Documente atentate Munchen 1972

Mai apare cate o stire despre Arhive. Una — despre deschiderea arhivelor israeliene referitoare la atentatul de la Munchen, JO 1972.

De remarcat ca specialistii in copiat stiri de la alte agentii de presa nu stiu ca publish, in engleza, poate insemna si a face publice, nu doar a publica. De aici cred ei si scriu ei ca arhivele israeliene ,,au publicat”…

acte si documente

De cand m-am lovit prima data de problema diferentierii actelor si documentelor (in cadrul unor traduceri din engleza, unde se facea diferenta intre records si documents) am urmarit chestiunea si la noi si in alte tari latinofone; multa lume sustine ca nu exista de fapt o reala diferenta si conceptul de act este inutil arhivistic si inoperabil practic.

Iata un exemplu contrar aici.

Trecand peste textul usor neinteligibil (firesc, pentru ca vine de la un politician :)) si peste stilul acela ambiguu si plin de intelesuri suspendate tipic comunistoido-securist (gen: daca voi ma… si eu va…, ca stim noi ca…. si o sa vedeti voi ca….), exista si o fraza relevanta (poate singura articulata): ,,Un document de mână pe care eu îl pot scrie nu este un document SRI”.

Deci, ce remarcam aici: un document scris de mana de un functionar este, evident, un document; dar nu este act, adica o institutie nu trebuie isi asuma responsabilitatea pastrarii sale decat in anumite conditii (ce tin de context, forma, scop de intocmire etc.) Adica, este exact ceea ce englezii diferentiaza prin record si document.

Morala: la fel ca in multe alte cazuri, exista concepte operationale si functionale, dar care, nefiind promovate, cunoscute si analizate, sunt decretate ca inexistente. Dar, ghinion: viata bate filmul…

O comparatie…

Romania – vreo 20 milioane; Croatia, 4 milioane si-un strop. De locuitori.

Romania: sistem informatic arhivistic de prin 1970, dezvoltat intern, ingropat dupa 1990 (de fapt, in etape, 1990-2000). Croatia: Sistem informatic dezvoltat intern de prin 1995 incoace, premiat in UE, laudat de toti (desi, dupa parerea mea e o problema de scalabilitate acolo–ei discuta de evidenta a vreo 300 de creatori etc., dar asta e alta problema–sistemul functioneaza).

Romania: facultate de arhivistica si cursuri de perfectionare. Idem la Croati, cu difernta ca acolo predau profesiori de arhivistica din SUA si Canada

Romania membra UE, nemembra DLM forum (MAI nu a vazut nici un avantaj in prezenta ANR ca membru in DLM Forum); Croatia nemembra UE, dar, cu toate acestea, organizeaza conferinta DLM, ca expresie a interesului  pentru arhivarea electronica.

Romania: 20 mil locuitori, nu participa (deloc, din cate stiu eu) la Congresul Consiliului International al Arhivelor. Croatia, 4 milioane si un strop, are interventie tehnica la Congresul din Brisbane.

I rest my case…

circuitul documentelor

Expresia ,,circuitul documentelor” a devenit cumva clasica in limbajul de specialitate. Faptul ca e clasica, nu inseamna ca e si corecta, cel putin pentru partea de registratura.

Circuitul, in limba romana, presupune ca ceva merge, se plimba, alearga dar se intoarce in punctul de plecare. Nu e cazul unui document (act) intrat prin registratura (iarasi, cand nu vorbim de registratura centralizata). Actul intra, si apoi se duce la compartimente, isi indeplineste menirea, si pleaca raspunsul. Actul este, in majoritaea cazurilor, clasat la compartiment, nu la registratura. Deci, el nu este in circuit. Poate fi in traseu sau (cum am invatat recent un cuvant de la o intreprindere socialista, cu o activitate birocratica atat de bine pusa la punct ca i-ar face praf pe cei cu standardele de calitate de acuma) in marsrut.

Inventare, inventare….

O discutie recenta cu o colega despre inventare (in contextul proiectului de proceduri de prelucrare) ma face sa deschid subiectul ,,de ce nu imi plac mie inventarele”.

