“Lucruri pe care le stiu toti”. Astazi: arhivarea (actualizat 2016)

Am fost în cel mai concediu concediu din ultimii ani; mă și mir că m-au mai lăsat ăștia de la wordpress să ma mai loghez și nu au desființat blogul…

Multe subiecte, multe de zis, dar să încep cu un subiect care mi-a stat pe vârful degetelor din iunie. M-am tot gândit la el și acum se cuvine să încep tot cu el.

Dilema? CE ÎNSEAMNĂ „ARHIVARE”?

Știu că unii se vor oripila la întrebare: ha, e banal. Eu, cu umilință, recunosc că nu mi se pare atât de banal. Ideea este că nu apare în nici un material de sinteză arhivistică din România și în ultima vreme tot mai mulți — mai ales din domeniul IT — „arhivează”.

De fapt, așa mi-a apărut și întrebarea. Corectând referatele studenților, am văzut, care mai de care, „arhiva”. Bun, semnificația corectă a aceea ce făceau ei acolo era „digitalizare”, dar ei nu făceau decât să citeze firmele de meseriași de pe piață, care „arhivează” non stop. Însă când am încercat să le corectez formularea, am constatat că nu pot invoca nici o referință profesională.

Așadar, hai să facem o definiție pentru arhivare.

O primă separare de sensuri: „arhivarea” e vechi în limba română, și în nici un caz cei din IT nu pot avea pretenția că l-au inventat ei. E adevărat, dacă se uită în dicționarul lor specific, arhivarea IT înseamnă reducerea spațiului ocupat de un șir de biți. ZIP, RAR etc. asta fac: reduc spațiul ocupat. În acest context, nu am nimic de obiectat.

Problema apare când ei încep să se refere la hârtie și la sisteme informatice (impreuna), unde „arhivare” înseamnă altceva.  Să vedem câteva exemple de folosire a cuvântului.

După DEX, arhivare = a clasa documentele în arhive după criterii prestabilite.

„Mai ai documentul aici sau l-ai arhivat?” — sensul este de depozitare, de mutare al documentului din spațiu imediat de lucru în arhivă.

„Nu mai am nevoie de hârtia asta – te rog să o arhivezi” — sensul este de punere la păstrare.

O colegă a răspuns așa: „prin arhivare, înteleg ca dosarele sunt constituite, duse in depozit iar acolo – ordonate. Nu inteleg evidenta (inventariere sau alte operatiuni care descriu continutul), nici cotare, ci inteleg constituirea in u.a. a documentelor, punerea lor la locul in care trebuie sa stea (depozit) si ordine in cadrul acesteia (un criteriu, oricare ar fi el, de aranjare).

Un coleg mi-a răspuns: „Arhivarea iaste operaţiunea sau complexul de operaţiuni necesare pentru a face dintr-un act scris un document de arhivă, adică preluarea, toaletarea (adică punerea într-un material de protecţie şi inscripţionarea acestuia), eventual restaurarea, inventarierea, cotarea, depunerea în depozit şi semnalarea în ghidul topografic etc.”

„Rearhivare”, știm cu toții, înseamnă re-punerea unui document la locul lui în depozit.

Din definițiile de mai sus rezultă că arhivarea este legată de:

— depozitare; particularitatea ar fi că depozitarea poate fi oricum, dar arhivarea ar fi o depozitare a actelor/documentelor, de o manieră ordonată, în scopul regăsirii.

— clasare/clasificare (a actelor după anumite criterii); însă nu e doar clasare, pentru că implică și o mutare din locul inițial

— alte operațiuni arhivistice necesare pentru întreținerea unei arhive.

O nouă dilemă: este „arhivarea” sinonimă cu „constituirea unei arhive”? O arhivă, știm cu toții, este (în Românica) totalitatea actelor create, primite și păstrate un creator, în cursul activității sale și păstrate cu scop de mărturie sau pentru informare.  Adică, o arhivă este arhivă chiar dacă nu este prelucrată, pentru că „natura arhivistică” a unui material este dată de „caracterul organic” al producerii hârtiilor (ele rezultă în urma funcționării creatorului). Altfel spus, arhiva se creează din momentul înregistrării actelor; chiar dacă ele nu vor fi clasate, ordonate etc., ele tot vor reprezenta piese din arhiva respectivului creator. Și aici ajungem la o amuzantă contradicție lingvistică: poate exista o arhivă nearhivata!! 🙂 Ca să răspund la întrebarea de mai sus, după mine, arhivarea nu e sinonimă cu constituirea arhivei.

DAR, momentul clasării și al mutării spre depozitare poate coincide, la modul ideal, cu constituirea dosarelor, adică a grupărilor de documente. Facem grupări de documente pentru o administrare mai eficientă (d’aia nu avea Ștefan cel Mare dosare, pentru că nu exista o cantitate suficient de mare de hârtii și ele puteau fi administrate individual; mai târziu, nu mai mergea așa). Deci, atunci când constituim dosarul, pregătim implicit arhiva pentru arhivare.

De remarcat că frații noștri de limbă engleză de peste lac nu au termenul archiving în dicționarul lor.

