inventare pe serii de acte

Constat tot mai mult in ultima vreme, mai ales la creatorii care produc cantitati mari de acte, o tendinta de a le inventaria pe serii.  Desi nu e acceptata legal in prezent, se pare ca aceasta abordare serveste mai bine interesele lor si e direct proportionala de cantitatea de hartoage creata.

In prezent, legislatia arhivistica spune ca inventarul se intocmeste pe compartiment (mai exact, pe diviziunea organizatiei), pe an si pe termene de pastrare (unde un termen de pastrare = unul sau (cel mai frecvent) mai multe indicative de nomenclator). Asta face ca, de pilda, documentele produse de  Contabilitate pe anul 2011, sa fie reunite pe un singur instrument de evidenta, dar nu pe baza continutului, ci pe baza termenului de pastrare. Desi buna in logica selectionarii, abordarea este nenorocita in masura in care vrei sa promovezi inventarele ca intrumente de regasire; practic, cineva care vrea sa regaseaasca ceva, va trebui sa foloseasca intai nomenclatorul si apoi inventarele. Ca sa nu mai spun ca, nefiind reglementat ca listarea sa se faca in ordinea indicativelor, poti avea dosare cu acelasi indicativ in diverse locuri din inventar, adica o babilonie intreaga.

Prin opozitie, seria este definita ca totalitatea actelor dintr-o clasa/categorie din nomenclator; adica toate dosarele avand acelasi indicativ. In exemplul de mai sus, toate statele de plata, toate dosarele cu acte de casa, toate dosarele cu acte de banca etc. formeaza fiecare cate o serie. [pentru clarificare, seria poate sau nu sa fie formata din volume. Volumul este considerat o impartire a unui dosar (= grupare de documente puse laotalalta in baza referirii la acelasi obiect) pe criterii cronologice (adica, dosarul de acte pe luna ianuarie, februarie etc. poat fi considerat volum); sub-dosarul, pe de alta parte, este o impartire a actelor dintr-un dosar pe baza unor subprobleme (de pilda, actele justificative pentru statul de plata  nu mai pot fi anexate la acesta, si atunci la statul de plata pe luna martie se poate face un subdosar cu acte justificative conexe statului de plata]. Ei, daca sunt multe acte intr-o serie, ei prefera sa listeze toate dosarele dintr-o serie, si sa nu le amestece cu cele ale altei serii, desi au acelasi termen de pastrare.

Dupa mine, sistemul pe serii nu anuleaza usurinta in selectionare (eventual multiplica numarul de inventare), dar are avantajul claritatii si la urmarirea seriilor create intr-un an,  dar si la regasire, din perspectiva creatorului.

Poate ar trebui luat in considerare pentru viitoarele instructiuni.

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s