1. Inventarele nu sunt singurul instrument de lucru pentru evidenta si informare. Li s-a atribuit acest rol in contextul metodologiei de pana acum, cand aceasta solutie era cea mai cea si nu putea fi depasita. In realitate, pentru evidenta poti avea liste de existent. Pentru informare, poti avea indici sau alte instrumente. Orice, dar nu inventare. Din acest punct de vedere, inventarele ar trebui descarcate de aura de perfectiune si absolut pe care o au.

2. Inventarele fac existent la bucata (justificat), si informare tot la bucata (nejustificat). Sunt cazuri in care nu e nevoie/nu ai timp/nu ai resurse sa descrii fiecare u.a. in parte. Si atunci, poti face descrieri de nivel superior, de grupari de u.a. urmand ca, daca nevoia de cercetare o justifica, sa adancesti descrierea. Dar dai in cecetare, cu evidenta minima, fondurile, nule tii ascunse pana cand termini inventarierea. Un caz clasic: ,,Seria de cataloage, 1936-1970, 100 u.a. Sunt intocmite anual, pentru fiecare an de studii de la I-IV, si in cadrul anului pe clase (A-D)”. Atat. Si numai descriu 100 de bucati in parte, si se poate comanda si regasi usor, pentru ca celutin teoretic, la depozit ai o ordonare logica…

3. Inventarele nu ofera context. Ele sunt o insiruire de rezumate, in cazul cel mai fericit avand niste titluri (sub forma anului sau a vreunui compartiment). Dar nu imi ofera, cu exceptia prefetei (unde da niste date despre fond sau partea structurala mare la care se refera), informatii despre contextul crearii documentelor, despre structura responsabila, despre atributile sale.  Iar celor care sustin ca asta e menirea noastra, sa facem rezumate la dosar si nu ne intereseaza restul, le pun intrebarea: si care e diferenta fata de biblioteci, atunci? De ce nu facem cate o fisa pentru fiecare dosar sa o punem in sertar la fisier?

4. Inventarele decupeaza arbitrar bucati dintr-un fond, dandu-le o autonomie nejustificata. Un inventar = un numar de inventar. Alt inventar la acelasi fond = alt numar de inventar. Desi apartin de acelasi fond, ele imi apar ca entitati diferite. Mai departe, aceste entitati isi pun amprenta asupra u.a. cuprinse. La depozit, identifica bucata asta din fond si cu nr, de inventar. Ok, dar care e logica? Uneori, pe preluari; alteori, pe parti structurale; alteori, pe secvente dintr-o parte structurala dupa un interval cronologic. Si care e logica individualizarii? Pai, cam cate pagini are inventarul, in unele cazuri. In alte cazuri, mai destepte de-atat, cam cat e o structura (asta pana cand vine o noua preluare la aceeasi stuctura…). Si unde e imaginea de ansamblu, in ce instrument?

5. Inventarele pot fi anulate. Mai ales minunile preluate de la creatori,  de multe ori sunt tinta anularii si refacerii. Bun, si daca am pentru o parte dintr-un fond referinta la un inventar, la anularea inventarului anulez si referinta?? Nu e munca nebuna?

6. Inventarele pot avea suprapuneri, mai ales in cazul preluarilor. La fiecare noua preluare refacem inventarele?…

Acesta este motivul pentru care o solutie rezonabila mi se pare:

– separi evidenta fizica de cea intelectuala, adica separi dovada existentului de rezumate. Nu e nou, e acelasi sistem si la biblioteci, unde nr. inventar (de existent) e separat de cota (care se refera la alte aspecte: forma, continut etc.)

– creezi instrument separat de informare (pe care il actualizezi la fiecare preluare sau imbunatatire a descrierii continutului; deci e un document dinamic) de lista de existent/inventarul (care contin informatie statica: aceeasi in permanenta)

– atribui identificatoare unice pentru grupe de documente cu un destin comun, cu care sa poata defila la infinit, respectiv nr. preluare (care apare in RGA) in cadrul unui fond (nr fond), subdivizate in numere pentru partile structurale ale respectvului fond.