Numere de înregistrare, adrese… balamucul registraturii. + „lucrări” (update 2)

Tot mai des aud în jurul meu dileme legate de registratură. Fiecare mai inventează un caz particular, fiecare reinventează roata. Și, evident, partea de teorie în domeniu lipsește, pentru ca cei de la Arhive consideră că nu e treaba lor, iar administrația, pe de altă parte, nu mai are de mult timp specialiștii care să gândească lucrurile astea. Și nu-i mai are pentru că ajung în poziții cheie tot felul de personagii, care mai de care mai lipsite de experiență și practică, ce inventează soluții minunate pentru cazuri de nișă.

În primul rând, așa vrea să fiu cât se poate de clar: înregistrarea actelor ține de evidență hârtiilor și asta este o treabă de arhivistică. Și ca să nu fie doar axiomatic enunțul, să reamintesc faptul că doar Legea Arhivelor vorbește despre obligativitatea registraturii.

În al doilea rând, fără să ne mai dăm pe după plop, enunțam principiul de bază: orice document intrat, ieșit sau întocmit pentru uz intern se înregistrează, adică primește un indicativ numeric unic, care îi asigură individualitatea în instrumentele de evidență. Că se face pe număr par și impar, că se face pe registre separate de intrare și ieșire — toate astea sunt nuanțe și variante (unele impuse de legislatie, dar nu de principiul arhivistic in sine). Esența este că numărul trebuie să identifice în mod unic un document, devenit, prin acțiunea înregistrării lui, un act (definiția nu îmi aparține, e din instrucțiunile de administrație românească interbelică).

Înainte de a trece la dilema de azi, amintesc în treacăt de alte dileme:

— unde înregistrez registrul de intrare ieșire — nu îl înregistrez! Așa cum și lumea creată îl are în cap pe Dumnezeu Tatăl, nec plus ultra, la fel și în lumea hârtiilor, registrul de intrare-ieșire este il cappo di tutti cappi și nu am cum să îl înregistrez în el însuși. O practică relativ recentă a introdus registrul unic, adică registrul care înregistrează toate registrele. În acest caz, RU devine cappo di tutti…, nu se înregistrează, iar Registrul de intrare-ieșire se înregistrează în el. Și gata!

— nu toate documentele se înregistrează în registrul de intrare-ieșire. O soluție practică este realizarea registraturii în cascadă: se înregistrează instrumentul de nivel superior, care ține evidență instrumentelor de nivel inferior etc., până la ultimul registru care ține evidența unor documente specifice (de pildă, certificate de urbanism). Asta ar fi ceea ce putem numi subsisteme de evidenta, adica evidenta unor serii distincte de documente.

— evidență de intrare-ieșire poate fi de natură „partidelor” sau separată (intrare/ieșire). Nu e o regulă cum să fie. Important este însă ca atât la intrare, cât și la ieșire, să existe referință încrucișată, astfel încât să se știe u ce nr s-a intrat și cu ce nr. s-a ieșit.

— tot felul de pasionați în ale hârțogăraielor introduc noi registre: registru de faxuri, registru de e-mailuri, registru de mai știu eu ce. Problema ar fi simplă cu un pic de teorie: poștă, fax, e-mail – toate sunt canale de comunicare. O simplă rubrică suplimentară în evidență de intrare-ieșire („canal de comunicare”) și nu mai am nevoie de 100 de registre.

— data care apare în registru este așa-numita „dată arhivistică”, adică dată ieșirii/intrării oficiale a actului, data la care organizația a luat în administrarea sa documentul, în mod oficial sau, în același mod oficial, a emis documentul respectiv. Asta nu acoperă însă deloc „data istorică” — data la care respectivul act/document a fost creat. Din acest motiv, o serie întreagă de organizații cu capul pe umeri și juriști realiști, au ales să înscrie pe document ȘI data efectivă a creării documentului (și uneori data semnării și ce anume înseamnă semnătura: asumarea întocmirii, asumarea verificării, asumarea formei și legalității, asumarea voinței instituționale etc.)

— se pot emite mai multe răspunsuri la o singură intrare? Dacă se folosește registratura tip partidă, eu cred că nu. În acest sistem, pe orizontala unei intrări există o singură ieșire; cum să iasă mai multe acte cu același număr?! (se încalcă principiul de bază). La intrări/ieșiri separate se poate, pentru că la o intrare se pot asocia mai multe ieșiri.

Dilema zilei: am o adresă, un document (act) de bază și anexe. Cum procedăm?

În primul rând, așa vrea să subliniez că nu consider că adresa este o componentă obligatorie pentru orice act emis. Adresa ar trebui făcută atunci când trimiți ceva prin corespondență și explici contextul trimiterii. Nu cred că cineva ia un buletin însoțit de adresă… de asta ai venit la ghișeu și ceri, pentru că ști că ai ceva de ridicat. Ce să mai explici în adresă? (desigur, sunt unele situații în care trebuie să explici ceva legat de documentul de bază, dar nu cred că explicațiile trebuie să fie în adresă, atât timp cât documentul de bază trebuie să fie sie însuși explicit suficient).

