Eah, la ce e nevoie de arhiva?

Aici.

Inventare, inventare….

O discutie recenta cu o colega despre inventare (in contextul proiectului de proceduri de prelucrare) ma face sa deschid subiectul ,,de ce nu imi plac mie inventarele”.

1. Inventarele nu sunt singurul instrument de lucru pentru evidenta si informare. Li s-a atribuit acest rol in contextul metodologiei de pana acum, cand aceasta solutie era cea mai cea si nu putea fi depasita. In realitate, pentru evidenta poti avea liste de existent. Pentru informare, poti avea indici sau alte instrumente. Orice, dar nu inventare. Din acest punct de vedere, inventarele ar trebui descarcate de aura de perfectiune si absolut pe care o au.

2. Inventarele fac existent la bucata (justificat), si informare tot la bucata (nejustificat). Sunt cazuri in care nu e nevoie/nu ai timp/nu ai resurse sa descrii fiecare u.a. in parte. Si atunci, poti face descrieri de nivel superior, de grupari de u.a. urmand ca, daca nevoia de cercetare o justifica, sa adancesti descrierea. Dar dai in cecetare, cu evidenta minima, fondurile, nule tii ascunse pana cand termini inventarierea. Un caz clasic: ,,Seria de cataloage, 1936-1970, 100 u.a. Sunt intocmite anual, pentru fiecare an de studii de la I-IV, si in cadrul anului pe clase (A-D)”. Atat. Si numai descriu 100 de bucati in parte, si se poate comanda si regasi usor, pentru ca celutin teoretic, la depozit ai o ordonare logica…

3. Inventarele nu ofera context. Ele sunt o insiruire de rezumate, in cazul cel mai fericit avand niste titluri (sub forma anului sau a vreunui compartiment). Dar nu imi ofera, cu exceptia prefetei (unde da niste date despre fond sau partea structurala mare la care se refera), informatii despre contextul crearii documentelor, despre structura responsabila, despre atributile sale.  Iar celor care sustin ca asta e menirea noastra, sa facem rezumate la dosar si nu ne intereseaza restul, le pun intrebarea: si care e diferenta fata de biblioteci, atunci? De ce nu facem cate o fisa pentru fiecare dosar sa o punem in sertar la fisier?

4. Inventarele decupeaza arbitrar bucati dintr-un fond, dandu-le o autonomie nejustificata. Un inventar = un numar de inventar. Alt inventar la acelasi fond = alt numar de inventar. Desi apartin de acelasi fond, ele imi apar ca entitati diferite. Mai departe, aceste entitati isi pun amprenta asupra u.a. cuprinse. La depozit, identifica bucata asta din fond si cu nr, de inventar. Ok, dar care e logica? Uneori, pe preluari; alteori, pe parti structurale; alteori, pe secvente dintr-o parte structurala dupa un interval cronologic. Si care e logica individualizarii? Pai, cam cate pagini are inventarul, in unele cazuri. In alte cazuri, mai destepte de-atat, cam cat e o structura (asta pana cand vine o noua preluare la aceeasi stuctura…). Si unde e imaginea de ansamblu, in ce instrument?

5. Inventarele pot fi anulate. Mai ales minunile preluate de la creatori,  de multe ori sunt tinta anularii si refacerii. Bun, si daca am pentru o parte dintr-un fond referinta la un inventar, la anularea inventarului anulez si referinta?? Nu e munca nebuna?

6. Inventarele pot avea suprapuneri, mai ales in cazul preluarilor. La fiecare noua preluare refacem inventarele?…

Acesta este motivul pentru care o solutie rezonabila mi se pare:

– separi evidenta fizica de cea intelectuala, adica separi dovada existentului de rezumate. Nu e nou, e acelasi sistem si la biblioteci, unde nr. inventar (de existent) e separat de cota (care se refera la alte aspecte: forma, continut etc.)

– creezi instrument separat de informare (pe care il actualizezi la fiecare preluare sau imbunatatire a descrierii continutului; deci e un document dinamic) de lista de existent/inventarul (care contin informatie statica: aceeasi in permanenta)

– atribui identificatoare unice pentru grupe de documente cu un destin comun, cu care sa poata defila la infinit, respectiv nr. preluare (care apare in RGA) in cadrul unui fond (nr fond), subdivizate in numere pentru partile structurale ale respectvului fond.