Ce zic frații nostri latini (pe astea le-am găsit, nu sunt obligatoriu cele mai bune):

ITALIENII

• Archivazione = operațiunea prin care documente, dosare, registre, documentația scrisă, în general, este conservata intr-un mod ordonat intr-un local de arhivă, folosind dulapuri, rafturi etc. destinate pentru aceasta. (R. De Felice, L’Archivio contemporaneo, Roma, NIS, 1992, p.80). Și mai adaugă: răspunde nevoilor de conservare al materialelor documentare într-un mod rațional și uniform pentru a putea fi regăsire la cercetare.

BRAZILIENII

• arquivamento = operatiunea care consta in asezarea, sau ordonarea sau pastrarea actelor care compun intregul organic al unei arhive conform unui plan prestabilit, si care se face in cutii, rafturi, sertare, pachete casete și al mobilier potrivit. (Murilo Bastos sa Cunha, Dictionario de biblioteconomia e arquivologia)

sau alta:

• arhivarea = serie de operatiuni care urmaresc pastrarea ordonata a documentelor (Dicionário Brasileiro De Terminologia Arquivística) (se echivalează cu englezescul îndosariere sau ordonare)

FRANCEZII

• archivage = transferul documentelor care nu mai sunt utile în mod curent într-un loc de depozitare sau la un serviciu de arhivă. (Dictionnaire de terminologie archivistique)

Sau

• archivage = transferul documentelor dintr-un loc de folosire și de conservare în altul, simultan cu o schimbare a modului de administrare. (PIAF)
• de remarcat tot din PIAF că archivage electronique = mod de conservare și organizare a arhivei sub o formă și o stare care să permită expolatarea lor directă prin instrumente informatice
• Cea mai recentă definiție de la MAC ((Marie Anne Chabin, desigur) zice că archivage = demers al unei organizații care ar ca obiectiv identificarea, securizarea și păstrarea disponibilă a ansamblului de documente care implica o organizație sau un organism față de terți sau față de propria activitate viitoare și a căror lipsă reprezintă un risc. Și adaugă faptul că nu arhivarea este o obligație legală, ci conservarea, iar arhivarea este modul în care conservarea se realizează.  (MAC, Nouveau glossaire de l’archivage)

La francezi, și mai ales la MAC, mă miră opțiunea de traducere în MoReq2 document management = managementul documentelor este GED – Gestion electronique des documents, în timp ce records management este systeme d’archivage electronique – p’asta n-am ințeles-o…

Bon, tragând linia, ce e arhivarea?

După mine, arhivarea implică:

a). clasificarea după criterii prestabilite a documentelor, creând grupări de documente

b). modificarea modului de păstrare și evidență, de la nivel de document la nivel de grupare de documente (nu e valabil in toate cazurile, pentru ca sunt sisteme in care nu exista dosare propriu-zise).

c). trecerea documentelor din active (folosire permanentă) în pasive (folosire ocazională),  ceea ce implica transferul lor într-un alt spațiu decât cel de activitate curentă

d). depozitarea ordonată, care să permită regăsirea. Acest lucru implică o poziție fixă al unui document, atât în depozit (fixitate fizică), cât și în cadrul celorlalte documente (fixitatea de conținut a grupării de documente).

După cum se poate observa, deși nu formulate în acest fel, dar toate cele 4 puncte își au echivalent în termeni profesionali (grupare în dosare, predarea la depozit (trecerea de la arhivă curentă la arhivă de depozit/intermediară), inventariere, așezare în depozit). Din acest motiv, bănuiesc eu, termenul de arhivare nu a fost definit ca atare în România.

Bun, dar cum e cu arhivarea electronică? După mine, totul e la fel de valabil din definiția de mai sus. Adică, eu am acte și documente electronice. Native sau digitalizate. Pentru arhivare, se presupune că

a). iau actele/documentele si le pun pe o schemă de clasificare

b). nu le am pentru uz curent, ci le folosesc ocazional

c). am o evidență și la nivel de grupare, pentru identificarea problemei în ansamblu, nu dar la nivel de fișier

d). le am depozitate exterior sistemului de folosire curentă.

Definiția franceză nu îmi place pentru că, de pildă, digitalizarea nu e arhivare, ci pur și simplu o formă de migrare a datelor, dintr-un mediu (fizic) în altul (virtual).

Și care e locul ERDMS (Electronic Records and Documents Management System sau Sistem de Administrare a Actelor și Documentelor Electronice – SAADE) aici? Este sau nu aplicație de arhivare? După mine, nu, este aplciatie de evidenta (administrare). Pentru că un ERDMS care se respectă poate administra și arhiva hibridă; deci, el va ține doar evidența actelor și documentelor, și nu le va conține în mod obligatoriu. La fel, când scoți din ERMS documentele, ce faci? Nu cumva arhivare?

Actualizare 2016: Nu stiu de ce, dar atunci cand am scris aceasta insemnare nu am gasit “arhivare” in Dictionarul stiintelor auxiliare. Azi l-am gasit. Si zice acolo: operaţiunea de organizare a documentelor în depozitul de arhivă, după criterii prestabilite. V. ordonare, inventariere, cotare.