Dar, luăm cazul cel mai complex: am corespondență, am un document de bază și anexe. Cazul extrem, care arată cât de extrem poți deveni când vrei🙂, e în practica documentelor clasificate: fiecare din cele 3 componente de mai sus primește număr distinct și, dacă au cumva niveluri de clasificare diferite, vor fi și clasate în dosare diferite.

Practica asta are o logică din perspectiva securizării informației și a rigurozității în a ține la secret doar ce e secret, la nesecret ce e nesecret. Ca să funcționeze oarecum deștept, ar trebui ca pe fiecare document în parte să fie menționate numerele celorlalte documente (adresa însoțește documentele cu nr. 2 și 3, document înaintat prin adresa nr 1 și însoțit de anexa nr. 3, anexa la nr. 2 înaintat prin adresa etc.). Rămân însă la părerea că sistemul e idiot ne complică viață și ar trebui aplicat exclusiv acolo unde e neapărată nevoie de control pentru fiecare fir de informație

Să ne uităm un pic diplomatic la act (diplomatic de la diplomatică, da? Nu de la diplomație). Documentul conține informația. Informația respectivă este susținută de niște informații suplimentare, ce au fost puse în anexă. Deci, anexa și documentul fac un corp comun, nu pot fi separate una de alta. Sunt la fel ca și capitolele unei cărți. Acum s-a inventat xeroxul, că pe vremurile mai îndepărtate anexele astea curgeau, sub titlul Anexă, chiar după textul documentului. În concluzie, nu ai cum să separi anexa de document fără a-i rupe structura și conținutul informațional. Anexa nu e un document distinct, ci face parte din documentul de bază. E o componentă, nu o entitate proprie.

A le clasa separat în dosare distincte e cea mai mare prostie de la invenția oului încoace. stupid, distruge contextul informației. Sigur, asta nu exclude ca cineva să argumenteze că e util. Dar, din perspectiva generală arhivistică a organizației, rămân la pararea ca nu e OK.

Dar pot avea numere diferite? După mine, existența numărului separat pe anexă se justifică în cazul în care anexezi un alt document (facem un control, și aducem ca probă documentul cu nr…., ce formează anexa 1). Dar și în cazul ăsta, numărul nu i se atribuie la întocmirea documentului, ci exista pe el, în vremea când anexa era entitate distinctă; dacă a devenit anexă, repet, nu mai e entitate autonomă, a devenit o componentă a documentului de bază.

Dar adresa? Cred că nu se poate da un singur răspuns. Am identificat două situații:

— Prima, în care adresa conține elemente esențiale, referitoare la contextul, structura și conținutul documentului de bază: este descris documentul („raportul meu + 5 anexe”) și se pot face mențiuni despre context („la solicitarea cu nr… din data de… vă transmitem….”). În acest caz, a separa adresa de documentul de bază nu este normal, pentru că rupi înțelegerea documentului. Înclin mai degrabă să cred că vorbim despre un act compus, caz în care numărul de înregistrare se atribuie întregului (adresă+document de bază+anexe) și nu fiecărei componente în parte. În nici un caz însă adresa nu devine document de bază, la care anexezi documentul! După ce am mai întrebat pe alții, cu tradiții diplomatice mai adânci, am constatat cu surpriză că adresa (letter of transmission) chiar E considerată ca document de bază, care are ca anexă documentul solicitat! Bun, este implicit paradoxul ca adresa să fie mai puțin importanță decât documentul în sine, dar diplomatic, mi s-a spus, documentul principal e adresa.

— A doua, în care adresa este pur și simplu document de însoțire (de ex., cu o singură adresă trimiți mai multe documente), caz în care fiecare document ar trebui înregistrat separat și făcută referință la adresă — care, de obicei, rămâne la primul act).

Separarea dintre cazuri nu poate fi făcută decât în funcție de tăria legăturii între adresă și documentul de bază. Oricum, și în cazul separării, esențială este menționarea legăturii între cele două documente/acte (venit cu adresa nr, respectiv însoțit de documentul nr… ).

Drept criterii de anzaliza a tariei legaturii, am identificat doua (or mai fi si altele):

1-se inregisteaza sub numere diferite daca adresa a fost intocmita ulterior si fara legatura directa cu documentul de baza, nefiind un element indispensabil intelegerii lui (de pilda, daca exista un raport intern, care se difuzeaza spre luare la cunostinta generala, intocmirea adresei nu are legatura cu raportul in sine, ci este doar ,,scrisoarea de trasura”–in aceasta situatie, adresa si raportul ar putea avea numere diferite de inregistrare.)

