ICA-AtoM

Am participat, intre 2-4 mai la un program de training pentru aplicatia de descriere arhiva istorica dezvoltata sub patrojatul Consiliului International al Arhivelor – ICA-AtoM. Aplicatia, conceputa ca un instrument pentru arhivele mici si mijlocii (sanchi! – voi spune imediat de ce e ironic…), este open source si descarcabila gratuit. (www.ica-atom.org)

Stiu de mult despre aplicatie si nu am fost un fan al ei niciodata; am considerat, din exterior, ca daca un lucru gratuit poate fi facut ca sa rezolve administrarii arhivelor – sau fie si macar a descrierii arhivelor – ar fi fost deja facut de mult. In buna masura, dupa ce m-au injectat cu aplicatia – fiind, in acest moment, cel putin oficial, trainer pentru ICA-AtoM – pot spune, la fel ca rabinul intelept, ca si cei care critica open source, si cei care il lauda, au dreptate. Dar nici unii nu au dreptate 100%.

Sa o luam metodic. (Date tehnice pe site, nu le copiez de acolo, scriu doar comentariile mele) Instalarea aplicatiei a evoluat enorm fata de primele lansari. Acum ai un executabil care iti pleaca si incarca toate minunile necesare (si webserverul, si mysql, si aplicatia). Ceea ce e un lucru minunat, daca nu ai ghinion. Pentru ca daca ai (cum am avut eu si inca vreo juma de sala la instalare), ai nevoie de un informatician care sa ti-l depaneze sau, macar, cunostinte de php si sql ca sa inteleaga despre ce e vorba. Eu nu am cunostintele astea, asa ca as fi mort. Si va trebui sa chem un informatician care sa depaneze jucaria. Care informatician va avea nevoie de timp sa inteleaga cum functioneaza jucaria. Sau, altfel spus, ce am economisit cu open source, voi da fie pe training, fie pe outsourcing. Sau voi avea un departament de IT in organizatie. Ei, concluzia noastra a fost ca, in ciuda marketingului, ICA AtoM nu e pentru institutii mici si mijlocii (se subintelege, cu bugete mici si mijlocii), ci pentru institutii mari sau care isi permit o asistenta tehnica avansata. (apropo, Arhivele Canadiene iau ICA Atom ca softul lor de baza, insa il modifica intern; la fel, e folosit de arhivele UNESCO).

Mai departe, presupunand ca e instalat corect, aplicatia e haioasa si utila. Dar… are multe dar-uri..

1. Are un modul de “preluari arhiva”. Absolut interesant in materie de date culese (de pilda, daca preiei ceva neprelucrat, iti cere sa stabilesti urgenta de prelucrare – i s-a parut interesanta conceptia). Absolut inutil – nu pot fi cautate datele introduse, nu se face legatura cu descrierea ulterioara a materialului arhivistic – sau, daca se face, se fac e absolut idiot (o preluare = o parte structurala, ceea ce e complet fals in viata reala). Deci, modulul asta e clar in curs de dezvoltare, in aceswt moment datele sunt inutile. Ca sa nu mai spun ca, dintr-o viziune atat de tampita ca mi-e rusine sa o relatez, cei care au dezvoltat softul au si sustinut ca nu pot crea o solutie de exportare a datelor, pe motiv ca nu sunt standarde, ca in cazul decrierii  arhivistice; ca urmare, odata ce ai introdus datele in sistem, acolo raman, nu se pot exporta de o maniera sompla si ai nevoie, daca vre sa nu fie date captive, sa apelezi din nou la informaticieni/programatori sa iti scoata datele si sa le importe in alta parte. Morala: a nu se folosi modulul de “Accessions”.

2. Pe partea de descriere, ICA AtoM asigura descrierea pe toate cele 3+1 standarde arhivistice ale CIA, plus inca vreo cateva din cele internationale (RAD, MODS etc.). Ceea ce e super-tare. La capitolul asta e destul de bine dezvoltat, si poate fi folosit cu incredere. Probleme: afisarea ierarhica pertmite drag and drop pentru ramuri, ceea ce inseamna ca un cascat poate lua o serie si sa o faca fond…; nu permite reducerea la afisare a campurilor de descriere, astfel incat  ai niste sirururi luuuuuni de texte, si trebuie sa defilezi de nebun prin pagina; sunt ceva probleme cu regasirea informtaiilor.

