligi pe ala sa faca treaba pe care nu a facut-o inaintasul lui. La noi nu se prescrie niciodata si nu stiu daca e chiar normal.

Sa nu mai vorbim de cazul in care cineva are arhiva in ordine, dar ordinea nu e conforma cu legislatia. Sa refaca inventarele? Pai, daca el a folosit inventarele alea, cu cote si alte alea? Iar nu mi se pare normal… (dar nu am solutii 🙂 )