copie, exemplar, duplicat

La noi, e „copie” și atât. În engleza, sunt o mulțime. Si cred ca sunt utile si pentru noi… De remarcat că în engleză, copie și exemplar sunt denumiți cu același termen (copy).

Copia este o reproducere a unui document. Ea se opune originalului.

 (apropo, e „copie după” sau „copie de pe”? Eu zic ca faci o imitație după un original, nu de pe un original…)

Copia variază din punctual de vedere al fidelității față de original. În unele cazuri este suficient să se reproducă conținutul intelectual al originalului, nu și aspectul. În alte cazuri, se poate obține o reproducere cât mai fidelă a originalului. Deoarece există întotdeauna o pierdere a calitate la realizarea copiei, se consideră că originalele au o mai mare autenticitate decât copiile. De altfel, valoarea informației nu crește prin repetiție. Cu toate acestea, existent mai multor copii identice crește credibilitatea actului respective, în sensul dovezii că nu a fost modificat.

Așadar, pot exista (definițile sunt după engleză):

— copie simplă = care reproduce conținutul, dar nu și formatul originalului. (mai țineți minte copiile după certificatele de naștere dinainte de 1989, când nu existau xeroxuri la liber ?) De remarcat că la noi, copia simplă are și sensul de copie necertificată/neautentica.

— copie figurativă, o copie a unui document care reproduce exact scrisul și forma originalului

— copie imitativă = o reproducere care înregistrează conținutul și înfățișarea originalului, dar care poate fi clar deosebită de original.

Mai există facsimilul = o reproducere care simulează cât mai fidel înfățișarea vizuală și tactilă a originalului

 — copie reală = reproducerea nu este o copie exacta a originalului, dar este suficient de apropiată pentru a fi inteligibilă.

— copie autentificată = o reproducere care a fost certificată oficial, mai ales pentru a fi acceptată ca dovadă

— copie certificată = copie care a fost verificat ca fiind reproducere exacta a originalului de către un oficial autorizat, de obicei persoana responsabilă pentru crearea sau păstrarea originalului.

Pe de altă parte, există termenii exemplar și duplicat.

Exemplarul este de fapt un original multiplu, similar cărților dintr-un tiraj. In cazul în care un act se întocmește în mai multe exemplare, în mod normal trebuie să poarte indicația numărului de exemplar.

Duplicatul, de pe altă parte, reprezintă re-întocmirea și re-emiterea unui original. Este practic un nou tiraj.

Ce învățăm de aici? Dacă ceea ce rămâne la emitent este un exemplar, atunci el trebuie semnat și ștampilat. Dacă este copie-martor, atunci se multiplică originalul…

La fel, dacă se eliberează un duplicat, el trebuie semnat și parafat la fel ca originalul. Dacă persoanele nu mai sunt aceleași? Păi, cred că atunci trebuie pur și simplu să semneze noile persoane îndreptățite, și să se facă mențiunea că este un duplicat.

Legat de exemplare, pot fi:

– exemplarul corect = versiune a documentului care reproduce exact textul, deși nu neapărat și formatul, și încorporează și modificările făcute în documentul sursă (ciornă cu adnotări — document final, ce include adnotările).

– exemplar final = versiunea finală a documentului în forma sa prescrisă

– exemplarul de dosar = exemplarul ce rămâne la emitent, ca dovadă a ceea ce s-a transmis

– exemplarul de acțiune = acel exemplar trimis la o organizație care trebuie să reacționeze la informațiile transmise.

– De el se diferențiază exemplarul/copia de informare = copie a unui act distribuită către mai mulți destinatari ca o informare asupra conținutului dar care nu obligă destinatarul la vreo acțiune asupra subiectului (acea transmitere „spre știință”).

(apropo, CC din email = carbon copy, copie la indigo, de fapt asta este: o transmitere „spre știință”, suplimentar față de exemplarul de acțiune, transmis destinatarul ui principal. BCC, blind carbon copy, copie la indigo confidențială, este o transmitere „spre știință” fără ca restul destinatarilor să cunoască acest lucru).

– Exemplar/copie de referință = 1. Copie a unui act păstrată pentru acces facil la informație (nu are valoare intrinsecă sau de mărturie). 2. Copia unui act distribuită pentru a informa destinatarii asupra conținutului, dar neobligând destinatarii la vreo acțiune 3. O copie folosită ca reper pentru a verifica calitatea altor copii.

Din punct de vedere al suportului și tehnicii de realizare, pot exista:

– copie fizică = copie pe suport rigid, în format literal

– copie logică, electronică = informative stocată sau afișată în computer.

– microcopie = o copie redusă în timpul reproducerii și care necesită mărire pentru a putea fi vizualizată.

– fotocopie = un duplicat realizat printr-un sistem optic, ce poate reproduce imaginea originalului fără crearea unui negativ intermediar (eventual, folosind un proces electrostatic).

Din punct de vedere arhivistic, există:

— copie de acces sau copie de folosire = reproducerea unui document pentru utilizare de către cititori, protejând originalul de uzură sau furt

— copie de păstrare = versiunea pusă la păstrare pentru a proteja conținutul informațional de distrugere sau deteriorare — copie de securitate = o reproducere a unui act creat și administrat pentru a păstra informația în cazul în care originalul a fost afectat.

De remarcat că, la noi, mai avem:

— copie de completare = când se realizează copii după alte documente ce ar putea completa materialele dintr-0 arhivă

— copie de înlocuire = când se copiază pe un suport mai dens și se aruncă originalul.