3. Are export/import de EAD, cu precizarea ca da de multe ori erori si, daca e fisierul prea mare, serverul se blocheaza undeva si trebuie sa intrii in el sa setezi niste chestii (daca stii,desigur; daca nu, te uiti la luna). A, si nu exporta si fisierele anexate la o descriere, din cate am inteles, pentru ca in EAD nu exista asa ceva :)))

4. Apropo de anexe… Poate asocia obiecte digitale (poze :)) cu descrierea. Partea proasta este ca nu face legatura externa, ci inglobeaza fisierele in baza de date, astfel incat, daca chiar vrei sa faci digitalizare, in scurt timp vei avea o baza de date serioasa… Ca sa nu mai vorbesc de faptul ca nu e o consola de administrare efectiva a acestor fisiere digitale. Daca va trebui sa faci o migrare, esti prajit…

5. In partea de Acces, sistemul este destul de rudimentar, din preistoria cautarilor, cand Google nu era nici macar idee. Poate cauta doar dupa anumite campuri, predefinite, nu iti cauta in toata baza de date, si nu are cautare separata pentru utilizator intern si utilizator extern. Adica, ce vede arhivistul, vede si cercetatorul, ceea ce poate fi OK daca ai o arhiva complet libera pentru public, dar in viata reala nu e asa.

6. Softul a fost conceput sa fie adaptat pentru multilingvism. Teoretic, interfata poate fi usor (sau relatv usor) in limba romana, si are si o serie de facilitati pentru traducerea continutului in alta limba; teoretic, ne permite sa avem acelasi inventar in romana si maghiara, de pilda, chestie foarte interesanta.

7. O alta facilitate imatura este managementul spatiului. La fiecare descriere poti introduce date pentru locul de pastrare; idiotenia e ca nu poti genera un raport pentru a avea ghidurile topografice, de depozit sau de raft, si nici nu poti cauta dupa pozitia la raft. Deci, un fel de n-ar mai fi…

8. Partea de administrare nu e foarte rafinata, si multe controale necesare lipsesc. Dar… iti faci treaba cu el, daca esti o arhiva fara mari pretentii sau daca ai pretentii dar si o echipa de informaticieni care sa iti adapteze, configureze si chair sa dezvolte minunea.   Pe partea de management arhiva este, practic zero. Se vede ca softul a fost creat initial doar pentru partea de descriere si ulterior au mai pus pe el module. E clar ca trebuie dezvoltat in continuare, fie si nu ai pentru a putea concura cu aplicatiile COTS (ma rog, cat or fi ele de COTS) in domeniu. Ca sa nu ai vorbesc de faptul ca firma care il dezvolta, una canadiana, se pare ca va lansa o versiune si platita a unui soft; se pare ca ei folosesc AtoM pentru know-how, si apoi isi lanseaza un prods comercial…

Atom e un instrument bun daca vrei sa inveti, tu sau pe altii, ,,ce e standardele arhivistice si ce vrea ele”. Dar, in stadiul asta de dezvoltare, eu nu as indrazni, fara un sprijin IT corespunzator, sa il implementez intr-o institutie de calibru greu. Decat, poate, daca chiar nu ai ce face si esti atat de disperat si de sarantoc incat si AtoM ar fi bun…

PS: cu ocazia trainigului, m-am intalnit si cu niste colegi din Canada. Se pare ca e jale acolo, li s-au taiat ceva finantari pentru arhive si e o degringolada totala. Din cate am inteles, Consiliul canadian al Arhivelor, ca organism care reunea arhivele locale, primea un buget de la stat, care buget a fost taiat comnplet, ceea ce face extrem de dificila, daca nu  improbabila, functionarea unitara a acestor arhive. ar trebui poate spus si ca marile realizari canadiene in teoria si practica arhivistica sunt, in buna masura, rezultatul activitatii CCA. PLus reduceri masive la LAC-BAC, de buget si personal.

Dupa ce canadienii, in urma cu cativa ani, au facut marea reforma bugetara si au unit arhivele cu bibliotecile, ca sa aiba mai putin de plata, au constatat ca nici asa nu le ajung banii pentru arhive… Asteptam rezultatele campaniei (ca a inceput o puternica miscare si presiune publica – vezi listele de discutii arhivistice, facebook, linked in), dar, oricum, viitorul nu suna bine pentru Arhive; exceptand anomaliile, statele avansate cam dau moda…

PPS: la nivel institutional, biblioteca UNESCO s-a unit cu arhivele UNESCO.