2-daca documentele de baza transmise insotite de adresa genereaza fluxuri distincte de activitati, atunci cel mai probabil fiecare document de baza se inregisteaza separat (de pilda, o editura trimite 5 cereri de ISBN insotite de adresa – fiecare cerere va fi inregistrata separat si va face referire la adresa unica de inaintare).

Pe de alta parte, este la fel de adevarat ca o adresa care insoteste 100 de documente reprezinta obiectul de corespondenta; adica prin adresa se dialogheaza, nu prin documente, iar inregistrarea adresei marcheaza tocmai captura acestei “conversatii”.  Adica obiectul inregistrarii ar trebui sa il constituie adresa si ea ar fi purtatoarea de numar de inregistrare… Ceea ce face ca, indiferent de situatie, adresa sa fie inregistrata, chiar daca documentele de baza inaintate prin ea se inregisteaza si ele separat.

PS0: MoReq2 chiar vorbeste de treaba asta, la 6.3.7-6.3.8

SMAE trebuie să permită unui utilizator să aleagă cum să captureze un mesaj e-mail cu anexe:

  • doar mesajul e-mail, fără anexe;
  • e-mail-ul, cu anexele sale, ca un act format din componente legate;
  • doar anexa(ele), fiecare sau oricare ca acte individuale.

Aceasta se aplică la transmiterea şi primirea mesajelor.

Ultima din aceste trei opţiuni presupune ca anexa(ele) să fie capturate fără contextul e-mail-urilor cu care au fost transmise.

Acolo unde e-mail-ul şi anexele sunt capturate în acelaşi timp, dar ca acte separate, actele rezultante ar trebui să fie legate automat prin SMAE.

 SMAE trebuie să permită utilizatorului să navigheze prin intermediul referinţei încrucişate între acte, astfel încât să descopere fiecare anexa act din actul e-mail şi e-mailul act din actul anexă.

PS1: Să mai introduc un concept: lucrare. Tot felul de sofisticați nu îți mai cer acum „hârtia” sau „raportul, ci „lucrarea”. Să ne lămurim: „lucrare” este obiectul unei sarcini. Adică, ansamblul de hârtii (sau echivalentul lor electronic) care țin de o anumită sarcină de lucru formează „lucrarea”. De pildă, o cerere pentru autorizația de construcții, care are anexe tot felul de hârtii și hârtiuțe, care poate avea o documentare internă și are conceptul de răspuns – totul este o lucrare. Nu sunt acte anexate, pentru că sunt produse diferite (anexa se presupune că însoțește de la început un document); sunt mai degrabă acte conexate (intrate, ieșite și exemplar martor al celei ieșite), pentru că se referă la aceeași sarcină. Lucrarea este mai amplă conceptual decât dosarul de caz (e pe undeva pe aici, pe blog, plus completări de la Natașa): dosarul de caz presupune activitate rutinieră, care se desfășoară (sau se poate desfășura) fără intervenția unui membru al managementului; lucrarea se poate referi și la dosarul de caz, dar și la alte hârtii, rezultate din sarcini incidentale. Oricum, LUCRAREA NU PRIMEșTE un singur număr de înregistrare pe tot vraful de acte.

PS2: tot ce e scris aici se aplica si in mediu electronic.

PS3: (da, radeti, dar inca ma gandesc la prostioara asta cu registratura):

de fapt, o abordare conceptuala ar fi cam asa: registrul de intrare iesire (RII) are rolul de a tine evidenta corespondentei. Adica a transmiterii/receptionarii unei comunicari. Asta inseamna ca, la baza, adresa tb sa primeasca obligatoriu numar, pentru ca adresa este dovada si intruchiparea comunicarii.  Adresa poate sau nu sa fie insotita de documente si alte alea. Ei, daca registrul inregistreaza comunicarea, atunci orice alte elemente care descriu comunicarea (cum ar fi, de pilda, numarul de ,,anexe” – citeste documente insotitoare ale adresei) sunt elemente descriptive ale comunicarii (descriu context, structura, continut). Daca insa vrem sa  folosim RII si pentru alte lucruri (cum ar fi evidenta problemelor/lucrarilor adresate entitatii si rezolvate), atunci se schimba calimera. Caci inregistrarea separata a ,,anexelor” venite cu o adresa asta inseamna: inregistrez lucrarile de rezolvat, nu doar comunicarea. Iar daca o comunicare si un numar de inregistrare au o relatie de unu-la-unu, inregistrarea lucrarilor poate determina o relatie de unu-la-mai-multi; si, implicit,  e acelasi tip de relatie si la iesiri ( o intrare-mai multe iesiri). Si e clar ca intr-o astfel de situatie sistemul partida al RII este mai putin eficient decat sistemul de registre separate cu referinta incrucisata.

Inca nu stiu exact mecanismul, dar ma documentez: exista in justitie un sistem de disjungere a dosarelor, atunci cand – am impresia – exista mai multe cauze si necesita o abordare diferita. E posibil sa existe analogii cu treaba asta, cu comunicarea cu mai multe probleme/lucrari (revin!).

 

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s